Bien que n’étant pas un expert du Records Management (et si vous l’êtes je vous invite cordialement à venir compléter cette note), voici ce que je peux en dire.

Le Records Management permet d’organiser tous les documents et données que l’Entreprise manipule au quotidien dans le cadre de ses activités métier. Le Records Management s’adresse à l’ensemble des données et archives, qu’elles soient numériques ou physiques.

Une solution de Records Management permet de résoudre les problèmes de conformité aux réglementations légales en vigueur dans les pays dans lesquels toute entreprise exerce, en :

• Réduisant les risques de litige
• Renforçant les procédures liées à la conformité de l’entreprise
• Organisant, stockant, sécurisant les enregistrements vitaux de l’entreprise
• Donnant les moyens d’accéder rapidement et sans ambiguïté aux Records (i.e. Enregistrements) en cas de litige ou d’audit
• Maintenant les records qui doivent l’être et pendant la durée exigée
• Gérant, pilotant les phases relatives au cycle de vie des records (y compris la phase de destruction)

L’archiviste ou gestionnaire des archives est la personne responsable de la création, de l’administration des plans de classement. L’archiviste a pour mission de créer le plan de classement, les règles de classement, le niveau d’audit adéquat, etc.

L’archiviste - Records Manager au sens ‘utilisateur’ dispose de fonctionnalités lui permettant de définir le comportement de l’application de Records Management en conformité avec la réglementation en vigueur et notamment d edéfinir et gérer les plans de classement, les diverses règles de nommage de ces plans de classement, de création des enregistrements, les schémas de conservation, les politiques de conservation, d’export, de destruction, la sécurité, etc. Il dispose généralement d’un ensemble de rapports prédéfinis, de fonctions d’audit lui permettant de mieux mesure l’activité liée aux opérations des archives.

Le Records Management est donc intimement lié à la Gestion des Documents et Contenus de l’Entreprise, ainsi qu’à ses processus opérationnels. Il est en effet vital d’archiver tous les documents portant une valeur cruciale pour l’Entreprise, de les supprimer en temps et en heure selon leur nature, voire à l’inverse de gérer des exceptions (par exemple non-suppression) si le besoin s’en fait sentir (par exemple procédure pénale en cours imposant la conservation des documents concernés).

Aujourd’hui dans la rubrique “Concepts” une nouvelle note sur l’Enterprise Report Management ou gestion des états éditiques ou encore COLD comme on le voit couramment nommé. Il s’agit la plupart du temps de documents sortants, associés ainsi à l’ensemble du fond documentaire de l’entreprise pour venir l’enrichir.

On entend par Enterprise Report Management la capacité d’un système de gestion de contenu à prendre en compte des flux documentaires issus le plus souvent des chaînes éditiques. Citons à titre d’exemple les listings comptables (journaux, grands livres), les documents RH (fiches de salaire), les factures (factures clients, factures fournisseurs), les relevés de compte (banque, assurance), etc.

Le propre de ce type de flux est d’être représenté par un unique fichier comportant plusieurs (un grand nombre généralement) documents. Un spool (le nom du fichier d’impression) de factures contiendra ainsi plusieurs milliers de factures les unes à la suite des autres. Le spool contient à la fois les données (données composant la facture pour reprendre l’exemple précédent) et les informations propres à la mise en page (fond de page, polices, logos, etc.). Ces éléments de présentation sont externalisés sous la forme de fichiers de ressources, ceci pouvant varier en fonction de la nature des fichiers (pour le format AFP d’origine IBM par exemple les ressources sont externalisées). Le spool peut contenir également des données dans des zones dites non-imprimables (ou NOP), données pouvant servir à l’indexation.

L’outil d’acquisition de ces flux devra donc être capable d’assurer à minima les opérations suivantes :

• prise en compte du format d’impression
• association des ressources de présentation/mise en page avec les données
• découpage logique du spool en pages/documents (lecture des balises type Doc Break/Page Break)
• extraction des données d’indexation dans les NOP ou dans les données exposées
• compression des données en vue de rationaliser l’occupation de l’espace disque
• application d’un type de document dans le référentiel de contenus
• application d’un profil de sécurité sur les documents ainsi gérés

La particularité de ce type de flux est de comporter généralement un grand nombre de documents avec des volumes de données importants. Le fait de séparer les ressources de présentation des données dans le spool d’impression est une problématique à prendre en compte, l’idéal étant de disposer d’un outil capable de gérer ces ressources de façon externe afin de ne pas multiplier inutilement les volumes stockés dans le référentiel (100.000 factures associées au même fond de page = 100.000 fois le même fond de page stockée, d’où une utilisation inutilement excessive de l’espace de stockage).

