Toujours en direct de Bruxelles pour aborder l’année 2010 avec IBM, j’avais envie de vous passer quelques notes sur mes meetings récents. Plein de bonnes choses en prévision pour cette année 2010, je vous renvoie en fin de note pour en savoir plus.

Parmi les nombreuses sessions d’aujourd’hui, j’ai particulièrement apprécié celle qui présentait les problématiques persistantes des entreprises qui utilisent déjà une solution d’ECM. Quelques citations notées de ci de là qui montrent que l’ECM ne règle pas (encore) tout, ce qui laisse de la place à de très sympathiques évolutions mais là, il va falloir attendre un peu pour en savoir plus (!).

Chaque utilisateur d’une solution d’ECM rencontre au quotidien l’une ou l’autre des difficultés ci-dessous sinon toutes :

• conserve encore trop d’informations et en stocke toujours plus car trier est coûteux en temps et en énergie,
• ne peut pas accéder directement à la bonne information quand il en a besoin parce qu’elle est introuvable ou masquée par une masse d’autres informations dans des silos distincts,
• ne peut pas se fier à l’information trouvée sur son client car le cycle de vie de cette information n’est pas suffisamment contrôlé,
• doit fournir un service client (interne comme externe) toujours meilleur, avec moins de moyens, car ceux qui savent faire ça tiennent le haut du pavé en matière de concurrence commerciale,
• veut optimiser son activité quotidienne en anticipant les besoins de ses clients, en réduisant la fraude, en disposant d’une vue (encore) plus complète de ses clients, en disposant très tôt d’un retour sur la qualité des produits commercialisés et la satisfaction client qui va avec.

Chaque utilisateur d’une solution ECM aspire à résoudre ces différentes problématiques car la solution existe, elle est contenue dans la masse d’information stockée mais pas nécessairement exploitable sous une forme facilement manipulable. On est donc en droit de penser que ces problématiques seront celles qu’il faudra adresser dorénavant et je vous engage d’ailleurs à laisser en commentaire vos propres observations en la matière.

Autre info qui concerne la multiplication des contenus au sein des référentiels ECM. J’ai noté le chiffre car cela m’a paru incroyable mais l’info est véridique, une entreprise américaine a pu constater qu’elle stockait les mêmes documents de multiples fois, le record pour un de ces documents (des termes de contrat) étant de 1200 copies avec 5 versions différentes, toutes diffusées sur les serveurs en interne ! De quoi se poser quelques bonnes questions sur ses propres référentiels non ? Retenons le chiffre que je citais déjà lors de la dernière conférence chez IDC, il est admis que 70 à 80% des contenus stockés aujourd’hui dans les référentiels ECM sont des contenus inutiles car dupliqués ou obsolètes, et donc à supprimer. Je vous laisse faire le calcul en matière de coût de gestion et de stockage.

Autre chiffre relevé, 69% des entreprises interrogées par le Gartner lors d’un récent sondage ont avoué avoir 6 ou plus référentiels de stockage de leurs contenus. Le problème n’étant pas tant de gérer les 6 référentiels mais bien de consolider l’accès aux documents et informations ainsi gérés.

Pour en savoir plus, je vous invite à venir découvrir les différents sujets qui vont être abordés lors de la conférence majeure de l’année en matière de Gestion de l’Information chez IBM, l’IOD 2010 qui se tiendra à Rome au mois de Mai. Les speakers ont déposés leurs dossiers, le choix sera bientôt fait par le comité de sélection et en attendant vous pouvez venir échanger et poser vos questions sur LinkedIn dans le groupe IOD 2010 ou sur la page Facebook dédiée. Pour ceux qui fréquentent Twitter, suivez le hashtag #IOD2010.Lire la suite :

• 7 conseils pour optimiser son espace de stockage
• Gestion des emails ou archivage des emails ?
• Pourquoi implémenter une solution d’ECM/BPM ?
• UserNet 2007 – Rome
• Club Utilisateurs CMOD
• Le bloc-notes ECM-BPM : les liens de la semaine
• Le site IBM ECM référence BPM Bulletin
• Quelques chiffres clés sur l’ECM, l’Imaging, la gestion des emails – Rapport AIIM
• L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 1
• email Search : la recherche dans les eMails, prochain (vrai) challenge de l’ECM ?

Voici la suite de l’article publié récemment sur le sujet de l’essor de l’information numérique et dont vous trouverez la première partie ici.

