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Conception d’une application Case Management et divergence avec le BPM

Jean-Christophe — Wed, 06 Apr 2011 15:50:47 +0000

La mise en œuvre des applications de Case Management nécessite une approche qui diffère de celle requise pour les applications de pur BPM. J’ai eu l’occasion plusieurs fois ces dernières semaines d’échanger à ce sujet avec différents interlocuteurs aussi je vais tenter de mettre noir sur blanc ma vision des choses.

Application BPM : Process Centric

Lorsqu’on pense application BPM, on pense processus. Ce qui sous-tend l’application, c’est le déroulement d’un ensemble de tâches unitaires prédéfini, modélisé, implémenté et figé. Se greffent ensuite à ces tâches des données portées par les instances du processus, des documents, des intervenants, des échanges avec l’extérieur (le SI partenaire par exemple). Mais le BPM reste fondamentalement Process Centric.

En terme de modélisation, on va donc s’intéresser au processus dans son ensemble : pour aller d’une situation initiale à une situation finale, il y a une suite de tâches à réaliser. On va les ordonnancer, choisir qui doit les réaliser (acteur humain ou application). Le processus a un début et une fin. Il passe forcément par l’ensemble des étapes prédéfinies (hors sous-routines et étapes dont l’exécution est fonction des branchements conditionnels).

Application Case Management : Data Centric

la mise en œuvre d’une application de Case Management fait appel à un mode de pensée différent. On ne s’intéresse plus au processus seul, mais à l’ensemble des activités à réaliser. Quel que soit leur enchaînement. Il convient alors de définir la portée de chacune de ces activités : les contenus associés, les tâches unitaires, les rôles associés et les règles d’exécution. Une activité est donc un ensemble plus ou moins important de tâches unitaires mais ce n’est pas pour autant un sous-processus. Une fois toutes les activités recensées, il convient de modéliser chacune d’entre elles et de leur associer la définition des données complémentaires. L’application consiste ensuiteà faire exécuter un ensemble d’activités, dans un ordre précis ou pas, pour arriver à la liquidation finale du Case. Le Case Management est fondamentalement Data Centric.

Quelle différence cela fait-il ?

Dans une approche ‘processus’, l’unité élémentaire est la tâche, l’étape, le ‘step’ : élément de plus basse granularité à exécuter. Dans une approche Case Management, l’unité élémentaire est l’activité, ensemble de tâches permettant de mener à bien le déroulement de l’activité. Les étapes nécessaires à l’exécution de l’activité doivent être définies une fois l’activité définie. Dans la plupart des cas, l’ensemble des étapes nécessaires à la réalisation d’une activité représente un fragment du processus final, mais n’est pas un processus à part entière.

Je vous laisse compléter cette vision si vous le souhaitez, il suffit de laisser un commentaire ci-dessous.

Illustration : Yume PhotoLire la suite :

5 facteurs clés de succès pour mettre en oeuvre une application ECM-BPM

Jean-Christophe — Mon, 23 Nov 2009 09:45:46 +0000

L’idée de cette note m’est venue récemment après avoir échangé avec plusieurs clients et prospects sur la facilité – ou non – de mettre en œuvre et déployer une application de BPM/ECM. En repensant à tous ces échanges, et aux nombreuses expériences vécues ou qui m’ont été relatées depuis ces dernières années, j’ai tenté de lister ici ce qui, pour moi, est un facteur de succès – ou d’échec – lors de la mise en œuvre d’une application ECM/BPM.

Etude IBM menée auprès de 1 500 responsables de la conduite du changement sur des projets de transformation dans 15 pays intitulée « Making Change Work », 60% des projets n’atteignent par les objectifs fixés au départ. L’étude reprend la réflexion entamée par la CEO Study intitulée « l’Entreprise de Demain » et confirme ses résultats.

1- Avoir le support de la Direction Générale
Dans la mesure où la mise en œuvre d’une application de BPM implique un changement des méthodes de travail et des éléments de mesure de la performance, il est impératif d’avoir l’appui de la Direction Générale et son soutien au quotidien. Sans volonté délibérée de la DG de supporter le déploiement de telles applications, il est très difficile d’arriver à ses fins : résistance au changement, divergences d’opinions, difficulté à arriver à un consensus, intérêts personnels, etc. la liste des éléments perturbants serait longue et il faut absolument avoir de son côté une Direction qui comprend les enjeux et sait prendre des décisions le moment venu.

