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10 chiffres clés à retenir en matière de Gestion des Documents

Jean-Christophe — Tue, 13 Apr 2010 15:11:17 +0000

Une note rapide (et un peu facilement recopiée de Digital Landfill, j’avoue) pour vous communiquer quelques chiffres à retenir en matière de Gestion des Documents. J’ai trouvé l’info intéressante aussi je vous la traduis vite fait en français, les chiffres parlent d’eux-mêmes :

Les entreprises dépensent en moyenne $20 en temps de travail pour classer chaque document, $120 pour retrouver un document mal classé ou égaré et $220 pour reproduire un document définitivement perdu.
7.5 % de tous les documents sont perdus ; 3 % des autres sont mal classés.
Les collaborateurs d’une entreprise passent en moyenne 5 à 15 % de leur temps à lire des informations relatives à leur métier, mais jusqu’à 50% à les chercher.
Un document est photocopié en moyenne 19 fois (moi aussi j’ai du mal à le croire et pourtant …).
Il y a environ 4 trillions (milliards de milliards) de documents existants aux Etats-Unis et le taux de croissance est de 22% par an (PricewaterhouseCoopers).
Les collaborateurs d’une entreprise reçoivent en moyenne 18 Mb d’e-mail par jour (chiffres 2007) ; ce chiffre devrait passer à 28 Mb en 2011.
Les utilisateurs envoient et reçoivent en moyenne 133 emails par jour (Radicati Group).
Un télécopieur (fax) coûte en moyenne $6,200 par an (Captaris); le temps moyen nécessaire à envoyer un fax manuellement est de 8 minutes.
Le coût moyen pour envoyer un dossier par courrier postal est de $8 à $15.
Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19% (Office Space Across the World 2008).

Autant de chiffres à rapprocher de ceux déjà cités dans une note précédente et qu’il convient d’adapter à son activité. Mais une chose est certaine, il y a fort à gagner à optimiser la gestion des documents et les échanges (et d’ailleurs je peux vous aider !!)

Source and Thanks to John Mancini : http://www.aiim.typepad.com

Illustration (C) Damon Duncan
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Salon Documation : 17 et 18 Mars 2010 Paris La Défense

Jean-Christophe — Wed, 03 Mar 2010 08:00:46 +0000

Documation est le (désormais) traditionnel salon dédié aux solutions de gestion des documents et de l’information.

La prochaine édition se tiendra les 17 et 18 Mars dans le cadre du CNIT à La Défense, et je serai présent au moins un des deux jours sinon les deux. Je vous invite donc cordialement à venir faire un tour, à découvrir toute l’actu en matière d’ECM et de BPM et aussi à partager si le cœur vous en dit, c’est aussi ça un salon.

Au programme en ce qui me concerne, une séance plénière avec un programme complet dont je ne peux encore vous dévoiler tous les détails mais ça devrait valoir le coup de participer. C’est aussi une bonne occasion de découvrir les nouveautés produits, les exemples d’applications et de venir parler de vos projets, personnellement j’aime bien échanger avec les visiteurs pendant ces journées là.

Pour en savoir plus sur le salon, visitez le site dédié et si vous comptez passer, faites-moi signe, on peut aussi convenir d’un rendez-vous pour prendre le temps

Pour vous donner envie, une petite vidéo qui présente l’édition 2009

Cliquer ici pour voir la vidéo.

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L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 2

Jean-Christophe — Thu, 21 Jan 2010 08:00:18 +0000

Voici la suite de l’article publié récemment sur le sujet de l’essor de l’information numérique et dont vous trouverez la première partie ici.

Dans cette première partie, je m’intéressais à l’évolution de la GED et des systèmes de gestion de documents vers ce qui est devenu l’ECM, d’hier à aujourd’hui. Dans cette deuxième partie j’aborde l’évolution de l’ECM d’aujourd’hui à demain.

L’ECM est une réalité pour la plupart des entreprises qui positionnent désormais la gestion des contenus comme une de leurs problématiques majeures. Pour autant, qu’attendre de l’avenir ? Quels sont les besoins émergents ?

