Si vous avez un peu de temps les 12 et 13 Mars 2008, l’occasion vous est donnée de visiter le salon Documation. Personnellement je serai présent au moins un des deux jours, sur le stand de mon employeur.

C’est l’occasion de voir de plus près quelles sont les tendances en matière de GED/ECM/Workflow en ce début d’année 2008. Sujet d’autant plus intéressant que les regroupements d’éditeurs sont encore d’actualité (quelques sociétés de taille plus modeste que les géants restent encore indépendantes) et que certains ont déjà eu lieu (je pense à Oracle et BEA par exemple) et que nous allons donc avoir à faire avec de nouveaux ‘key players’ dans ce domaine.

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Documation 2008 - 12 et 13 mars 2008 - CNIT Paris, La Défense
“Le salon DOCUMATION, dont la 14ème édition se tiendra les 12 et 13 mars prochains au CNIT de Paris la Défense représente cette année encore, l’occasion unique de rencontrer tous les acteurs du marché de la gestion de contenu et du document, découvrir de nouvelles applications, participer à des conférences gratuites à forte valeur ajoutée, se former et faire de la prospective dans le cadre du congrès !
Demandez-votre badge”

7 sociétés de GED innovantes - Sommaire
La gestion électronique de documents attise les convoitises de nombreuses jeunes pousses qui jouent souvent la carte de l’Open Source pour leurs offres. ASP, interfaces riches et modules de workflow constituent d’indéniables atouts.

Cela m’a permis de discuter avec Arnie Webb de Altien, en Angleterre, société que j’avais déjà rencontrée l’an dernier dans le cadre d’un projet. Arnie est très sympa et m’a fait une démo (le pauvre, sur le Net et dans un salon, pas le top pour se connecter) de la nouvelle version de Altien Document Manager, l’application que Altien a développé pour accéder aux référentiels FileNet à partir d’un client web Ajax. Une vraie réussite, avec la capacité désormais de se connecter aux référentiels tiers, IBM Content Manager, Notes, etc … par le biais de IICE (Information Integrator Content Edition), la brique de fédération des contenus d’IBM, ex-Venetica.

C’était très sympa de discuter avec Arnie car j’ai vraiment bien adhéré à ce produit l’an dernier et la version actuelle apporte son lot de fonctionnalités nouvelles, vraiment à découvrir.

Une présence remarquée sur le salon, je ne pouvais pas les louper car ils étaient en face de moi, Google Enterprise, qui présentait son moteur de recherche ainsi que sa suite à destination des entreprises. Pas vraiment de l’ECM ou du BPM mais Google met un pied sur le salon de la gestion documentaire, c’est tout de même un signe. A surveiller donc …

Je me rends en Allemagne la semaine prochaine pour voir d’un peu plus près la toute nouvelle mouture de IBM FileNet P8, 4.0 annoncée ces derniers jours, je vous fait un petit compte-rendu très bientôt

Je reste circonspect quant à la conclusion qui est faite de dire que l’administration s’oriente vers les solutions Open Source pour des raisons de coût financier. C’est une des raisons très certainement mais je ne pense pas que cela soit la principale comme on veut bien le penser. Pour moi l’intérêt des logiciels libres est aussi de proposer à une administration quelques garanties que ne veulent pas fournir les éditeurs de logiciels propriétaires. Par exemple la mise à disposition des sources ou encore l’appropriation par le client du savoir-faire de l’éditeur lui permettant de se garantir des risques liés à l’acquisition d’un logiciel auprès d’un éditeur dont l’existence n’est pas garantie dans le temps (pour certains bien sûr).

Plus que le coût, l’intérêt du logiciel libre est de respecter les quatre libertés qui en constituent la défintion même, à savoir la liberté d’utiliser, d’étudier le fonctionnement, de modifier et de redistribuer. Il est bien évident qu’un éditeur ne souhaite pas respecter ces libertés sous peine de remettre en question son modèle économique. Ceci dit, cet éditeur propose généralement d’autres garanties que ne savent (encore) proposer les logiciels libres : spécificités fonctionnelles non couvertes par le libre à ce jour, support et assistance, puissance de l’éditeur en terme de développement (selon les éditeurs), nombre de partenaires formés et qualifiés. D’autre part, il faut aussi bien comprendre la différence entre logiciel libre et logiciel gratuit, un bon exemple étant celui d’Alfresco qui est Open Source sans être entièrement gratuit pour autant.