2- Disposer du bon niveau d’expertise fonctionnelle
BPM comme ECM sont des domaines où il est très important de disposer d’un savoir-faire, d’une expérience réelle, d’un vécu en matière d’analyse fonctionnelle. Les aspects techniques sont également importants mais je reste persuadé qu’une analyse fonctionnelle mal réalisée ne peut pas permettre d’aboutir à une application pertinente et à son adoption par les utilisateurs. L’expression de besoins, à l’initiative d’un groupe restreint d’utilisateurs, doit définir le cadre – « voilà comment nous souhaitons travailler » – et l’analyse fonctionnelle (ou spécifications fonctionnelles détaillées) doit définir le comment – « voilà comment nous allons travailler ». Ce n’est pas nécessairement la même chose.
Si vous pensez ne pas disposer de l’expérience requise en la matière, il est impératif de faire appel à une ressource spécialisée qui saura vous faire profiter de son expertise et qui pourra capitaliser sur ses expériences vécues, bonnes comme moins bonnes.

3- Impliquer les utilisateurs très tôt
Combien de fois ai-je entendu « c’est trop complexe à utiliser » ou « ce n’est pas comme ça que l’on travaille » ou encore « c’est bien mais on a du mal à s’y faire ». Il est impératif d’impliquer les utilisateurs, un groupe de personnes au fait du métier et aptes à penser différemment de façon positive, de telle manière que toute expression fonctionnelle, toute fonctionnalité demandée, toute forme de mise en œuvre soit validée par ces gens là. J’ai encore en mémoire un Directeur de Projet m’expliquant que le succès de l’application métier BPM qu’il venait de mettre en service l’était en grande partie parce que les utilisateurs avaient pu choisir dans les interfaces applicatives l’emplacement des différents boutons et leurs libellés. Autre conséquence de cette implication, le fait d’aboutir à un consensus impératif dès lors que l’on parle de processus métier : autre cas vécu, celui de ce groupe de 30 comptables qui décrivaient chacun à leur tour leur processus de gestion de factures fournisseurs et pour lequel nous sommes arrivés à 30 versions différentes à la fin du tour de table. Inutile de dire que la 31ème version, consensuelle, fût difficile à obtenir mais remporta l’adhésion car elle avait été élaborée par l’ensemble des personnes concernées.

4- Choisir un périmètre fonctionnel simple
Une des erreurs fréquentes est de vouloir démarrer avec l’application la plus complexe car « cela réglera la plupart des problèmes ». Echec assuré. Dès lors qu’il s’agit de mettre en œuvre une application qui touche au métier de l’entreprise, qui provoque un changement dans les habitudes, qui nécessite une conduite de ce changement, il est impératif de choisir l’application la plus simple à mettre en œuvre tout en étant suffisamment pertinente pour présenter un intérêt immédiat : on approche une nouvelle technologie, de nouvelles méthodes de travail, il faut adopter des comportements différents, aller au-delà des appréhensions, inutile de choisir le processus le plus complexe, vous aurez bien assez de choses à gérer avec une application simple pour commencer. De plus le succès de la mise en œuvre d’une application certes simple mais pertinente – ne pas négliger cet aspect non plus – sera un autre facteur de succès pour les applications à venir. Vous aurez fait la preuve que « ça peut marcher » et l’image que vous donnerez sera positive, facilitant d’autant plus l’envie de mettre en œuvre d’autres applications. Mieux vaut un projet simple mené à son but et une application opérationnelle qu’un projet complexe qui traîne en longueur ou part en échec avant la fin.

5- Impliquer l’éditeur
Je suis bien placé pour savoir que l’éditeur, qui n’est pas uniquement que celui qui cherche à vendre ses licences et part vite ailleurs ensuite (!!), a une responsabilité importante dans la mise en œuvre des projets. C’est généralement lui qui détient l’expertise produit ultime pour aider à la bonne réalisation des applications, réalisation qui sera le fait d’une maîtrise d’œuvre spécialisée bien évidemment – intégrateur certifié, équipes internes formées – et sans laquelle la garantie de succès se trouve altérée. L’éditeur a le savoir-faire pour valider les choix fonctionnels comme techniques, mais il a aussi la capacité à supporter les projets et à anticiper les obstacles. Il est toujours plus simple de prévenir que de guérir, et impliquer l’éditeur en amont permet d’avoir son soutien tout au long du projet. De même l’éditeur saura agir avec plus de souplesse dès lors qu’un problème technique quelconque surviendra dans la mesure où il aura été impliqué précédemment et saura dans quel contexte le problème survient.