Premier constat : nous faisons tous face à une véritable explosion des volumes concernés et donc stockés. Je cite dans la présentation quelques chiffres révélateurs* :

chaque jour 15 Petabytes d’informations nouvelles sont créés
80% des nouveaux contenus sont non-structurés, la plupart sont des emails
une entreprise type de 1000 collaborateurs dépense 5.3 M$ par an en moyenne pour trouver les informations stockées sur ses serveurs
42% des managers avouent utiliser de mauvaises informations au moins une fois par semaine

*Information Week, “State Of Enterprise Storage Changing Priorities, Changing Practices”, Jan 2009. Delahunty, Steve – IDC: Expanding Digital Universe, 2007

Deuxième constat : toute entreprise aujourd’hui doit gérer le chaos résultant de cette quantité croissante de données stockées, les besoins en archivage relevés précédemment évoluant en des besoins de gestion des archives (on passe de l’archivage technique à la gestion des archives).

Il convient donc désormais d’être capable de gérer la pertinence des contenus stockés. Il ne suffit plus de dire « je stocke tout pour être tranquille » mais « je ne stocke que l’information critique, à forte valeur ajoutée, à haut risque pour mon entreprise, à des fins de conformité« .

Les outils doivent s’adapter, ne plus se contenter d’offrir des capacités de collecte et de stockage passives mais apporter une réelle intelligence, que ce soit au niveau de la collecte automatisée (on ne collecte plus tout systématiquement) et de l’archivage (on ne garde plus tout systématiquement). On passe de l’injection en masse dans un référentiel à la collecte intelligente et automatisée des contenus.

Il va donc devenir crucial désormais de prendre en compte ces éléments qui doivent faire partie de tout projet de gestion des informations d’entreprise, quand bien même la volumétrie ne serait pas une problématique initiale. Fort heureusement les éditeurs disposent déjà de solutions pour répondre à ces nouveaux besoins.

Autre problématique qui nous préoccupe tous et de plus en plus au quotidien, l’environnement et les problématiques associées. Il peut paraître curieux au premier abord de parler « green » dans un article sur la gestion des contenus mais pourtant c’est bien un sujet qui commence à soulever pas mal de réflexions chez de nombreux industriels (et d’ailleurs les intervenants précédents lors de la conférence IDC l’ont citée plusieurs fois).

Vers le Green ECM

On parle effectivement de Green ECM dès lors que l’on s’intéresse aux conséquences induites par l’absence de gestion suffisante des contenus et informations.

Comme je le mentionne dans la présentation, « ce n’est pas qu’une question d’arbres …« , on a en effet souvent tendance à rappeler que dématérialiser va permettre de sauver quelques arbres, ce qui donne bonne conscience déjà à ceux qui le font et permet effectivement de sauver les arbres en question ! Au-delà de ça, il y a bien d’autres considérations parmi lesquelles :

la multiplication des espaces de travail collaboratifs permet de diminuer le nombre de réunions physiques et les déplacements associés
la diminution du nombre d’archives physiques permet de diminuer la surface de locaux nécessaires à cet archivage et la facture énergétique associée
la diminution du nombre d’expéditions diminue les besoins en impression (les arbres !) mais aussi et surtout en transport et expéditions
la flexibilité donnée aux collaborateurs qui peuvent accéder à toute information nécessaire à distance leur permet de diminuer le nombre de déplacements (en période de grève ou de mauvais temps, on imagine tous les conséquences bénéfiques pour l’environnement de pouvoir travailler à distance)
réduire le nombre de locaux nécessaires pour accomplir la même quantité de travail avec une meilleure qualité permet de diminuer les coûts environnementaux associés à l’immobilier

Chacun y verra se qui correspond le mieux à son activité au quotidien mais force est de constater que cette tendance n’est pas éphémère et qu’elle va s’affirmer dans les années à venir pour prendre une importance capitale. Là-aussi, il conviendra de faire dès aujourd’hui des choix structurants pour l’avenir, ou tout au moins des choix qui n’imposent pas de contrainte environnementale forte difficile à lever par la suite.

