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ECM et collaboratif, le complément idéal ? Lotusphere 2010

Jean-Christophe — Thu, 25 Feb 2010 20:16:38 +0000

L’évènement Lotusphere 2010 se tiendra le 25 mars 2010 dans le cadre de l’IBM Forum à Bois-Colombes.

Entièrement dédié à l’univers Lotus, ce rendez-vous annuel sera l’occasion de découvrir toutes les nouveautés annoncées lors de la grand messe d’Orlando, pour le Lotusphère US qui a eu lieu récemment.

J’aurai le plaisir d’animer une session sur l’intérêt d’intégrer une plateforme d’ECM avec un système Lotus, qu’il s’agisse de l’outil collaboratif Quickr ou encore de la prise en compte automatique des contenus de bases Lotus dans un référentiel ECM.

Basée sur des exemples concrets, des présentations de produits et d’intégrations, cette session dont le programme précis n’est pas encore figé sera l’occasion pour les utilisateurs de Lotus de voir quelles sont les perspectives offertes par l’ECM et pour ceux d’entre vous qui sont déjà utilisateurs d’un système ECM de l’étendre aux outils de collaboration, de partage, aux réseaux sociaux d’entreprise, etc.

Le programme de la journée ainsi que les détails logistique sont dispos sur le site dédié à l’évènement. Pour vous inscrire, c’est par ici.

Et si vous comptez passer ce jour-là, faites-moi signe, j’aurai plaisir à échanger avec vous en direct.Lire la suite :

Du collaboratif aux contenus d’Entreprise – acte 2

Jean-Christophe — Wed, 17 Sep 2008 15:57:23 +0000

Dans une précédente note, je présentais ma vision de la complémentarité nécessaire entre collaboratif et contenus d’entreprise. Après avoir décrit pourquoi il devait y avoir une passerelle forte entre ces deux mondes, je voudrais aborder le sujet du mode de consommation de l’information, quelle que soit sa nature initiale.

Traditionnellement (si tant est que la Gestion Electronique de Documents soit tombée dans le monde du traditionnel …), tout document stocké dans un référentiel GED est consulté par un utilisateur y accédant depuis une application métier ou une application bureautique. Dans le premier cas, il s’agit de mettre en oeuvre un appel au serveur GED pour remonter et afficher un document en rapport avec le dossier en cours de consultation ou l’acte de gestion concerné. Dans le second cas, il s’agit de mettre à jour un document à partir d’une version initiale, ou encore de renseigner tout ou partie de ses métadonnées pour actualiser ces dernières (je cite ces exemples, il y en aurait d’autres). C’est encore le cas aujourd’hui bien souvent mais l’on voit apparaître des modes d’accès à l’information qui diffèrent (innovent ?) car les usages en pratique dans l’Entreprise diffèrent eux-aussi, de même que les utilisateurs. Et si les pratiques diffèrent, les outils diffèrent également.

Le schéma ci-dessous présente une vue succincte de ce que peuvent être les modes d’accès à l’information dans une entreprise aujourd’hui. Je n’en suis pas l’auteur, mais j’adhère assez bien à ce qui est mentionné.

Comme on peut le voir, il n’est plus question ici que d’applications métiers ou d’interfaces bureautiques traditionnelles. Cela ne veut pas dire que ces dernières ne sont plus utilisées, bien au contraire, mais une fois de plus je me place là dans un cadre particulier qui se réfère à la mise en perspective du collaboratif et de l’ECM. Il va de soi évidemment que l’organisation qui laisse ces pratiques se répandre a délibéremment fait ce choix, et l’assume.

En commentaire au schéma, on peut dire que :

le client de messagerie est un des moyens d’accéder à un référentiel de contenus, c’était déjà le cas mais à ma connaissance assez peu utilisé encore, c’est en train de changer,
les messageries instantanées font leur apparition, je travaille pour une société qui utilise le chat en permanence et il est très simple et efficace d’intégrer dans un message chat l’appel à un document du référentiel pour consultation simultanée,
réseaux sociaux et blogs font appel aux contenus d’Entreprise et possèdent des mécanismes d’accès afin de publier/promouvoir tout ou partie des contenus,
les fils RSS se généralisent pour pousser l’information auprès de ceux qui en éprouvent le besoin,
les gestionnaires de signets en ligne apparaissent eux-aussi et ne référencent pas que des liens intranet mais aussi des liens documentaires,
les gestionnaires d’activités font abondamment usage des référentiels documentaires dans la mesure où bon nombre des tâches/activités ainsi gérées concernent un ou plusieurs documents qu’il convient de rédiger/parcourir/valider/etc.

