Je vais donc lister ci-dessous quelques réflexions sur le sujet et si jamais vous avez des éléments à apporter, n’hésitez pas à commenter, d’une part parce que c’est toujours intéressant de recueillir d’autres avis que le sien et d’autre part parce que cela me permettra d’alimenter ma présentation afin qu’elle soit un peu plus pertinente (mais je citerai mes sources bien sûr).

Tout d’abord, force est de constater que nos modes de collaboration et d’exécution des tâches changent, et donc les outils pour le faire aussi. Nous ne travaillons plus désormais comme c’était le cas il y a encore 2 ou 3 ans, le Web (Web 2, Réseaux sociaux) est passé par là et a modifié les comportements et les modes d’accès à l’information.

Tout le monde devient aujourd’hui « auteur de contenu », quel que soit la position, le job, la responsabilité ou l’ancienneté.

La démographie d’Entreprise évolue, les fusions/acquisitions, les regroupements de sites, les délocalisations, etc. ont apporté des modifications substantielles de l’organisation et des modes de réalisation des tâches de chacun. L’Entreprise ‘version 2008′  :

• dispose de nombreux sites distincts
• possède de nombreux silos d’information disparates
• utilise de plus en plus les Réseaux Sociaux, le Web 2.0, les outils collaboratifs
• fonctionne en mode désynchronisé, décalé, déconnecté tout en multipliant les applications accessibles en ligne

Les besoins évoluent. Les fonctionnalités requises vont au-delà du simple partage de contenus et de la collaboration en équipes locales ou équipes projets traditionnelles. Les risques métiers engendrés par la valeur des contenus augmentent et imposent :

• traçabilité / auditabilité
• archivage à valeur probante
• Records Management
• etc.

Les données non structurées deviennent la principale source d’information des grandes entreprises.
Ces contenus se diversifient et de nouvelles pratiques apparaissent liées à de nouveaux modes d’accès.

Les Contenus doivent être gérés tout au long de la chaîne de production, depuis le poste de travail judsqu’aux applications d’Entreprise.

Il devient donc nécessaire d’aller vers une approche intégrée pour contrôler et gérer tous les contenus :

• créés par des utilisateurs et des groupes de travail
• à travers l’organisation dans son ensemble
• pour faire le lien entre les outils de Gestion de Documents départementaux …
• … et la Gestion de Contenus d’Entreprise

L’avantage résultant donc de l’intégration entre outils collaboratifs et outils ECM est d’apporter toutes les fonctionnalités des outils collaboratifs aux plateformes d’ECM (et inversement …) dont il est communément admis que les interfaces natives sont peu enclines à répondre à des besoins aussi diversifiés.

Cette intégration est donc à-même d’aider les organisations à :

• mieux contrôler leurs contenus
• en adressant les besoins légaux
• tout en permettant l’intégration aux applications et processus d’Entreprise

Il va de soi que selon les outils et plateformes concernés, l’intégration sera plus ou poins importante selon que ces mêmes outils sont plus ou moins riches à la base, mais à ma connaissance peu d’offres sur le marché actuel sont capables de couvrir la totalité des besoins évoqués. Il me paraît donc important d’inclure cette réflexion dans toute démarche de choix d’un outil transverse à l’organisation, ce qui peut paraître comme une complexification de la démarche mais ne peut qu’être favorable à une mise en oeuvre et une adoption plus forte ultérieurement de la part des utilisateurs. Pour le bien de l’organisation concernée.

Comme dit en introduction, utilisez la possibilité de commenter cette note pour la compléter, vos apports viendront alimenter la discussion et je vous en remercie par avance.

Conférence technique Lotus

Si vous vous intéressez un tant soit peu au collaboratif et à la gestion de contenus, je vous invite aux prochains Tech’Lotus 2008 chez IBM à La Défense.

J’aurai à cette occasion le plaisir d’animer une session sur le thème de l’intégration des outils d’ECM (et de FileNet P8 forcément) avec les outils Lotus (et donc principalement Quickr), le Mardi 26 Août de 16h30 à 17h15.