En conclusion, voici résumés quelques sujets de réflexion pour celles et ceux d’entre vous qui ont à mettre en œuvre une politique de gestion de l’information dans leur entreprise. Les différents points évoqués dans ces deux articles sont le résultat d’une observation des comportements et besoins évoqués par les industriels rencontrés ces dernières années et qui sont tous d’accord dans leur ensemble sur ce constat. Je vous laisse tirer vos propres conclusions et vous invite à laisser un commentaire auquel je me ferai un plaisir de répondre. Si vous souhaitez découvrir la présentation dans son intégralité, elle est disponible ci-dessous au format Présentation visuelle :

Conférence IBM IDC Paris 9 Décembre 2009

View more presentations from Jean-Christophe Dichant.

et l’enregistrement vidéo est lui en ligne sur le site d’IDC.

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L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 1

Jean-Christophe — Wed, 13 Jan 2010 08:00:43 +0000

Si vous suivez l’actualité du blog, vous avez noté que j’étais invité par IDC (et mon employeur) à participer le 9 décembre à la Conférence Information Management.

Je reprends ici le contenu de ma présentation, agrémenté de quelques notes personnelles, pour ceux qui n’ont pu assister à la présentation. C’est aussi une façon de faire le point en ce début d’année sur l’évolution des besoins et technologies en matière de Content Management, et de présenter ma vision sur les évolutions possibles pour l’avenir.

J’ai scindé cet article en deux parties, hier et aujourd’hui pour la première partie, aujourd’hui et demain pour la deuxième. Vous trouverez en fin de note un lien vers la deuxième partie publiée très prochainement.

A l’origine de l’ECM il y avait la gestion de documents. La gestion de documents répondait à plusieurs besoins. Parmi ces besoins et les systèmes permettant de les couvrir on identifiait la GED – Gestion Electronique des Documents – pour la gestion des documents bureautiques, l’imaging pour la gestion des documents dématérialisés, le WCM – Web Content Management – pour la gestion des contenus web et le Groupware pour tous les aspects collaboratifs.

Cette approche systémique a vite trouvé ses limites : silos de données et documents distincts et étanches, manque d’intégration et de communication avec le système d’information, cloisonnements applicatifs, manque de souplesse et d’agilité, couverture fonctionnelle restreinte.

L’ECM – Enterprise Content Management – a pris petit à petit le pas, poussé par tous les utilisateurs souhaitant voir l’organisation de leurs données gérée non plus par silos mais selon le ‘où’ et le ‘comment’ ils utilisaient ces données. Je le cite d’ailleurs dans la présentation »où et comment les gens travaillent dictent la façon de gérer les contenus. »

Les utilisateurs et responsables interrogés avouaient (hier comme aujourd’hui encore) que « chez nous tout le monde est auteur de contenus … » ou « nos besoins vont au-delà du partage et de la collaboration …« , les responsables d’entreprise reconnaissant eux très souvent que « le risque encouru dans notre secteur est en permanence élevé …« .

L’ECM (et le BPM pour partie aussi selon les entreprises) est venu combler les manque de la GED et des autres systèmes distincts pour répondre à ces attentes. Garder le contrôle permanent de l’information ne peut se faire qu’avec un système global, unifié, intégré et non avec des systèmes disparates.