Bref, un vrai sujet qui s’annonce et qui accessoirement m’intéresse alors si vous avez un avis, ne vous privez pas pour réagir

L’administration française fait de la GED une priorité

Principaux challenges rencontrés par les organisations globales en matière d’ECM

1- temps d’implémentation longs : il se fait ressentir un manque évident de processus d’implémentation réplicables (’repeatable’)

2- faible taux d’adoption : 40 à 60% de ce qui était initialement projeté, dû principalement à un fort degré ressenti de complexité et à un déficit de dynamique interne, en aucun cas dû à la technologie en elle-même

3- pas de stratégie ECM en place dans l’Organisation à long terme : il semble que les éditeurs n’arrivent pas à faire en sorte que leurs clients mettent en place une telle stratégie

Priorités pour 2007

1- Etablir l’ECM sous la forme de Services partagés (”ECM shared services’), voir l’ECM plus comme une infrastructure que comme une solution ponctuelle à une problématique donnée

2- Mettre en oeuvre des environnements complémentaires (’multi-tiered ECM’) dans lesquels par exemple MS SharePoint peut coexister avec une plateforme d’ECM et des applications d’Entreprise

3- Rationalisation des solutions mises en oeuvre grâce à la gestion efficace d’un portfolio d’applicatifs et de progiciels, de façon à ce que les entités IT aient moins de systèmes à gérer et soient plus efficaces au quotidien

4- Conformité (’Compliance’), il y a une absolue nécessité pour les organisations interrogées de se mettre en conformité avec les exigences légales ce qui implique la mise en oeuvre de solutions de Records Management, d’eMail Management, d’eDiscovery, etc.

Etude de cas - Mise en oeuvre d’une infrastructure d’ECM sous la forme de services partagés

Cette étude de cas, non détaillée pendant la conférence mais disponible auprès de Doculabs, met en évidence un point qui me semble majeur en matière de budget. En effet il est admis que 90% des coûts sont à imputer à la toute première implémentation, les 10% restants étant imputés aux applications mises en oeuvre à la suite. Point important car cela signifie qu’il n’y a plus de raison de ne pas déployer de multiples applications sur la base d’une infrastructure ECM en place, le coût ne saurait en être la raison. De même, cela justifie entièrement la mise en oeuvre d’une telle plateforme pour une organisation globale, déployer des projets ne coûte pas beaucoup plus cher que mettre en place une solution ponctuelle.

Je vous renvoie vers le site de Doculabs pour de plus amples informations sur le sujet …

Pour retrouver l’annonce officielle de Stellent, suivez le lien ci-dessous.
Stellent, Inc. - About Stellent

Dossier GED, CMS, ECM : Numériser, gérer et publier ses contenus - JDN Solutions

Je lisais encore récemment quelques notes sur la blogosphère à ce sujet, en particulier celle de PCM.blog intitulée “Should BPM be a part of ECM”, ou encore celle de Russ Stalters qui anime le blog BetterECM et dont le titre est “BPM and ECM intersecting ?”, sans oublier le Gilbane Group Blog qui a écrit “The ECM and BPM intersection”, et j’avais envie de faire le point par rapport à ma précédente note sur ce même sujet.

Ce que l’on peut en dire aujourd’hui, c’est que le marché du BPM s’est bien renforcé et tout particulièrement en France. Les années difficiles semblent être derrière nous et d’ailleurs on peut même voir certains acteurs se manifester à nouveau sur le marché (ou d’autres apparaître d’ailleurs). Les grands éditeurs l’ont bien compris qui renforcent leurs offres en ce sens. Pour en revenir à la question initiale, je crois que l’association ECM-BPM va croître et les offres intégrées vont se développer pour plusieurs raisons.

La première est que les purs-players sont ou vont être absorbés par les grands éditeurs. On l’a vu avec BEA et Fuego, il en reste quelqu’uns sur le marché qui pourraient être les prochaines proies. Tout rachat impliquant à terme l’intégration des produits, il y a fort à parier qu’au moins pour ces acteurs là et par souci de rationalisation, ECM et BPM vont vite être présentés comme un seul et même outil.