Dans cette première partie, je m’intéressais à l’évolution de la GED et des systèmes de gestion de documents vers ce qui est devenu l’ECM, d’hier à aujourd’hui. Dans cette deuxième partie j’aborde l’évolution de l’ECM d’aujourd’hui à demain.

L’ECM est une réalité pour la plupart des entreprises qui positionnent  désormais la gestion des contenus comme une de leurs problématiques majeures. Pour autant, qu’attendre de l’avenir ? Quels sont les besoins émergents ?

Premier constat : nous faisons tous face à une véritable explosion des volumes concernés et donc stockés. Je cite dans la présentation quelques chiffres révélateurs* :

• chaque jour 15 Petabytes d’informations nouvelles sont créés
• 80% des nouveaux contenus sont non-structurés, la plupart sont des emails
• une entreprise type de 1000 collaborateurs dépense 5.3 M$ par an en moyenne pour trouver les informations stockées sur ses serveurs
• 42% des managers avouent utiliser de mauvaises informations au moins une fois par semaine

*Information Week, “State Of Enterprise Storage Changing Priorities, Changing Practices”, Jan 2009. Delahunty, Steve – IDC: Expanding Digital Universe, 2007

Deuxième constat : toute entreprise aujourd’hui doit gérer le chaos résultant de cette quantité croissante de données stockées, les besoins en archivage relevés précédemment évoluant en des besoins de gestion des archives (on passe de l’archivage technique à la gestion des archives).

Il convient donc désormais d’être capable de gérer la pertinence des contenus stockés. Il ne suffit plus de dire « je stocke tout pour être tranquille » mais « je ne stocke que l’information critique, à forte valeur ajoutée, à haut risque pour mon entreprise, à des fins de conformité« .

Les outils doivent s’adapter, ne plus se contenter d’offrir des capacités de collecte et de stockage passives mais apporter une réelle intelligence, que ce soit au niveau de la collecte automatisée (on ne collecte plus tout systématiquement) et de l’archivage (on ne garde plus tout systématiquement). On passe de l’injection en masse dans un référentiel à la collecte intelligente et automatisée des contenus.

Il va donc devenir crucial désormais de prendre en compte ces éléments qui doivent faire partie de tout projet de gestion des informations d’entreprise, quand bien même la volumétrie ne serait pas une problématique initiale. Fort heureusement les éditeurs disposent déjà de solutions pour répondre à ces nouveaux besoins.

Autre problématique qui nous préoccupe tous et de plus en plus au quotidien, l’environnement et les problématiques associées. Il peut paraître curieux au premier abord de parler « green » dans un article sur la gestion des contenus mais pourtant c’est bien un sujet qui commence à soulever pas mal de réflexions chez de nombreux industriels (et d’ailleurs les intervenants précédents lors de la conférence IDC l’ont citée plusieurs fois).

Vers le Green ECM

On parle effectivement de Green ECM dès lors que l’on s’intéresse aux conséquences induites par l’absence de gestion suffisante des contenus et informations.

Comme je le mentionne dans la présentation, « ce n’est pas qu’une question d’arbres …« , on a en effet souvent tendance à rappeler que dématérialiser va permettre de sauver quelques arbres, ce qui donne bonne conscience déjà à ceux qui le font et permet effectivement de sauver les arbres en question ! Au-delà de ça, il y a bien d’autres considérations parmi lesquelles :

• la multiplication des espaces de travail collaboratifs permet de diminuer le nombre de réunions physiques et les déplacements associés
• la diminution du nombre d’archives physiques permet de diminuer la surface de locaux nécessaires à cet archivage et la facture énergétique associée
• la diminution du nombre d’expéditions diminue les besoins en impression (les arbres !) mais aussi et surtout en transport et expéditions
• la flexibilité donnée aux collaborateurs qui peuvent accéder à toute information nécessaire à distance leur permet de diminuer le nombre de déplacements (en période de grève ou de mauvais temps, on imagine tous les conséquences bénéfiques pour l’environnement de pouvoir travailler à distance)
• réduire le nombre de locaux nécessaires pour accomplir la même quantité de travail avec une meilleure qualité permet de diminuer les coûts environnementaux associés à l’immobilier

Chacun y verra se qui correspond le mieux à son activité au quotidien mais force est de constater que cette tendance n’est pas éphémère et qu’elle va s’affirmer dans les années à venir pour prendre une importance capitale. Là-aussi, il conviendra de faire dès aujourd’hui des choix structurants pour l’avenir, ou tout au moins des choix qui n’imposent pas de contrainte environnementale forte difficile à lever par la suite.