Le fait est que la priorité est aujourd’hui clairement mise sur l’accès à l’information (sous-entendu : quelle que soit l’application utilisée) plutôt que sur l’outil (sous-entendu : j’utilise ce qu’il faut pour accéder à ce que je veux). Il convient donc de disposer d’une infrastructure permettant d’adresser l’ensemble des besoins et méthodes d’accès, qu’il s’agisse de contenus « personnels » comme de contenus « d’entreprise » et que l’offre logicielle sous-jacente doit savoir prendre en compte l’ensemble de ces besoins pour 1/libérer les utilisateurs de toute contrainte propre à un outil en particulier, et 2/libérer les entités informatiques de tout déploiement d’outils spécifiques, particulièrement s’il s’agit d’applications à installer sur les postes de travail.

Le diagramme ci-dessous résume le contenu de cette note et de la précédente, dans le cadre d’une stratégie globalisée de gestion de l’information dans l’Entreprise. La continuité du processus de gestion documentaire tout au long de la chaîne de production/consommation apparaît clairement, j’ai mentionné sous les trois principaux sous-ensembles les applications concernées et les types d’outils correspondants.

En conclusion à cette note, je voudrais insister sur le fait que cette vision n’est pas la seule et unique que toute entreprise se doit d’adopter, loin de là, il convient d’adapter le schéma aux besoins réels, de bien faire le point avec les utilisateurs pour comprendre quelles sont leurs attentes, leurs façons de procéder, leur culture en la matière, et surtout d’arriver à un consensus permettant de ne déployer que ce qui est vraiment nécessaire, ni plus ni moins, afin que tout le monde puisse s’approprier les méthodes et outils proposés. Et arriver aux résultats escomptés.

Cet exercice de formalisation n’étant pas nécessairement évident à réaliser, il reste bien imparfait et j’imagine que vous aurez des remarques aussi je vous engage à commenter la note sans retenue, je suis d’ailleurs curieux de voir quelle est la vision que vous pouvez en avoir. Merci d’avance Lire la suite :

Du collaboratif aux contenus d’Entreprise – acte 1

Jean-Christophe — Wed, 03 Sep 2008 15:44:42 +0000

J’ai récemment été amené à faire une présentation intitulée « Du collaboratif aux Contenus d’Entreprise » lors du récent Tech’Lotus 2008 et comme cela a été l’occasion pour moi de réfléchir un peu au sujet afin de formaliser quelque chose de cohérent, je vous livre ici quelques notes qui résultent de la présentation et du débat qui a suivi. Pourquoi envisager de mettre en perspective la notion de Collaboratif et l’ECM ? C’est ce que je m’efforcerai de démontrer dans la suite de cette note et dans les suivantes, afin de développer un peu ma théorie.

Nos modes de collaboration évoluent

La notion d’Entreprise même évolue, les GIE (Global Integrated Enterprise) ont fait leur apparition, des modes de communication nouveaux et variés apparaissent, mélant allègrement pratiques, tendances, outils, cultures et collaborateurs.

Tout un chacun en entreprise devient (« est devenu ») auteur de contenus : documents électroniques, emails, papiers, notes, messageries instantanées, blogs, wiki, j’en passe … Certains de ces contenus ont peu d’importance voire pas du tout, mais d’autres ont une importance capitale pour la (sur)vie de l’Entreprise et imposent d’être archivés. Même s’il s’agit d’une conversation par chat entre deux collaborateurs.

L’Entreprise évolue

L’Entreprise version 2008 n’est plus nécessairement mono-activité, mono-site, mono-culture, mais pluri- »tout ça ». Matrice organisationnelle complexe, elle dispose de sites distincts, dans un même pays, dans des pays différents, des continents différents. Elle est le fruit des multiples fusions et acquisitions annoncées au quotidien.

L’information est répartie en différents silos, souvent disparates, propres aux outils logiciels et aux besoins métiers sous-jacents (ERP, CRM, applications métiers, bases de données). Ces référentiels sont souvent fermés (de par leur usage) et peu communicants (de par leur mode d’implémentation), restreignant d’autant la portée des informations et contenus conservés.

Les réseaux sociaux font leur apparition en Entreprise, consécutivement aux succès qu’ils rencontrent chez les utilisateurs grand public (à pondérer mais c’est une réalité quand même). Le Web 2.0, simple concept s’il en est, a généré depuis ces deux dernières années environ des demandes de plus en plus nombreuses de la part des utilisateurs métiers, désireux de retrouver dans leurs outils de travail, au quotidien, les facilités et mécanismes dont ils disposent une fois rentrés à la maison (chat, forums, blogs, wikis, fonctionnalités ajax, etc.).