L’outil devra donc être capable de stocker les flux sous forme de spool, et de stocker indépendamment les ressources initialement associées. Une autre façon de procéder étant de transformer les documents originaux en un format pivot comme PDF pour les rendre autoportants en matière de présentation et ressources. Ceci permettra également de les diffuser facilement le cas échéant (il est plus simple de faire circuler un PDF qu’un report associé obligatoirement à une application de visualisation de report généralement propriétaire).

A noter que l’Enterprise Report Management permet de prendre en compte des flux documentaires porteurs d’informations métier importantes et d’alimenter ainsi les dossiers clients, fournisseurs, partenaires afin de proposer une vue à 360° de ces mêmes dossiers.

Si vous avez lu ma récente note sur l’intérêt de gérer et archiver ses emails, vous n’avez plus de doutes et vous êtes déjà en train de mettre au point une stratégie. Essayons d’y voir clair.

Contrairement à ce que j’écrivais dans la note présentant la différence entre archivage et gestion des emails, je ne vais pas m’intéresser ici à ces sujets mais plutôt à la capture automatique des emails.

L’idée qui se cache derrière cela est de permettre la gestion automatisée des emails sans même que nos utilisateurs n’aient à se préoccuper de le faire manuellement. Pour cela il faut capturer les messages dès leur entrée dans les boîtes aux lettres, avant même que le destinataire n’ait ouvert le message. L’outil dédié à cette capture va donc s’interfacer avec le serveur de messagerie, interroger les boîtes aux lettres selon le paramétrage qui a été fait et appliquer des règles pré-établies afin de décider de lui-même si chacun des messages reçus doit être sauvegardé dans le référentiel de contenus ou non (ici référentiel GED ou ECM).

Ces règles sont paramétrées à l’aide d’un outil d’administration, en langage quasi-naturel. Il suffit de déclarer quels sont les critères de prise en compte, comme par exemple :

• le sujet du mail comporte un certain terme
• le sujet du mail comporte un code à 6 chiffres et 2 caractères alphanumériques
• le destinataire est une boîte générique de type ‘info@mondomaine.com’
• le corps du mail contient une suite de termes précis comme ‘demande de renseignement’
• le corps du mail contient un code identifiant un contrat et dont la syntaxe est mm.yyyy.client.service
• ou un subtil assemblage de tous ces critères.

Une fois ces règles déclarées, il suffira d’attendre l’arrivée d’un nouveau message sur le serveur de messagerie pour que le moteur de capture des emails parcoure le message et vérifie la concordance ou non des règles.

Deux cas de figure ensuite :

1. le message ne satisfait pas aux règles définies, il n’est pas pris en compte et il reste en l’état sur le serveur
2. le message satisfait aux règles et selon ces dernières une copie de ce message est archivée automatiquement avec application d’un modèle d’indexation (remplissage automatique de sa fiche de propriétés, choix d’une classe de document, lancement automatique d’un circuit de routage, etc. Le message initial reste pour autant sur le serveur afin d’être lu par le destinataire de façon traditionnelle.

Dans le second cas, le destinataire initial ne verra même pas que ce message a été traité préalablement (selon paramétrage) et le retrouvera dans sa boîte de la façon la plus classique possible.

A noter quand même que ce processus automatique peut être complété d’une possibilité de capture manuelle du message depuis l’outil de messagerie (généralement MS Outlook, Lotus Notes) dans le cas où l’utilisateur décide de lui-même d’archiver l’email.

Voilà donc un bon moyen de se mettre à l’abri et de correspondre aux obligations de conformité légales (i.e. Compliance) sachant que la volumétrie d’emails entrants dans les entreprises est en croissance exponentielle (je ne vous apprends rien) et qu’il est désormais impossible pour quiconque de les trier manuellement et de garantir, surtout, qu’aucun n’est négligé.

Je m’y étais essayé dans une précédente note (lire la note en question) et je vais donc reprendre en partie ce que je disais alors pour définir ma conception du workflow documentaire (chaque éditeur ayant bien sûr la sienne lorsqu’on rentre dans les détails fonctionnels) afin d’alimenter cette série “concepts”.

On entend donc par workflow documentaire tout processus consistant à faire circuler 1/ des documents et 2/ d’un utilisateur à un autre. Je mets volontairement l’accent sur ces deux points car il n’est pas question ici de traitement métier impliquant une quelconque intégration aux applications de l’entreprise (cf. ma définition des besoins rencontrés par les entreprises). C’est bien un “simple” circuit de routage des documents permettant à ces derniers de suivre un trajet prédéfini, pouvant être modifié par un des participants selon les cas (au run-time, si l’applicatif le permet ce que proposent la plupart des outils).