En conclusion, voici résumés quelques sujets de réflexion pour celles et ceux d’entre vous qui ont à mettre en œuvre une politique de gestion de l’information dans leur entreprise. Les différents points évoqués dans ces deux articles sont le résultat d’une observation des comportements et besoins évoqués par les industriels rencontrés ces dernières années et qui sont tous d’accord dans leur ensemble sur ce constat. Je vous laisse tirer vos propres conclusions et vous invite à laisser un commentaire auquel je me ferai un plaisir de répondre. Si vous souhaitez découvrir la présentation dans son intégralité, elle est disponible ci-dessous au format Présentation visuelle :

et l’enregistrement vidéo est lui en ligne sur le site d’IDC.

Lire la suite :

• L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 1
• Gestion des emails ou archivage des emails ?
• ECM / BPM : Introduction
• La gestion des contenus prend sa dimension
• Mise en oeuvre de la dématérialisation – Cas pratiques pour l’archivage électronique
• Moteur de blog, le nouveau CMS universel ?
• Liens ECM-BPM-Médias Sociaux de la semaine
• Le bloc-notes ECM-BPM du 09/16/2008
• Quelques chiffres clés sur l’ECM, l’Imaging, la gestion des emails – Rapport AIIM
• Le bloc-notes ECM-BPM du 09/20/2008

Si vous suivez l’actualité du blog, vous avez noté que j’étais invité par IDC (et mon employeur) à participer le 9 décembre à la Conférence Information Management.

Je reprends ici le contenu de ma présentation, agrémenté de quelques notes personnelles, pour ceux qui n’ont pu assister à la présentation. C’est aussi une façon de faire le point en ce début d’année sur l’évolution des besoins et technologies en matière de Content Management, et de présenter ma vision sur les évolutions possibles pour l’avenir.

J’ai scindé cet article en deux parties, hier et aujourd’hui pour la première partie, aujourd’hui et demain pour la deuxième. Vous trouverez en fin de note un lien vers la deuxième partie publiée très prochainement.

A l’origine de l’ECM il y avait la gestion de documents. La gestion de documents répondait à plusieurs besoins. Parmi ces besoins et les systèmes permettant de les couvrir on identifiait la GED – Gestion Electronique des Documents – pour la gestion des documents bureautiques, l’imaging pour la gestion des documents dématérialisés, le WCM – Web Content Management – pour la gestion des contenus web et le Groupware pour tous les aspects collaboratifs.

Cette approche systémique a vite trouvé ses limites : silos de données et documents distincts et étanches, manque d’intégration et de communication avec le système d’information, cloisonnements applicatifs, manque de souplesse et d’agilité, couverture fonctionnelle restreinte.

L’ECM – Enterprise Content Management – a pris petit à petit le pas, poussé par tous les utilisateurs souhaitant voir l’organisation de leurs données gérée non plus par silos mais selon le ‘où’ et le ‘comment’ ils utilisaient ces données. Je le cite d’ailleurs dans la présentation »où et comment les gens travaillent dictent la façon de gérer les contenus. »

Les utilisateurs et responsables interrogés avouaient (hier comme aujourd’hui encore) que « chez nous tout le monde est auteur de contenus … » ou « nos besoins vont au-delà du partage et de la collaboration …« , les responsables d’entreprise reconnaissant eux très souvent que « le risque encouru dans notre secteur est en permanence élevé …« .

L’ECM (et le BPM pour partie aussi selon les entreprises) est venu combler les manque de la GED et des autres systèmes distincts pour répondre à ces attentes. Garder le contrôle permanent de l’information ne peut se faire qu’avec un système global, unifié, intégré et non avec des systèmes disparates.

On retrouve donc avec l’ECM les trois fondamentaux :

Savoir

• donner le moyen aux utilisateurs de retrouver et d’analyser l’information
• leur donner la capacité à évaluer et à décider dans un contexte métier particulier
• collecter de la façon la plus automatique possible toute l’information critique en rejetant toute information qui ne l’est pas

Gestion

• organiser et gérer l’information au sein d’un référentiel le plus unifié possible
• traiter toutes les informations qui doivent l’être et seulement celles-là en collaboration avec les personnes concernées
• archiver ce qui doit l’être et écarter le reste
• garantir (et prouver) la mise en conformité de ces informations selon les normes et règlementations en vigueur dans le secteur d’activité concerné

Optimisation

• pouvoir optimiser en continu la pertinence du fond documentaire et les processus de consommation associés
• analyser au mieux la valeur des contenus ainsi gérés et prévoir les évolutions, les tendances, anticiper
• gérer la performance de l’organisation consommatrice de cette information et en mesurer les écarts, mettre en évidence les dysfonctionnements

D’hier à aujourd’hui, l’ECM a su gagner ses lettres de noblesse en entreprise et la plupart d’entre elles aujourd’hui positionnent la gestion des contenus comme une de leurs problématiques majeures. Pour autant, qu’attendre de l’avenir ? Quels sont les besoins émergents ?