Les besoins évoluent

Les fonctionnalités demandées aujourd’hui par tous les utilisateurs de logiciels de gestion de l’information vont bien au-delà du simple partage de ces contenus et de la collaboration en équipes locales. Il faut pouvoir partager bien sûr, mais aussi construire en commun, faire circuler, valider, publier, archiver, enregistrer, en interne comme en externe, en échangeant avec des applicatifs métiers, des bases de données, en manipulant l’information et les contenus pour créer d’autres contenus. Tout cela en temps réel ou en asynchrone, de façon transverse aux structures traditionnelles, en équipes virtuelles interagissant avec des équipes bien réelles elles. Nous sommes dans un milieu en constante évolution et la technologie créant le besoin (la plupart du temps) nous ne sommes pas prêts de voir la fin de cette évolution.

Les risques métiers augmentent

La valeur portée par certains des documents et contenus gérés par l’Entreprise est telle que celle-ci se doit de mettre en place des règles strictes de gestion et de conservation afin de garantir son intégrité et de respecter les obligations légales auxquelles elle est soumise. Traçabilité et auditabilité sont les maîtres mots, l’archivage à valeur probante devient une problématique de premier plan (même si cela est bien plus développé dans les entreprises anglo-saxonnes que ça ne l’est encore en Europe). Le « Records Management » fait son entrée sur le devant de la scène, les Dirigeants sont directement concernés et abondent en ce sens.

Les données non-structurées deviennent la principale source d’information des grandes entreprises

Le schéma ci-dessous est explicite. Le pourcentage d’informations gérées dans les bases de données traditionnelles continue de croître mais dans des proportions faibles. Les volumes de données non-structurées ont un taux de croissance exponentiel.

Les contenus non structurés se diversifient mais les actions, règles et processus de gestion associés sont sensiblement les mêmes. Ils sont représentés ci-dessous.

Face à ce constat, je présenterai dans une prochaîne note les nouvelles pratiques liées aux nouveaux modes d’accès à l’information ainsi que ma vision de la continuité du processus de gestion des contenus tout au long de la chaîne de « consommation » par les différents acteurs. A suivre donc …Lire la suite :

De la Collaboration aux Contenus d’Entreprise, pourquoi ?

Jean-Christophe — Fri, 08 Aug 2008 04:05:19 +0000

Comme je l’annonçais dans une précédente note, je suis en train de préparer mon intervention pour les prochains TechLotus, et donc en pleine (!) réflexion sur le sujet constituant le titre de cette note. En effet, comment parler de l’intégration entre les outils collaboratifs et les outils de gestion de contenus d’Entreprise sans se poser la question de l’intérêt de faire cette intégration ?

Je vais donc lister ci-dessous quelques réflexions sur le sujet et si jamais vous avez des éléments à apporter, n’hésitez pas à commenter, d’une part parce que c’est toujours intéressant de recueillir d’autres avis que le sien et d’autre part parce que cela me permettra d’alimenter ma présentation afin qu’elle soit un peu plus pertinente (mais je citerai mes sources bien sûr).

Tout d’abord, force est de constater que nos modes de collaboration et d’exécution des tâches changent, et donc les outils pour le faire aussi. Nous ne travaillons plus désormais comme c’était le cas il y a encore 2 ou 3 ans, le Web (Web 2, Réseaux sociaux) est passé par là et a modifié les comportements et les modes d’accès à l’information.

Tout le monde devient aujourd’hui « auteur de contenu », quel que soit la position, le job, la responsabilité ou l’ancienneté.

La démographie d’Entreprise évolue, les fusions/acquisitions, les regroupements de sites, les délocalisations, etc. ont apporté des modifications substantielles de l’organisation et des modes de réalisation des tâches de chacun. L’Entreprise ‘version 2008′ :

dispose de nombreux sites distincts
possède de nombreux silos d’information disparates
utilise de plus en plus les Réseaux Sociaux, le Web 2.0, les outils collaboratifs
fonctionne en mode désynchronisé, décalé, déconnecté tout en multipliant les applications accessibles en ligne

Les besoins évoluent. Les fonctionnalités requises vont au-delà du simple partage de contenus et de la collaboration en équipes locales ou équipes projets traditionnelles. Les risques métiers engendrés par la valeur des contenus augmentent et imposent :

traçabilité / auditabilité
archivage à valeur probante
Records Management
etc.

Les données non structurées deviennent la principale source d’information des grandes entreprises.
Ces contenus se diversifient et de nouvelles pratiques apparaissent liées à de nouveaux modes d’accès.

Les Contenus doivent être gérés tout au long de la chaîne de production, depuis le poste de travail judsqu’aux applications d’Entreprise.

