Il y a archives et … archives …

S’il y a un sujet en matière de gestion documentaire qui appelle à la confusion, c’est bien la notion d’archives.

Ce terme veut tout dire et rien dire, et selon le contexte, le projet, le besoin, l’interlocuteur, l’entreprise, l’éditeur, le concept n’est jamais le même.

Si j’ai un conseil à donner en la matière, c’est bien de préciser dans tout document de type cahier des charges, expression de besoins, couverture fonctionnelle, etc. ce que vous entendez par « Archives« .

Si je reprends les contextes rencontrés récemment, le mot archives voulait dire :

• la capacité à déplacer off line des documents électroniques auparavant dématérialisés (ou générés par les applications bureautiques) à seule fin de soulager le media de stockage,
• la capacité à gérer les documents papiers une fois qu’ils ont été dématérialisés, en incluant la gestion des espaces de stockage (les boîtes, les cartons, les chemises, etc.)
• la capacité à gérer les Records (au sens Records Management) liés aux documents électroniques
• un subtil mélange de tout ça …

Et comment vous voulez qu’il s’y retrouve l’éditeur (ou le prestataire) si vous ne précisez pas tout ça de façon très claire ?

Lire la suite :

• Mise en oeuvre de la dématérialisation – Cas pratiques pour l’archivage électronique
• 7 conseils pour optimiser son espace de stockage
• Quelques chiffres clés sur l’ECM, l’Imaging, la gestion des emails – Rapport AIIM
• Pourquoi la GED n’est pas de l’ECM et … vice-versa
• Gestion des emails ou archivage des emails ?
• ECM / BPM : Introduction
• Gartner ECM Magic Quadrant – Novembre 2010
• Le bloc-notes ECM-BPM du 08/28/2008
• L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 1
• Solution de Gestion des dossiers numériques du personnel – HR – Aconso