Cette liste ne se veut pas exhaustive mais elle est représentative des nombreux projets auxquels j’ai pu être confronté, ou qui m’ont été relatés. Je vous invite à la compléter avec vos expériences personnelles, à défendre des positions différentes, à donner une autre vision, c’était aussi un des buts de cette note que de faire réagir sur le sujet.

*Photo (C) Search Engine People Blog

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Nitro PDF annonce Nitro PDF Professional 6.0

Jean-Christophe — Wed, 08 Jul 2009 08:15:19 +0000

Je vous avais parlé récemment du service en ligne de conversion de fichiers Word et Excel vers le format PDF, service proposé par la société Nitro PDF.

Nitro vient d’annoncer la mise à disposition prochaine de la version 6 de son logiciel Nitro PDF Professional qui vous permet de convertir dans un sens comme dans l’autre les fichiers Word et Excel vers PDF et donc … vice versa.

Parmi les fonctionnalités de cette version 6, la possibilité de créer des documents au format PDF/A, ce qui intéressera ceux d’entre vous qui regardent de près ce format d’archivage des documents.

Parmi les autres fonctionnalités de Nitro PDF version 6 :

création de fichiers PDF et PDF/A depuis les applications courantes
édition des fichiers PDF
conversion PDF vers Word et PDF vers RTF
validation et annotation des fichiers PDF
gestion des formulaires PDF
sécurisation et encryption des fichiers PDF
assemblage et manipulation des fichiers PDF

Pour avoir un aperçu des fonctionnalités de ce logiciel, je vous invite à regarder la vidéo ci-dessous et pourquoi pas à suivre Nitro PDF sur Twitter : twitter.com/NitroPDF.

Cliquer ici pour voir la vidéo.

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Les applications PHP qui ont changé le Monde …

Jean-Christophe — Wed, 28 May 2008 04:49:23 +0000

A lire sur le blog de Federico Cargnelutti, PHP::Impact.

L’auteur nous livre quelles sont les applications PHP qui ont selon lui révolutionné le monde de l’Internet. Même si aujourd’hui la mode est plutôt aux réseaux sociaux et autres services en ligne, les sites utilisant certaines de ces applications sont encore légions. A noter la présence dans la liste de nombreux CMS et autres gestionnaires de contenus : PHP-Nuke, eZ Publish, Drupal, Media Wiki, WordPress, Joomla.

Open-source PHP applications that changed the world « PHP::Impact ( [str blog] )Lire la suite :

Wink : Créer facilement une présentation animée de vos applications

Jean-Christophe — Thu, 29 Nov 2007 08:00:51 +0000

Qui n’a pas eu besoin un jour ou l’autre de préparer une présentation animée de son application, à l’occasion d’un séminaire, d’un congrés, ou d’une session interne tout simplement. Pour ce faire, il existe des outils très évolués et onéreux, mais je vous propose aujourd’hui de découvrir un utilitaire très simple d’emploi, léger, gratuit (sur le mode Freeware) qui plus est, ce qui ne gâche rien quand on est à la traîne et qu’il faut éviter de passer par le mode « service achat, commande, validation, etc … » du logiciel concerné.

L’outil s’appelle Wink, il est téléchargeable ici, essayez et dites-nous ce que vous ne pensez

Wink – [Homepage]Lire la suite :

Créez vos gabarits d’applications avec Powerpoint

Jean-Christophe — Thu, 25 Oct 2007 10:54:00 +0000

Trouvée ce matin sur le blog de Fred Cavazza, cette note intéressera particulièrement celles et ceux qui doivent prototyper rapidement des IHM d’applis métiers. L’intérêt est d’utiliser un des outils les plus communs sur les postes de travail, Powerpoint, pour illustrer rapidement le rendu fonctionnel d’une application et comme c’est souvent le cas dans les applis BPM j’ai trouvé l’info intéressante à retranscrire.

C’est ici, suivez le lien, vous y trouverez également plein d’autres idées sur le même sujet, des tutoriels pour le faire avec , une mine d’info en clair :

FredCavazza.net » Des gabarits de création de prototypes avec Powerpoint

Image source www.fredcavazza.netLire la suite :