Il devient donc nécessaire d’aller vers une approche intégrée pour contrôler et gérer tous les contenus :

créés par des utilisateurs et des groupes de travail
à travers l’organisation dans son ensemble
pour faire le lien entre les outils de Gestion de Documents départementaux …
… et la Gestion de Contenus d’Entreprise

L’avantage résultant donc de l’intégration entre outils collaboratifs et outils ECM est d’apporter toutes les fonctionnalités des outils collaboratifs aux plateformes d’ECM (et inversement …) dont il est communément admis que les interfaces natives sont peu enclines à répondre à des besoins aussi diversifiés.

Cette intégration est donc à-même d’aider les organisations à :

mieux contrôler leurs contenus
en adressant les besoins légaux
tout en permettant l’intégration aux applications et processus d’Entreprise

Il va de soi que selon les outils et plateformes concernés, l’intégration sera plus ou poins importante selon que ces mêmes outils sont plus ou moins riches à la base, mais à ma connaissance peu d’offres sur le marché actuel sont capables de couvrir la totalité des besoins évoqués. Il me paraît donc important d’inclure cette réflexion dans toute démarche de choix d’un outil transverse à l’organisation, ce qui peut paraître comme une complexification de la démarche mais ne peut qu’être favorable à une mise en oeuvre et une adoption plus forte ultérieurement de la part des utilisateurs. Pour le bien de l’organisation concernée.

Comme dit en introduction, utilisez la possibilité de commenter cette note pour la compléter, vos apports viendront alimenter la discussion et je vous en remercie par avance.Lire la suite :

Adobe Acrobat.com – Une nouvelle suite bureautique en ligne

Jean-Christophe — Mon, 02 Jun 2008 18:56:42 +0000

Les suites bureautiques et outils collaboratifs en ligne ont le vent en poupe (cf. ma précédente note sur le sujet).

C’est au tour d’Adobe de lancer officiellement aujourd’hui sa nouvelle suite bureautique en ligne.

Concurrente directe des Googles Docs, Zoho et autres Microsoft office LiveWorkspace, Acrobat.com propose trois services gratuits :

Adobe Buzzword, le traitement de texte en ligne
Adobe Share, pour stocker et partager vos fichiers
Adobe Brio / Adobe Connect pour l’organisation de vos conférences et réunions en ligne.

Comme on pouvait s’y attendre, Adobe Buzzword permet la sauvegarde des documents au format PDF. Adobe Share permet de stocker 5 Go de fichiers tout en les partageant facilement avec d’autres collaborateurs, et Adobe Connect vous permet de partager écrans, bureaux, sons et textes avec deux autres personnes. Ce module intègre notamment un chat facilitant les échanges entre participants.

A ce jour pas de killer feature encore si l’on compare avec les autres suites existantes, tout au plus une présentation plutôt sympa, à la dynamique assez bien gérée, et au design sobre et efficace, à la manière des dernières versions des logiciels de la marque. Je n’ai pas vu de possibilité de travailler en mode déconnecté, un point faible face au géant Google mais on peut penser qu’Adobe ne va pas tarder à combler ce manque. Peu d’information encore sur l’intégration avec Adobe Air, là-aussi je suis curieux de voir ce que l’on va pouvoir en faire.

Reste une question propre à toutes ces suites, pour un usage temporaire elles ont toutes leurs points forts et leurs points faibles, mais qu’en est-t-il de leur pérennité dans le temps, et des possibles solutions de sauvegarde intégrées que l’on est en droit d’attendre lorsqu’on confie à autrui ses propres documents ? Une fonctionnalité possible via Adobe Air pour la suite Adobe ? Affaire à suivre …

Adobe Acrobat.com – Work. Together. AnywhereLire la suite :

Web2Entreprise

Jean-Christophe — Thu, 08 May 2008 11:40:08 +0000

Pour tout savoir sur l’Entreprise 2.0 (pas sûr que ça signifie vraiment grand chose ceci dit …), découvrez Web2Entreprise et participez au partage des savoirs sur le mode Wiki (c’est bien le moindre que l’on puisse attendre d’une démarche de type 2.0) …

Plutôt intéressant, quant à Gilles Balmisse, on en parle ici.

Web2Entreprise KesaKo – Web 2 Entreprise – W2E
Web2Entreprise, ou du Web 2 (pour Web 2.0) à l’entreprise, est avant tout un site collaboratif ou tout un chacun peut contribuer. L’idée du site est née après des échanges avec Gilles Balmisse, de KnowledgeConsult, autour du web 2.0, de son arrivée imminente en entreprise, de comment l’entreprise doit s’y préparer et en tirer profit, des retours d’expérience, des facteurs de succès, des bonnes pratiques, et des pièges à éviter.