On retrouve donc avec l’ECM les trois fondamentaux :

Savoir

donner le moyen aux utilisateurs de retrouver et d’analyser l’information
leur donner la capacité à évaluer et à décider dans un contexte métier particulier
collecter de la façon la plus automatique possible toute l’information critique en rejetant toute information qui ne l’est pas

Gestion

organiser et gérer l’information au sein d’un référentiel le plus unifié possible
traiter toutes les informations qui doivent l’être et seulement celles-là en collaboration avec les personnes concernées
archiver ce qui doit l’être et écarter le reste
garantir (et prouver) la mise en conformité de ces informations selon les normes et règlementations en vigueur dans le secteur d’activité concerné

Optimisation

pouvoir optimiser en continu la pertinence du fond documentaire et les processus de consommation associés
analyser au mieux la valeur des contenus ainsi gérés et prévoir les évolutions, les tendances, anticiper
gérer la performance de l’organisation consommatrice de cette information et en mesurer les écarts, mettre en évidence les dysfonctionnements

D’hier à aujourd’hui, l’ECM a su gagner ses lettres de noblesse en entreprise et la plupart d’entre elles aujourd’hui positionnent la gestion des contenus comme une de leurs problématiques majeures. Pour autant, qu’attendre de l’avenir ? Quels sont les besoins émergents ?

A suivre « L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 2″ …

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Testez vos connaissances en GED et dématérialisation

Jean-Christophe — Mon, 11 May 2009 08:39:49 +0000

Testez vos connaissances en GED et dématérialisation

Le Journal du Net vous propose un petit quizz sympa pour démarrer la semaine, et 10 questions pour tester vos connaissances en GED et dématérialisation.

Où il est question de numérisation, d’archivage, d’OCR, de tiers de confiance, de JSR-283, de choix de prestataire de dématérialisation, d’éditeurs et d’Open Source, de valeur légale de la facture électronique, de gestion des factures électroniques et d’Aproged !

A vous de jouer …

Quiz de Journal du Net: Testez vos connaissances en GED et dématérialisationLire la suite :

De la GED à l’ECM – vers une réflexion globale

Jean-Christophe — Fri, 20 Jun 2008 12:29:28 +0000

Une autre note pour comparer GED et ECM ? Pas vraiment, mais je réagis à certaines discussions récentes lors desquelles j’ai encore pu constater que ces deux notions ne sont pas toujours bien explicites pour tout le monde, et il m’a semblé bon de refaire un tour d’horizon de ce qui différencie, selon moi, la Gestion des Documents Electroniques de l’Enterprise Content Management. J’ai donc tenté de dresser un tableau le plus global possible, avec toutes les imperfections inhérentes à ce type d’exercice, mais je compte sur vous pour venir le corriger et le compléter. Cette note a été rédigée dans le train lors de mon dernier retour de rendez-vous en province, elle est donc le fruit de réflexions « à chaud » et par définition ni exhaustive ni objective

Un autre monde
ou « à autre période, autres besoins » …

L’Entreprise évolue aujourd’hui dans un monde en pleine ébullition. Le besoin de réactivité face à un marché en constante évolution est omniprésent, il est fondamental de savoir (pouvoir) bâtir sur un existant et de l’enrichir au fur et à mesure des besoins. Le besoin de minimiser les risques et les délais est partout, en pleine accélération, il faut savoir démontrer rapidement ses capacités à répondre à la demande, des clients, des partenaires, du marché.

Un modèle organisationnel en constante mutation
La concurrence est agressive :

si je ne le fait pas, les autres le feront
si je ne suis pas ce que font les autres, mes clients le feront
si je n’innove pas, les autres le feront avant moi
si je ne noue pas des partenariats, je n’évoluerai pas
si je ne sais pas gérer le changement en interne, je ne survivrai pas

Le cap de l’agilité opérationnelle est passé, le terme est rentré dans le vocabulaire industriel courant et je ne cotoie plus un seul Directeur de l’Organisation ou autre DSI qui ne se pose la question de savoir comment il va pouvoir adapter ses infrastructures à la demande des Directions métiers. C’est un enjeu crucial pour l’Entreprise, publique comme privée, et pour ses dirigeants.

La diversité des besoins est telle que ce que l’on va mettre en oeuvre dans 12 mois n’est pas toujours connu aujourd’hui, et les cycles projets raccourcissent de plus en plus, nous sommes dans l’ère du « je veux ce dont j’ai besoin aujourd’hui, tout de suite ». L’information est partout et il faut la gérer de façon globale, toute information a une valeur métier, aucune information ne peut être négligée.