La deuxième raison est que les clients recherchent de plus en plus à réduire les coûts de mise en oeuvre et les cycles de développement de leurs applications. L’intégration des fonctions de BPM au sein de l’outil ECM, ou l’inverse d’ailleurs, va dans ce sens et permet de substantielles économies en la matière. De même il y a quelques effets de bord comme le fait d’utiliser des ressources communes (pas besoin de deux équipes spécialisées chacune dans leur produit), d’avoir affaire à un seul acteur (un même éditeur) ou encore de regrouper les contrats de maintenance en un seul.

La troisième raison est moins tangible mais je pense qu’il va devenir de plus en plus évident pour les organisations et les décideurs que le processus est une partie intégrante de leur problématique ECM, qu’il leur faut absolument implémenter le BPM ou encore bâtir une infrastructure de services de gestion des contenus et des processus (la vague SOA et Enterprise Reference Architecture !) qui intègre donc tout naturellement ces deux composantes. Et pour ce faire, un seul et même outil c’est beaucoup plus facile. Qui se poserait la question aujourd’hui de n’acheter qu’un simple traitement de texte ou un simple tableur, tout le monde s’équipe d’un pack bureautique comprenant au minimum ces deux outils sans se poser d’autre question. Il en est de même avec les serveurs d’application qui intègre tout naturellement un serveur HTTP.
Maintenant, la difficulté est de mettre à la disposition de ces organisations les outils appropriés. j’ai la chance de travailler pour un éditeur (FileNet) qui peut se vanter de le faire. Ce n’est pas le cas des purs-players BPM, ce n’est pas (encore) le cas des grands éditeurs (je mets de côté IBM et sous certains aspects BEA). Ce n’est pas le cas non plus des purs-players ECM. Néanmoins, je reste persuadé que la réponse à la question est bien “oui, ECM et BPM doivent être unifiés”.

Je vous laisse réagir à cette note, comme cela avait d’ailleurs était le cas pour la première déjà citée.

Globalement aujourd’hui les trois problématiques les plus fréquentes que l’on rencontre sont les suivantes.

Etre capable de garder la maîtrise des temps de traitement des dossiers et des documents associés

On retrouve là tous les enjeux métiers liés à la prise de commande, au support client, à la vente de services dans les réseaux d’agences (crédit à la consommation, services financiers, assurances, etc.). En effet, prendre en compte un flux de documents entrants, qualifier ces documents, les stocker et lancer les processus de traitement associés, en assurer le suivi, voilà ce qui ressort lors des différents entretiens que j’ai régulièrement avec les maîtrises d’ouvrage et les opérationnels.
Cette chaîne d’acquisition est bien souvent le maillon faible de l’Entreprise. En effet c’est elle qui conditionne la qualité des traitements métiers et qui permet à l’Entreprise et à ses salariés d’assurer le bon service, dans les meilleurs délais et avec la meilleure efficacité possible. Il convient donc de se préoccuper de la façon dont vont être traités nos documents et flux entrants.

Etre capable de répartir la charge induite par les traitements métiers

Assurer une bonne exécution, c’est en effet être capable de diffuser la bonne quantité de travail, au bon moment, à la bonne personne (ou application). Cela peut paraître trivial mais pour autant c’est loin d’être le cas encore aujourd’hui dans bon nombre d’entreprises. J’ai encore en mémoire ces collaborateurs d’un groupe de renommée nationale qui se trouvaient parfois surchargés de dossiers et dans l’incapacité de les gérer dans le délai imparti alors qu’à d’autres moments ils n’avaient aucune tâche particulière à gérer pendant plusieurs heures. De même, avoir sous les yeux l’ensemble des informations nécessaire et indispensable pour effectuer un traitement peut paraître quelque chose d’évident mais c’est loin d’être aussi courant qu’on peut le penser. Lequel d’entre nous n’a ainsi jamais eu à traiter un dossier sans en connaître les tenants et les aboutissants, sans disposer de la totalité des informations inhérentes et sans savoir parfois quoi en faire ?