L’idée initiale était de collaborer autour d’un ouvrage sur le sujet des usages professionnels du Web 2.0, une idée qui est toujours d’actualité et encours. Nous avons ensuite pensé à partager nos idées, nos billets et nos ressources dans un wiki, afin de faciliter notre collaboration… Tout ceci s’est vite transformé en un site plus global, ouvert et dont l’objectif est d’échanger avec toutes les personnes intéressées par « l’Entreprise 2.0″… Ce cheminement dit tout du Web 2.0 : qui transforme rapidement des idées locales en actions plus globales…Lire la suite :

Quels sont les services Web 2.0 que vous utilisez au quotidien ?

Jean-Christophe — Tue, 12 Jun 2007 17:59:34 +0000

Je rebondis sur la note du blog d’Altaïde qui pose la question de l’utilisation des services Web 2.0 (ou pas d’ailleurs) au quotidien.

Excellente initiative en effet car ces services sont de plus en plus nombreux, il est facile de les mettre en oeuvre pour les tester (ce que je fais avec Twitter actuellement d’ailleurs) mais encore faut-il en avoir vraiment besoin et les utiliser au quotidien.

En ce qui me concerne, voici ceux que j’utilise très régulièrement, tant pour mes activités professionnelles que extra-professionnelles ou personnelles.

Communication

la messagerie Gmail bien sûr, en parallèle de Yahoo Mail dans sa version dite 2.0 (toujours en beta depuis … quelques temps), deux messageries pour deux activités bien différentes, me permettant ainsi de scinder mes messages en deux bases distinctes. A noter que j’utilise Gmail en redirection d’un serveur de messagerie personnel, pour bénéficier de l’interface hyper convivial du système Google,
Skype pour communiquer avec mes coéquipiers, et bien sûr MSN pour communiquer avec famille et amis,
Twitter, en test, je n’ai pas encore trouvé le rythme et il m’est difficile de publier mon emploi du temps de cette façon pour raisons professionnelles,

Information et veille techno

la page d’accueil personnalisable Netvibes, je n’ai pas encore trouvé mieux (et d’ailleurs je ne cherche pas) pour regrouper toutes mes sources d’informations, y compris les fils RSS de mes sites afin de disposer d’un point d’accès unique à l’ensemble des messages et des commentaires déposés. J’utilise aussi Netvibes pour ses capacités à intégrer l’appel à des services distants, comme l’outil de gestion de tâches Remember the Milk et le module de micro-blogging Twitter,

Collaboration

Google Docs, un must là-aussi que j’utilise pour partager de façon collaborative avec mes équipiers, Google Docs est pour moi un savant mélange d’applications bureautiques et de wiki, mais en tout cas c’est un outil très performant. J’attends impatiemment l’arrivée du support des présentations type PowerPoint pour en étendre l’usage,
Google Calendar, agenda partagé pour la gestion d’une équipe de collaborateurs sur mes projets web, là-aussi facilité et convivialité, rien à dire,
Mindmeister, pour l’élaboration de cartes heuristiques en ligne, je suis en plein apprentissage mais ce service est prometteur,
Gestion des tâches, Remember the Milk donc,
Dokuwiki pour l’élaboration de documentations en commun et la gestion évènementielle,

Publication

Flick pour partager quelques photos même si je ne suis pas un fervent utilisateur,
J’avoue avoir mis en oeuvre PixelPost pour mon photoblog même si ces deux outils ne couvrent pas les mêmes besoins,
Dans ce domaine, Picasa Web Albums est bien placé et je l’utilise de plus en plus,
Feedburner, pour la gestion de mes fluxs RSS et l’abonnement à une Lettre d’Information sur l’un de mes sites,
Creative Commons, oui comme chez Altaïde pour protéger mes photos,

Déplacements

Google Maps, usage quotidien pour mes déplacements, pour repérer mes destinations. J’en ai fait faire d’ailleurs un module Xoops (mashup applications) pour l’un de mes sites, me permettant de disposer d’une carte des membres interactive,

Réseaux sociaux

Linked In, pour gérer mon réseau professionnel,
Plaxo pour la gestion de mes contacts, même si mon passage à Lotus Notes récent a un peu stoppé l’usage de cet excellent service de gestion de cartes de visites, vivement une version intégrée à l’outil de messagerie Lotus !!,
Del.Icio.Us, pour la gestion de mes favoris, en complément de Yahoo Bookmarks, utilisé lui à titre exclusivement personnel avec accès par Yahoo Compagnon dans Firefox,

Voilà, pas si mal finalement, je ne pensais même pas avoir une telle liste

Et maintenant, à vous de poursuivre le sondage, vous pouvez également lister les services que vous utiulisez sur votre site ou blog, et faire un lien vers cette note, sous forme de trackback ou de commentaire …