Je vous poste le lien vers le programme détaillé, vous pouvez vous inscrire en ligne, je vous y engage vivement.

Tech’Lotus 2008 à La Défense

netzlernen.ch - Warum Wiki und nicht E-Mail

Note après publication: j’ajoute une précision suite à la remarque d’un lecteur, en effet Wiki et email n’ont pas le même but initial, et cela n’apparaît pas de façon très visible sur le schéma. Ceci dit, il s’agit bien ici de Wiki “collaboratif” et d’email “collaboratif”.

Figurez-vous que malgré tout le bien que l’on en dit (enfin, les mêmes qui en sont accros), je n’avais pas jusqu’il y a peu trouvé l’intérêt de publier envers “the” monde entier ce qui remplit mes journées, d’autant plus que certaines activités ne regardent que moi (et un peu mon employeur quand même …). Donc pas de Twitter en ce qui me concerne.

Jusqu’au jour où je suis tombé sur plusieurs articles, blogs, sites de fanas du tweet qui ont fini par me convaincre que “Twitter c’est exister” (comment ai-je pu vivre avant ?) et qui m’ont surtout fourni des arguments pour le faire (j’aime pas trop les “s’ils le font ça doit être bien, je vais faire pareil”).

Vous avez donc depuis quelques temps constaté que le fil de mes tweets (c’est comme ça qu’on dit) apparaissait dans la colonne de droite de ce blog et si vous faites partie de mes “followers” (re-c’est comme ça qu’on dit) vous pouvez même me retrouver sur “Mon Twitter à moi“. Hormis le fait que j’ai découvert quelques bloggueurs intéressants à suivre au quotidien, je commence tout doucement à profiter du système pour découvrir des sujets connexes à ceux dont je parle ici-même, à croiser le tweet avec certains autres addicts qui traitent eux-aussi d’ECM et de BPM, voire à en découvrir au sein même de mon entreprise, le comble. Finalement les bougres avaient raison.

Aujourd’hui en cherchant des infos sur le marketing produit j’ai découvert le blog de Daniel qui, comme par hasard, publie une note sur le phénomène Twitter et se pose les mêmes questions que je me posais il y a peu. Je vous laisse lire sa version des faits, je la partage entièrement.

Quant à lier Gestion de Contenu et Twitter, il n’y a qu’un pas que je franchirai allègrement. On stocke aujourd’hui les messages extraits des messageries instantanées (Lotus le fait avec Sametime par exemple), imaginez que Twitter se répande dans les entreprises comme le font les réseaux sociaux désormais et vous avez compris qu’il y a là une belle source d’information à prendre en compte.

Le blog de Daniel Gergès: Twitter : pourquoi mes amis n’accrochent pas.

PS: je classe dans “collaboration“, ce qui me paraît être le plus judicieux au vu de mon expérience en cours.

[Mise à jour] Le lien vers le blog de Frédéric Cozic (aysoon) qui présente en détail ce que vous pouvez attendre de Twitter …

Programme de l’édition 2008 :

• Un forum des DSI sur l’évolution des systèmes d’information
• Un cycle de conférences sur les ERP
• Les rendez-vous d’affaires

Inscription sur le site de la manifestation :

http://www.medit.eu.org/2008/maroc/form_visiteur.php

Informations pratiques

Dates : 18 & 19 juin 2008

Lieu : Casablanca Technopark, Maroc

Horaires : 08h30 – 18h30

Site internet : www.medit.eu.org

Accès gratuit réservé aux visiteurs professionnels

18 & 19 juin 2008, 7ème édition des Med-IT@Casablanca, les « Collaborative Business Solutions » à l’honneur - Global Security Mag Online

• Frédéric Bon, Fondateur de la société Clever Age,
• Frédéric Cavazza, consultant indépendant et auteur du blog FredCavazza.net,
• Serge Levan, consultant indépendant et fondateur de la société Main Consultants,
• Philippe Mathieu, responsable de l’offre Lotus,
• Cyril Dhénin, responsable éditorial.