Etre capable d’assurer la conformité des échanges et des traitements

On touche là à tout ce que je classe volontiers dans la catégorie ‘Compliance’ ou Respect des exigences légales. Tout traitement métier, toute action qui a un impact sur l’activité de l’Entreprise se doit aujourd’hui d’être tracé, journalisé et auditable. Les nombreuses affaires récentes de non-conformité tant aux Etats-Unis qu’en Europe ont mis en péril plusieurs sociétés d’ampleur internationale et je croise de plus en plus de personnes dont le respect des exigences est une des préoccupations quotiidiennes.
Indépendamment des exigences en matière de conformité, l’Entreprise se doit d’assurer la pérennité de son fond documentaire, de ses archives, en prenant en compte la totalité des informations (contenus, documents), c’est à dire les différents formats d’échanges possibles. Le mail par exemple est aujourd’hui un vecteur de diffusion d’information à part entière et l’on se doit de stocker, d’archiver et de sécuriser ses emails au même titre que les autres documents, que ces derniers soient d’origine bureautique ou issus de la dématérialisation.

Comme vous pouvez le comprendre, ces principales problématiques communes à toutes les entreprises induisent un grand nombre d’études, de projets et l’on se doit de leur accorder la plus grande attention. Les outils d’ECM-BPM peuvent apporter une réponse et je m’attacherai dans une prochaine note à présenter dans quelle mesure.

Je vous posterai quelques notes dans les prochains jours sur ce que je retire de cette semaine de travail avec mes collègues européens. Ce qui est sûr d’ores et déjà, c’est que je suis persuadé que le marché du WCM - Web Content Management - va rester un marché indépendant vis-à-vis de l’ECM - Enterprise Content Management - malgré le fait que les acteurs majeurs du secteur de l’ECM s’y intéressent de près. Il s’agit bien d’une problématique différente, avec des besoins bien particuliers que ne savent couvrir actuellement les plateformes d’ECM.

Pour autant se pose la question de savoir comment intégrer les contenus et donc les outils WCM avec les contenus et les outils d’ECM. En effet, réplication des contenus et administration différenciée des systèmes ne sont pas pour plaire aux départements IT et Production d’une manière générale. Il convient donc de disposer d’une plateforme ECM la plus complète possible et capable de s’intégrer très simplement avec l’outil de publication WCM qui se doit lui-aussi d’être le plus élaboré possible. D’où l’intérêt de disposer d’un connecteur à minima, voire d’une offre intégrée, ce qui est plus rare encore.

Je suis d’ailleurs curieux de connaître vos expériences en la matière, si vous voulez bien réagir à cette note. En attendant, je vous prépare la suite …

L’enquête du Journal du Net traite de la Gestion des Contenus. Ce qui me plaît particulièrement dans la présentation de cette enquête, c’est le positionnement qui est fait où la Gestion des Contenus est présentée comme une brique de base des processus métier d’Entreprise.
Ceci rejoint tout à fait ma vision des choses, il n’y a plus aujourd’hui de Gestion des Processus sans Gestion des Contenus et inversement. Pourquoi ? Parce qu’un processus d’Entreprise, quel qu’il soit, véhicule des informations métier. Ces informations sont pour beaucoup structurées (contenues dans des bases de données) mais aussi non structurées (dématérialisation par exemple). La Gestion des Documents va prendre en charge principalement ces informations non structurées, la Gestion des Contenus ajoute la prise en charge des données structurées et en assure la prise en charge dans le cadre des processus métiers. D’où l’importance une fois de plus de bien choisir son système de Gestion des Processus. L’intégration native avec la Gestion des Contenus est un véritable atout.

FileNet a annoncé hier son tout nouveau module FileNet Web Site Manager. C’est une très bonne nouvelle que cette addition à la plateforme FileNet P8 qui vient renforcer l’offre de Gestion des Contenus Web WCM.

Je vous en dirai un peu plus d’ici quelques temps mais très sincèrement l’offre est plus que séduisante …

Vous voulez voir à quoi ressemble une application basée sur Ajax et .Net dans le domaine de l’ECM et du BPM ? Allez rendre une visite à Altien. Le blog est ici altien.blogspot.com et le site là www.altien.com.