PS: Merci à Altaïde pour l’idée Lire la suite :

MindMeister – Le Web 2.0 appliqué au Mind Mapping

Jean-Christophe — Thu, 07 Jun 2007 10:12:10 +0000

Je suis devenu petit à petit un adepte du Mind Mapping (cf. ce blog dont c’est le sujet principal), sans en être un utilisateur forcené, mais j’aime bien cette façon de poser des idées pour faire avancer une réflexion. Utilisateur du logiciel MindManager (cf. ma note ici-même à ce sujet), répondant parfaitement à tous mes besoins, j’ai quand même éprouvé récemment l’envie de disposer de mes cartes en ligne, n’étant quasiment jamais au même endroit ni sur la même machine. Je n’ai pas eu beaucoup de recherches à faire pour tomber sur le site de MindMeister, qui propose ce qui s’annonce comme une excellente application de Mind Mapping Online. Qui plus est, il existe une formule gratuite donc inutile de s’en priver.

En quelques mots, et parce que je n’ai pas encore suffisament de recul sur cette application, je dirais que ça a le goût de MindManager, que ça ressemble à Google Docs, mais que ce n’est pas Google Docs ! Autrement formulé: simplicité, efficacité, interactivité et convivialité. L’intégration avec Skype est du meilleur goût (je vois déjà avec qui je vais tester ça …), permettant de collaborer sur une carte en temps réel, la publication sur les blogs et sites est d’une facilité à priori déconcertante, l’intégration de Twitter me laisse plus pensif mais il faut dire que je ne suis pas un adepte de cet outil (tout du moins, je n’ai pas encore éprouvé le besoin de donner mon emploi du temps en permanence au monde entier).

Tout ça pour dire que je vais tester plus en profondeur ce qui s’annonce comme une belle réalisation, et que cela m’appelle deux réflexions :

- il y a une place pour ce type d’applications dans les outils de Gestion de Contenus, au même titre que les blogs et autres wikis et messageries instantanées, puisque’on parle bien là de gérer de l’information et de faire dans le collaboratif,

- cela me semble une cible idéale pour un éditeur qui proposerait déjà le même principe d’applications, et là je pense à Google dont l’offre Google Docs verrait sa valeur ajoutée encore mieux mise en évidence par l’intégration d’un tel outil. Je ne suis pas pour les rachats à tout va, mais quand même, la cible est alléchante dans ce cas précis …

MindMeister – think togetherLire la suite :

Dossier Web 2.0 par le journal 20 Minutes

Jean-Christophe — Tue, 29 May 2007 18:23:29 +0000

Je relaye ici l’info que j’ai reçue de TechCrunch français (par Ouriel Ohayon) concernant le récent dossier sur l’état des services Web 2.0 par le Journal 20 Minutes.

Un exposé intéressant sur l’état de santé des sociétés affiliées à la tendance Web 2.0, sur les tendances qui se dégagent de cette vague annoncée comme dévastatrice et qui ne l’est peut-être pas tant, sur l’usage des nouvelles technos en entreprise.

Une conclusion hative, à parcourir ce document, l’avenir du Web 2.0 (si tant est que l’on arrive à fixer un périmètre pour définir ce dont il s’agit) passerait-il par l’entreprise ? Le particulier fait usage de ce qu’on lui met sous la main, et n’hésite pas à changer parce que « c’est comme ça », l’entreprise elle investit à plus long terme et certaines technos citées (RSS, blogs, wikis) qui arrivent à maturité aujourd’hui chez pas mal d’éditeurs (il n’y a qu’à voir les intégrations avec les suites ECM qui sont de plus en plus nombreuses), je pense à Microsoft Share Point ou encore à Lotus Quickr, peuvent assoir leur crédibilité et donner le ton. Ce qui est sûr c’est que les demandes en matière d’outils collaboratifs affluent en entreprise tous les jours un peu plus, et que forcément la tendance 2.0 va passer par là.

Affaire à suivre donc …

Le dossier est téléchargeable en PDF ici

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Gestion de tâches en ligne : Remember The Milk

Jean-Christophe — Thu, 10 May 2007 19:39:55 +0000

Je ne résiste pas à l’envie de vous passer l’info, je cherchais récemment un outil en ligne me permettant de gérer des tâches diverses, de façon plutôt automatisée, et surtout de les partager avec d’autres, qui sauraient aussi m’en assigner.

Ce ne sont pas les services qui manquent, mais parmi les critères de choix, j’avais une contrainte forte pour disposer d’un outil qui permettrait l’envoi d’une nouvelle tâche par mail, sans autre effort que le fait d’envoyer un message.