A suivre « L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 2″ …

Lire la suite :

• L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 2
• ECM, GED et CMS, à ne pas confondre
• Solution de Gestion des dossiers numériques du personnel – HR – Aconso
• Une semaine dédiée au WCM …
• WCM or not WCM ?
• La gestion des contenus prend sa dimension
• Quelle évolution pour les moteurs de recherche dans les référentiels documentaires ?
• ECM / BPM : Introduction
• 7 conseils pour optimiser son espace de stockage
• Il y a archives et … archives …

Photo (C) Pntphoto

Je profite de cette période de rentrée pour traiter d’un sujet de fond sur la Gestion de l’Information, sujet au combien présent dans toutes les discussions actuellement (j’ai d’ailleurs eu la question lors de ma récente présentation dans le cadre des TechSoftware IBM) : quel avenir pour la Gestion de l’Information en Entreprise et surtout quels sont les axes de développement et les nouveaux besoins des entreprises ?

J’ai aussi pu participer récemment à une discussion sur le sujet et voici résumés les différents éléments qui constituent peu ou prou ma vision personnelle sur le sujet.

Pourquoi parler de nouvelle forme d’intelligence en matière de Gestion de l’Information ?

Tout simplement parce que nous vivons dans un monde industriel de plus en plus instrumentalisé et de plus en plus interconnecté. Ce nouveau maillage génère un nombre croissant de mises en relations inter-entreprises, inter-acteurs, qui permet à ces Entreprises de devenir plus ‘intelligentes’ si elles s’en donnent les moyens. Ceux-ci ne sont pas uniquement humains, ils sont technologiques et supportés par une infrastructure adaptée.

La quantité de données stockées dans des silos distincts explose : chaque applicatif métier possède en général son propre référentiel de données et gère des volumes à la croissance exponentielle de ces mêmes données qui sont souvent gérées par ailleurs par un autre applicatif métier. Redondance et cloisonnement, comment tirer profit de cette masse d’information sans vision globale ?

Les entreprises mettent en œuvre de nouveaux processus métiers, de nouveaux comportements : il faut travailler mieux, de façon plus agile, plus souple, en déployant des processus toujours plus dynamiques.

L’infrastructure de gestion des données manque encore la plupart du temps de souplesse et reste coûteuse : elle se doit d’évoluer vers une forme plus intelligente, moins cloisonnée, moins coûteuse, plus sécurisée, plus dynamique.

Les ressources sont limitées : la période n’est plus à l’abondance, il faut faire mieux avec moins, être plus efficace sur son marché, face à ses concurrents, être mieux outillé pour développer de nouvelles pratiques.

Il devient donc indispensable de disposer d’une infrastructure de gestion de l’information qui réponde à toutes ces problématiques, qui permette aux managers de mieux manager, aux décideurs de mieux décider, aux gestionnaires de mieux gérer. Il est communément admis qu’un manager passe 2 heures par jour à rechercher des informations dont une bonne moitié ne s’avère pas fiable.

Le volume de données gérées explose : en 2010, le volume de données codifiées gérées par une entreprise doublera toutes les 11 heures, il y a là un véritable défi à relever pour pouvoir non seulement prendre en compte ces données (au sens métier comme au sens technologique) mais aussi et tout simplement pour les gérer. 80% de ces données seront non structurées : mails, documents électroniques, flux dématérialisés, échanges électroniques divers.

Un fort besoin de visibilité

L’entreprise d’aujourd’hui doit prendre l’avantage sur son marché, sur ses concurrents. Il lui faut pour cela prendre toujours plus de décisions structurantes, faire des choix plus pertinents, plus rapides, avec un fort degré de réactivité et de fiabilité. Il y a un véritable changement de gestion de la décision, on passe d’une vision orientée processus à une approche systémique globale.

Pourquoi faire évoluer son infrastructure de Gestion de l’Information ?

- Pour mieux gérer toutes les données
Les infrastructures de Gestion de l’Information en place sont la plupart du temps limitées en capacités fonctionnelles. On pense avoir plus d’informations disponibles mais proportionnellement on en a moins du fait d’une gestion inadaptée. C’est particulièrement vrai pour les données temps réel.