Guys, thanks for coming today and the great job done on top of FileNet, excellent !

Un bref rappel de ce qu’est le BPM au sens Business Process Management

Selon moi, le BPM (ou workflow, lire ma note à ce sujet) consiste en la gestion des processus vitaux de l’Entreprise. Je distinguerai deux grands type de processus (je mets volontairement à part les workflows collaboratifs qui sont plus proches de la gestion de contenu que de la gestion des processus à mes yeux) : les processus Adhoc et les processus industriels ou d’Entreprise.

Les processus Adhoc
Ce sont les processus qui font appel au routage des documents principalement, circuits de validation, dont le cheminement est la plupart du temps linéaire et séquentielle, avec peu ou pas de routes parallèles, faisant peu appel aux applicatifs métiers et beaucoup aux individus. Ces processus sont en grande majorité porteurs d’information peu structurée, des documents pour la plupart.

Les processus d’Entreprise
Ce sont les processus qui assurent l’ordonnancement et le séquencement des tâches, des acteurs (individus comme applications) et des informations.
Ces informations peuvent être structurées (contenues dans des bases de données ou encore des formulaires électroniques) ou non structurées (documents électroniques, dématérialisation, listings, emails). Elles participent à une ou plusieurs étapes du processus mais n’en représentent pas l’élément essentiel comme c’est le cas avec les processus Adhoc. En effet, il est tout à fait envisageable de dérouler un processus d’Entreprise sans faire appel à un document mais uniquement à des informations métiers issues d’une base de données ou d’un système central, je pense en particulier aux applications de type Straight Through Processing (STP). Néanmoins c’est rarement le cas et en pratique, toutes les applications workflow que l’on peut rencontrer en production font appel à des contenus structurés et non structurés, tous secteurs d’activités confondus.

Ceci étant, il apparaît clairement que l’information est une composante essentielle de la gestion des processus, et pour en revenir à la question initiale, je n’envisage pas de mettre en oeuvre un gestionnaire de processus (moteur de workflow) qui ne serait pas capable de véhiculer les contenus associés à ces processus.

Quelle stratégie adopter alors quant à la mise en oeuvre de ces deux services : intégration native ou non ?

Les outils disponibles sur le marché permettent aujourd’hui d’aborder cette problématique selon deux angles différents.
Le premier consiste à choisir les ‘best of breads’ de chaque catégorie, BPM d’une part et ECM de l’autre, et à les intégrer. Le deuxième consiste à choisir une plateforme intégrant de la façon la plus standard possible ces deux types de services, ce qui évite toute problématique d’intégration.

Mon avis personnel est le suivant. L’intégration de deux outils différents, conçus par des éditeurs différents, bien qu’elle permette de bénéficier en théorie des meilleurs outils disponibles, apporte son lot de risques et de complexité. Elle est bien évidemment réalisable et réalisée mais il faut bien avoir conscience des points faibles de ce genre de projet d’intégration avant de se lancer dans une telle opération.

Je penche donc tout naturellement pour la mise en oeuvre d’une plateforme intégrée qui présente elle le double avantage d’être performante (c’est tout au moins le cas des meilleures plateformes du marché actuellement) et de ne pas nécessiter d’intégration au titre du projet. Minimisation des risques, développement rapide d’applications, outils de développement communs, maintenance simplifiée, interlocuteurs uniques, l’Entreprise a tout à gagner à déployer ce type de plateforme qui va permettre aux équipes projets de ne pas perdre de temps à établir les spécifications du mécanisme d’intégration et à en vérifier le bon fonctionnement.

En conclusion, je dirais que tel que présenté ci-dessus, il apparaît clairement que Gestion des Processus et Gestion des Contenus ne font qu’un et que tout projet d’Entreprise qui impacte le coeur métier de celle-ci se doit de prendre en compte cette approche. Le choix de l’outil à mettre en oeuvre doit donc tenir compte de cette recommandation, tout en prenant bien évidemment les précautions d’usage que sont l’analyse de l’offre logicielle retenue et l’étude des références associées.

Les commentaires sont ouverts, je vous invite donc à laisser votre avis et à enrichir ce débat R