Après un rapide� tour d’horizon, j’ai découvert le service offert par « Remember the Milk » – rien que le nom attire !! – qui correspond en fait à tous mes besoins.

Envoi de tâches depuis la messagerie électronique, gestion en ligne, tags, catégories, dates limites, rappels, flux RSS (j’affiche mes tâches dans Netvibes), export sous différents formats connectés ou non, bref tout ce que l’on peut avoir envie de faire … ils le font ! Cerise sur le gâteau, c’est francisé et … gratuit !

Si vous êtes comme moi toujours à courir après le temps avec des dizaines de choses à faire, si vos activités sont à la fois professionnelles, personnels, associatives, et que l’utilisation d’un PDA ne vous convient pas car la synchronisation avec l’agenda professionnel ne vous suffit plus, alors je vous invite à découvrir bien vite ce service, et j’attends vos retours

Lire la suite :

Collaborer et partager via le Web ou l’apport des technos 2.0 …

Jean-Christophe — Tue, 30 Jan 2007 23:38:46 +0000

On entend beaucoup parler ces derniers temps d’outils collaboratifs évolués, d’applications riches en fonctionnalités de collaboration et de gestion de l’information, de déploiements massifs d’outils de partage de la connaissance et des process et je tenais à vous faire part d’une expérience que j’ai menée récemment avec le plus grand succés en matière de collaboration .

Dans le cadre d’activités non professionnelles, je suis amené à rédiger des documents relatifs à l’organisation d’une structure Internet et à faire valider ces documents par plusieurs collaborateurs qui peuvent à leur tour les enrichir et les modifier, les approuver, les faire évoluer. Rien que de très classique en matière de gestion de document et de travail collaboratif centré autour d’un process moyennement bien défini au passage.

N’ayant pas la capacité d’investissement suffisante pour utiliser des outils spécifiques, et le besoin non plus d’ailleurs pour être franc, nous avons décidé d’utiliser les outils mis à notre disposition généreusement sur Internet, et particulièrement ceux que l’on classe aujourd’hui dans la fameuse catégorie des applis 2.0 (à quand les 3.0 d’ailleurs …).

Première étape, rédaction de documents avec le traitement de texte en ligne Google Docs, pour un premier test, et process de validation par partage des documents et notification mail.

Deuxième étape, mise en commun du contenu de ces documents, mise à jour temps réel en réunion, partage et finalisation des contenus, le tout en réunion virtuelle grâce à Skype, les collaborateurs en question étant répartis aux quatre coins de la planète Europe.

Résultat du test : un document de synthèse rédigé en moins de 5 jours (il en aurait fallu beaucoup plus par échange de fichiers et mails en raison du traitement asynchrone rendu nécessaire par la messagerie et l’envoi de pièces jointes), une validation du contenu en une soirée (gain énorme par rapport aux nombreux échanges envisagés précédemment) et une publication du document dans sa version officielle en temps réel grâce à la mise à disposition des outils de notification/publication de l’application.

J’ai conscience que c’est un exemple dont la portée est limitée, que les divers aspects propres à une activité professionnelle (sécurité – confidentialité) n’ont pas été abordés dans leur intégralité, mais à mes yeux c’est une belle démonstration de ce que les applications web peuvent nous offrir dès aujourd’hui. Si l’on imagine ce que pourrait être leur impact une fois implantées au sein d’un progiciel d’ECM ou de BPM, il y a fort à parier que l’adhésion des utilisateurs serait encore plus grande qu’elle ne l’est aujourd’hui. L’efficacité est réelle, il y a un vrai confort à disposer d’applications légères mais pertinentes, fiables, fonctionnelles, et cela ne passe pas nécessairement par la mise en oeuvre des outils les plus puissants du marché.

Je vous invite à vous poser les bonnes questions dès lors que vous êtes face à une problématique de cet ordre et à tenter l’expérience. L’idée n’est pas ici de faire la promo de Google Docs, vous l’avez bien compris et j’aurais d’ailleurs pu utiliser tout aussi bien Zoho Writer ou un Wiki, mais tout simplement de vous amener à réfléchir sur la pertinence des outils mis en oeuvre au quotidien, dans le cadre de tâches bien maîtrisées, afin de gagner en efficacité. Je vois encore trop souvent des interlocuteurs dans le cadre de mes activités professionnelles réfléchir au choix d’un progiciel de gestion très élaboré, avec les conséquences que cela peut avoir pour leur organisation, sans avoir mesuré les besoins fonctionnels évoqués par les utilisateurs et adapté leur démarche à l’étendue de ces besoins.