- Pour augmenter ses capacités de prédiction
Il devient crucial de pouvoir capturer, analyser et pronostiquer de façon plus globale, plus réactive et plus fine en même temps. Pouvoir aller plus loin dans la compréhension des données concernées est un atout vital.

- Pour engager la bonne chaîne de valeur
Les manageurs doivent engager les bons acteurs en fonction des informations en leur possession. C’est aussi vrai pour tout collaborateur de l’Entreprise qui doit pouvoir décider de ses actions en fonction du contexte dans lequel il est placé. Et ces informations, ce contexte doivent parvenir de la façon la plus dynamique possible, avec le meilleur niveau d’analyse et de corrélation possible afin de faciliter et d’optimiser la prise de décision.

- Pour agir le plus rapidement possible
Etre rapide et pertinent, faire les bons choix le plus vite possible, disposer de toutes les informations disponibles au bon moment. L’infrastructure de Gestion de l’Information doit pouvoir adresser l’ensemble des problématiques techniques, toutes les dynamiques propres au marché concerné, et lever les limitations propres aux ressources humaines invoquées pour faciliter la prise de décision.

L’évolution est en route, les Directions Générales sont pro-actives, la plupart des projets actuels vont déjà dans ce sens. Les éditeurs suivent, qui mettent sur le marché des offres globales, mais il faudra encore du temps pour généraliser ces infrastructures nouvelles. Quoi qu’il en soit, il est temps de se pencher sur la question et d’intégrer ces réflexions dans les projets en cours ou à venir.Lire la suite :

• Business Intelligence, ECM et données non structurées
• Information Management: gérer, intégrer, analyser et gouverner les données
• Du collaboratif aux contenus d’Entreprise – acte 1
• IBM SPSS Decision Management – l’analyse prédictive en 3 clics
• Retour sur le Forum Intégration et Gouvernance de l’Information
• Forum Intégration et Gouvernance de l’Information 2011 – Live sur Twitter
• Gestion de l’Information d’Entreprise, Enterprise 2.0, l’Entreprise du futur ?
• La gouvernance de l’information dans les entreprises du secteur privé – Etude PAC
• Gestion de l’Information : l’évolution des volumes et des types d’informations à gérer
• Partager l’information, une question de survie ?

Selon IDC (et à peu près tout le monde d’ailleurs), les types et quantités d’information que nous allons devoir prendre en compte et gérer/stocker d’ici à 2010 sont répartis en 3 groupes principaux :

• les données structurées
• les données semi-structurées
• les données non structurées

Le diagramme ci-dessous présente la répartition de ces types de données et leur taux d’évolution supposé. On notera que les données structurées sont en décroissance, il s’agit là de tout ce que l’on stocke dans les bases de données, les tableurs, les fichiers à plat. La croissance concerne principalement les données non structurées, ce qui prouve s’il en était besoin que l’avenir est radieux pour les solutions de Gestion de Contenus d’Entreprise et que les entreprises elles vont devoir plancher sur la question si elles ne l’ont pas déjà fait.

Autre remarque à la lecture du diagramme, l’apparition des données issues des nouveaux systèmes de publication de type 2.0, les wikis, la messagerie instantanée, les blogs. La reconnaissance vocale fait aussi son apparition.

[cliquer sur le diagramme pour le voir en plus grand ...]

• 56% des DSI considèrent que l’ECM est une dimension stratégique ou au moins très importante pour eux
• 75% ont une stratégie de déploiement d’une ou plusieurs solutions déjà en place ou à venir dans les prochains 24 mois
• 98% des dirigeants d’Entreprises considèrent que la mise en oeuvre de solutions de Compliance – Conformité est important voire très important.

Lire la suite :

• Information Management: gérer, intégrer, analyser et gouverner les données
• Business Intelligence, ECM et données non structurées
• La gouvernance de l’information dans les entreprises du secteur privé – Etude PAC
• Qu’est-ce que Big Data ?
• Du collaboratif aux contenus d’Entreprise – acte 1
• Gestion de l’Information, BPM et IBM, un résumé de l’actualité
• La Convention des Décideurs 2009 pour PME/PMI et Entreprises de Taille Intermédiaire
• Retour sur le Forum Intégration et Gouvernance de l’Information
• Gouvernance des données et contraintes réglementaires
• Acquisition de Netezza, l’analytique au service de la gestion de l’information