Ce circuit peut être purement séquentiel (le document passe d’une corbeille à l’autre sans possibilité d’aiguillage conditionnel) ou bien au contraire complexe et conditionné par les métadonnées portées par le document (par exemple envoi à un collaborateur A si une condition est satisfaite et à un collaborateur B dans le cas contraire). Il sera également possible d’envisager des retours à l’envoyeur, des étapes de rendez-vous (plusieurs collaborateurs doivent valider le même document avant que le circuit n’avance), des sauts d’étapes (un responsable ne valide que certains documents pour lesquels une métadonnée présente une valeur particulière), etc.

Un workflow documentaire ne fait pas appel à des instructions systèmes élaborées (appel de sous-procédures, composants applicatifs, Web Services, transactions SQL, etc.) ou si peu, selon les produits.

On retrouve par contre chez certains éditeurs la capacité de ce type de workflow à faire appel à des composants de manipulation des documents, par exemple de conversion au format PDF (”PDF Rendition”), de modification/enrichissement par une application bureautique (par exemple application d’un modèle MS Word), ce type de fonctionnalité vient enrichir la capacité du workflow à prendre en charge une partie des traitements (purement documentaires donc) afin de minimiser les tâches à faible valeur ajoutée précédemment attribuées aux utilisateurs.

L’exemple (volontairement simpliste) ci-dessous montre ce que peut être un workflow documentaire consistant à :

• créer un document à partir d’une demande (par exemple nouvelle procédure Qualité)
• le rédiger à partir d’un modèle MS Word, stockage local pendant la rédaction (l’idéal étant d’utiliser la gestion des versions offerte par la GED sous-jacente)
• le faire relire
• le faire corriger si les critères de relecture ne sont pas satisfaits
• le faire valider
• le corriger si les critères de publication ne sont pas satisfaits
• le faire publier, classer en GED

Ce circuit incluant quelques retours et branchements conditionnels peut être complexifié afin de prendre en compte de multiples acteurs, un enchaînement plus complexe d’actions, des validations plus nombreuses, une publication multi-canaux, etc.

Comme on vient de le voir, un workflow documentaire vient compléter un système de Gestion des Documents afin d’en faciliter la circulation, l’enrichissement, la classification, la publication. Il est en ce sens orienté “utilisateurs” (‘human centric’ selon la terminologie usuelle) et s’intègre assez naturellement aux applications bureautiques.

L’utilisation d’un référentiel documentaire (GED, ECM) offre un ensemble de fonctionnalités de prise en compte, stockage et restitution des documents et contenus. La classification de ces informations est un point critique, à ne pas négliger, car on se doute facilement que quel que soit l’importance d’un document, s’il est mal référencé il sera difficile voire impossible à retrouver. Il va donc falloir mettre en oeuvre des procédures de qualification complexes fonctions de la nature des documents.

Pour pallier à cela, les systèmes d’ECM proposent désormais un module de Classification automatique qui va permettre de rendre aisée l’opération de caractérisation des contenus. Parmi les fonctionnalités couvertes par la plupart des outils :

• organiser et tagger les documents en provenance de sources disparates
• appliquer un modèle de classement structuré commun
• améliorer l’accessibilité et la réutilisation des documents
• optimiser la déclaration des Records (au sens Records Management) le cas échéant
• accélérer le processus de classement
• améliorer les résultats

Grâce aux fonctionnalités offertes par ce type de modules, on va pouvoir aisément tirer profit des contenus textuels des documents pour en assurer le classement (sur le mode analytique), à l’aide de fonctionnalités de type ‘recherche plein texte’ par exemple, ce qui s’avère généralement plus pertinent que le classement à base de règles métiers tel qu’on le connait traditionnellement (par exemple si le titre contient #xxF01 alors classer dans dossier ‘contrats’ + ‘France’ + ‘Janvier’).

Au contraire du classement à base de règles, le classement automatique propose un mode apprentissage (assez similaire dans l’esprit à ce que propose les modules de LAD/RAD) permettant d’optimiser le taux de classement au fil du temps.

Tout comme les services de type “Basic Content Services“, la classification automatique des documents est un moyen de favoriser l’adoption par les utilisateurs du référentiel ECM, leur permettant ainsi de stocker leurs documents sans nécessairement les classifier manuellement (gain de temps) et connaître le plan de classement à respecter (gain en qualité).