Je suis preneur de toutes vos expériences en la matière pour mesurer l’impact que cela peut avoir en matière d’applications métiers, c’est un sujet qui m’intéresse alors n’hésitez pas à réagir Lire la suite :

Quel usage pour les outils collaboratifs en ligne ?

Jean-Christophe — Mon, 04 Dec 2006 17:58:50 +0000

2.0 ou pas, il est de toute évidence impossible de passer à côté des différentes offres qui se développent actuellement en matière de collaboration sur le web : suites bureautiques en ligne, outils de partage de l’information, outils de collaboration, gestion de projets, wikis de documentation, l’invasion est telle que même la sortie récente du tant attendu Windows Vista a failli râter son effet. Les suites bureautiques en ligne sont partout, elles démoderaient même MS Office 2007 et Vista avant même leur déploiement selon certains tant leur succés se fait sentir.

Plutôt que de faire une liste exhaustive de ces outils, j’ai préféré tester par moi-même et voici en quelques lignes mes premières impressions.

J’ai donc utilisé la suite Google Docs qui offre traitement de texte et tableur en mode partagé au sein d’une équipe rédactionnelle afin d’écrire quelques articles et de les soumettre tant à la relecture qu’à l’approbation de mes co-rédacteurs. L’utilisation est d’une déconcertante facilité : création d’un compte en quelques minutes, accès au site et je peux commencer à rédiger immédiatement. Les fonctionnalités de formatage du texte dans l’application de traitement … de texte sont traditionnelles, pas de fioritures mais les capacités d’édition suffisent pour proposer un document ‘propre’. J’ai même pu insérer une image à titre illustratif en la téléchargeant depuis mon poste de travail, rien à dire.

Le document est sauvegardé automatiquement à intervalles de temps réguliers, il est même possible de visualiser les différentes révisions en un clic de souris avec surlignage des modifications d’une version à l’autre. Là-aussi RAS, c’est simple mais efficace.

Côté collaboration, deux options sont proposées, la première consiste à désigner des lecteurs qui pourront donc accéder au document en lecture seule, la seconde consiste à désigner des� co-rédacteurs qui pourront eux modifier le document. Rien d’exceptionnel si ce n’est que la modification simultanée est prise en compte et pas mal gérée. A vérifier à l’usage mais les premiers tests montrent une très bonne gestion des accès partagés. Un bon point.

Rédiger en ligne c’est bien, exporter le document c’est mieux. Google Docs offre des fonctionnalités d’export vers les formats MS Word, RTF, PDF, plus que suffisant dans mon cas. L’import est possible également, depuis MS Word par exemple pour une utilisation hos-ligne. J’ai testé là-aussi. Export et import se sont bien passés, par contre le formatage fait dans Word en local n’a pas été exactement respecté lors de l’import, et certaines puces par exemple ont été remplacées. Rien de grave mais c’est à savoir.

Première conclusion positive donc en ce qui me concerne. J’utilisais précédemment un wiki pour rédiger en collaboration avec mes partenaires, j’avoue que la suite bureautique en ligne est beaucoup plus conviviale, la saisie plus intuitive (pas de syntaxe wiki à respecter) et les capacités d’import – export meilleures (que le wiki que j’utilisais, Dokuwiki).

Je n’ai pas pu tester le niveau de sécurité associé à ce type d’application, je n’oserais pas encore confier à un prestataire externe mes documents professionnels sensibles mais par contre j’imagine bien ce type d’application remplacer à moyen terme les suites bureautiques installées sur les postes utilisateurs qui n’en ont pas un usage régulier. Coût de licences et de maintenance aidant, je suis prêt à parier qu’il y a là un avenir en or, nous le saurons d’ici quelques mois j’imagine mais à n’en pas douter voir les tenors du secteur procéder à autant d’acquisitions me laisse penser que je ne me trompe pas trop.

Je suis par contre preneur de vos retours d’expériences dans des cas d’utilisation différents, avec des suites différentes, d’autres types d’outils, n’hésitez pas à commenter cette note.Lire la suite :

IBM installe Notes dans une clé USB

Jean-Christophe — Tue, 24 Oct 2006 14:20:41 +0000

Après les applications bureautiques sur clé USB, c’est au tour des outils collaboratifs. IBM vient de dévoiler une version de Notes particulièrement économe en espace puisqu’elle tient sur une clé de 512 Mo et permet même de bénéficier des fluxs RSS. Ainsi tout salarié IBM (d’ailleurs ça va certainement m’arriver ) peut se connecter à n’importe quel PC et utiliser sa messagerie sans autre effort. Sincèrement, je trouve ça plutôt pas mal !

A quand les applications BPM exposées via un navigateur web embarqué sur clé USB (ça c’est déjà fait) avec synchronisation des données à la reconnection ??
IBM installe Notes dans une clé USB

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