Thème central de ce débat : comment favoriser la pratique collaborative en entreprise en utilisant les outils de type Web 2.0 mis à disposition par les éditeurs (et en particulier Lotus, le débat était orienté ;)) et quels sont les freins à la mise en oeuvre de telles pratiques. C’est du moins ce que j’en ai retenu.

Je vous renvoie vers le site Brainsonic qui héberge ce débat et qui vous permettra de le suivre en différé dès demain Mercredi 24/10 : Suivre le débat en différé ici.

Trois sujets principaux dans ce débat, un premier constat sur l’état des lieux et l’état de l’art en entreprise vs. les outils disponibles, un deuxième sujet malheureusement un peu court à mon goût traitant des bonnes recettes pour lancer la Collaboration de type 2.0 en entreprise et enfin une conclusion rapide en forme de réponses aux questions posées au préalable sur le site.

Le débat était de qualité, les intervenants maitrisant manifestement bien leur sujet. J’aurais cependant apprécié un débat un peu plus long, pour, comme je l’ai signalé en commentaire avoir quelques exemples de mises en oeuvre réussies en entreprise, pour faire le pendant de l’exemple donné de cette société qui elle n’a pas encore passé le cap de la Collaboration globale et en souffre manifestement. Ceci mis à part, j’ai particulièrement apprécié la clarté des propos, le réalisme des interventions (pas d’envolées lyriques sur l’intérêt de la Collaboration 2.0 et ses apports exceptionnels au sein des processus opérationnels). Le problème est posé, des réponses sont apportées, un très bon début de réflexion pour tout responsable opérationnel qui souhaite se lancer dans l’aventure et comprendre ce que tout cela peut apporter à son équipe / sa société.

Je cite les quelques pistes données si vous souhaitez réfléchir au sujet, je les trouve en plus assez pertinentes pour avoir réfléchi au problème de mon côté précédemment, l’axe principal de travail étant clairement affiché : Désengorger la messagerie électronique.

Outil banalisé désormais, la messagerie électronique regorge d’emails et de pièces jointes dont on ne sait plus que faire au quotidien. L’information est noyée, les serveurs débordent, il est de plus en plus complexe de retrouver la bonne information au bon moment. Nos intervenants proposent donc de développer l’usage :

• des fils RSS (Really Simple Syndication) pour tout ce qui est accès à l’information métier, aux informations applicatives (exemple cité : la gestion des congés, je suis preneur de plus d’infos sur ce point d’ailleurs),
• de l’utilisation d’outils d’aide à la rédaction de documents de manière collaborative en lieu et place de l’envoi de mails avec pièces jointes dont on a du mal à savoir lequel contient la bonne version du document concerné.Là, il est clairement question de wiki, outil considéré comme simple et efficace, “une vraie bonne idée” pour Fred Cavazza. je partage son avis d’ailleurs. Le blog quant à lui permet de mettre en oeuvre facilement et rapidement un espace d’échange entre collaborateurs, en ce sens il est assez complémentaire du wiki. Attention quand même, nous dit Fred Cavazza, aux usages pervertis et à l’impression que cela peut donner en interne quand un collaborateur affiche sa présence sur un blog d’une manière ou d’une autre, des connotations négatives pouvant être observées tant au niveau des autres collaborateurs que de la hiérarchie (d’où selon moi le besoin que ces projets soient poussés par la Direction Générale, comme beaucoup d’autres d’ailleurs),
• de l’observation de ce qu’il se passe à l’extérieur, auprès d’autres entreprises, de partenaires, pour aller vers une prise de conscience en interne.

Un point important signalé à l’adresse des DSI, être capables de proposer aux utilisateurs des outils en interne avant qu’il n’ y ait appropriation et utilisation de services externes pouvant mettre en défaut la sécurité des données de l’entreprise.

Pour finir cette note, je vous renvoie vers le site de Clever Age qui donne quelques définitions pertinentes de ce qu’est le Web 2.0 : Partie 1 et Partie 2, et comme d’habitude si vous avez des réactions, laissez un commentaire