Ces services disons … ’standard’ (le mot ‘basic’ traduit en français pouvant préter à interprétation …) délivrent des fonctionnalités de gestion de contenu d’Entreprise aux entités départementales et aux utilisateurs d’applications bureautiques.

Il est ainsi possible d’adresser le référentiel documentaire via les applications des suites MS Office, OpenOffice ou Lotus, via les outils de messagerie comme MS Outlook ou Lotus Notes, via le poste de travail Windows en général (notion de copier-coller des documents depuis ou vers le référentiel).

On va retrouver classés dans cette catégories des outils proposant un certain nombre de fonctions collaboratives, avec généralement une bonne capacité à s’intégrer aux outils dédiés que sont Microsoft Share Point Server ou Lotus Quickr. Le référentiel documentaire est alors vu comme un lecteur réseau supplémentaire et permet le dépôt comme la consultation des documents depuis les espaces de travail gérés par ailleurs.

Avantages :

• les documents sont sécurisés dans le référentiel et peuvent suivre les cycles de routage-validation proposés par le moteur de workflow généralement embarqué dans l’outil d’ECM
• les documents sont gérés à l’échelle de l’Entreprise et non plus dans chacun des départements/services concernés avec les problématiques que l’on connaît
• les utilisateurs continuent d’utiliser leurs applications bureautiques connues sans besoin de formation spécifique sur l’outil client de l’ECM (même si celui-ci est généralement désormais accessible via un navigateur web qui en réduit la complexité)
• l’utilisation du référentiel documentaire est facile et le taux d’adoption est donc très rapidement élevé
• les procédures de sauvegarde des documents sont simplifiés de part leur regorupement en un seul et même référentiel centralisé
• l’évolutivité est simple à gérer lors de la montée en charge, un seul système à prendre en compte

On le voit aisément, l’utilisation de tels services rend le gestionnaire de contenus “transparent” pour les utilisateurs qui n’ont plus à se soucier de savoir comment sécuriser leurs documents et dossiers, le système sous-jacent à leurs applications habituelles le fait pour eux.

Autrefois accédé depuis une application de type client-serveur, le référentiel documentaire s’ouvre désormais vers l’ensemble des applications ‘documentaires’ d’Entreprise pour se transformer en fournisseur de service (à ne pas confondre pour autant avec la fourniture de services documentaires tels que proposés dans le cadre d’une architecture SOA).

Pour commencer donc, le sujet du jour : Imaging et Capture.

Il s’agit là de tout ce qui touche, de près ou de moins près, à l’acquisition, au stockage, à la gestion et à la mise à disposition des documents électroniques.

Ces documents peuvent être issus de la dématérialisation (ou numérisation ou scannérisation), il peut aussi s’agir de documents électroniques d’origine bureautiques (traitement de texte, tableurs, présentations, bases de données, messages électroniques), de télécopies (fax), de flux d’impression (éditiques, COLD), de flux EDI, de formulaires électroniques. La liste est non limitative.

On fait appel à un vocabulaire à peu près normalisé pour désigner :

• un document, composé d’une ou plusieurs pages
• une page, élément unitaire, souvent appellé ‘image’
• un dossier, conteneur de classement logique des documents
• un pli, contenant un ou plusieurs documents
• des métadonnées, caractérisant le document

Les documents une fois acquis par une “chaîne d’acquisition” ou “chaîne de numérisation” sont stockés dans un référentiel documentaire ou système de GED. Leurs métadonnées viennent alimenter un catalogue qui permet de les retrouver ultérieurement.

On parle d’opérations de :

• scan, ou numérisation d’un document papier par le scanner
• import de fichiers, ou prise en compte d’un ou plusieurs documents déjà numérisés
• assemblage, ou regroupement de pages unitaires en document
• indexation, ou caractérisation des documents
• commit, ou stockage des documents dans le référentiel de contenus

On peut utiliser des fonctionnalités complémentaires telles que les suivantes.

• traitement d’images : amélioration des images numérisées avec opérations de détection de codes à barres optionnelles
• vérification d’images : contrôle qualité permettant de refuser une page mal numérisée
• vidéocodage : saisie semi-automatique des métadonnées
• détection de pages blanches : suppression des délimiteurs de documents au sein d’un lot ou des pages sans intérêt
• OCR zonal ou Plein texte : indexation du contenu textuel des pages reconnu à l’aide d’un moteur d’OCR
• LAD : lecture automatique des documents pour extraction des métadonnées
• RAD : reconnaissance automatique des documents pour faciliter le travail d’indexation

Les outils d’Imaging et de Capture sont généralement intimement liès aux progiciels de Gestion Documentaire ou d’ECM et fournis par les mêmes éditeurs ou par des éditeurs spécialisés.