Vers un développement global
L’Entreprise se développe au-delà de ses frontières traditionnelles, de son secteur d’activité initial. Les acteurs diffèrent, sont plus nombreux, ont des besoins différents. Les mécanismes de fusions/acquisitions ainsi que les regroupements sont légions. Les organisations doivent savoir s’adapter, les systèmes doivent savoir (et pouvoir) suivre ces différentes organisations, et plus que les organisations en elles-mêmes leur rythme d’existence et de mise en opération.

La GED a ses limites
L’étendue des fonctionnalités et capacités offertes par les systèmes de GED traditionnels trouve aujourd’hui ses limites face aux besoins évoqués précédemment. En effet, en effectuant quelques raccourcis (mais je ne prends pas trop de risque en avançant ces arguments) :

un système de GED adresse des besoins départementaux
un système de GED adresse les besoins d’une application au périmètre limité
un système de GED adresse une population d’utilisateurs limitée, pour un périmètre fonctionnel limité
un système de GED est vu comme une application, cohabitant avec d’autres applications

Un système de GED ne correspond plus aux enjeux et objectifs de l’Entreprise actuelle.
Le besoin d’échange avec « le monde extérieur » s’intensifie. En effet, là-aussi :

une GED adresse des besoins internes
une GED dialogue peu avec le S.I.
une GED ne gère que des documents

La diversité des sources et canaux d’information actuels, leur localisation répartie de façon transverse dans l’organisation, la fragmentation des contenus font que le système de GED trouve ses limites et ne sait plus nécessairement répondre aux besoins globaux. Son positionnement est réducteur.

Les services nécessaires à la mise en oeuvre d’une infrastructure moderne, distribuée, répartie, globale ne peuvent être offerts par les systèmes de GED qui n’ont pas été à l’origine conçus pour répondre à ces problématiques :

une GED expose un périmètre fonctionnel limité
une GED n’expose pas de services métiers
une GED ne participe pas aux processus globaux – métiers

Le respect des standards est une composante forte en matière d’architecture, il est impératif aujourd’hui de bâtir sur les standards tant industriels que technologiques qui offriront l’ouverture vers le monde extérieur et la compatibilité nécessaire au dialogue inter-organisations. Or :

une GED ne s’appuie pas nécessairement sur des standards technologiques
une GED ne s’intègre pas toujours facilement dans un schéma d’urbanisation global
une GED ne peut pas toujours tirer parti des standards présents dans le SI

La couverture fonctionnelle d’un système de GED est la plupart du temps limitée. Il reste peu évolutif, demande une intégration inter- applicative forte, très spécifique, contraire aux attentes en matière de souplesse et d’ouverture.

L’ECM étend la notion de GED
L’ECM sert une stratégie globale en adressant les problématiques d’Entreprise. Les plateformes d’ECM se positionnent en fournisseurs de services, au niveau infrastructure et non plus au niveau applicatif pur. Lorsqu’on parle ECM, on parle ‘urbanisation’ et non plus uniquement ‘application’.
L’ECM sait s’ouvrir au monde extérieur et intégrer les partenaires commerciaux (via le SI) quels que soient leurs standard propres. L’ECM sert des besoins localisés et localisables et permet une mise en oeuvre rapide de nouvelles applications à partir des services initialement mis en oeuvre.
L’ECM offre des mécanismes d’activation de l’Information et de fluidification des échanges nécessaires aux besoins métiers, couplés à un partage simple et efficace des ressources et contenus. L’ECM active les contenus.

L’ECM s’appuie sur des standards, elle est respectueuse de l’existant comme des systèmes à venir de par sa capacité à supporter les outils et méthodes génériques. Ces standards sont technologiques comme organisationnels et reconnus de tous. L’ECM s’intègre avec l’architecture existante et vient la compléter de façon harmonieuse. L’ECM n’implique pas de coûts induits spécifiques, si ce n’est ceux correspondant à la mise en oeuvre de ces standards, pour la plupart déjà présents au sein des organisations.

Un spectre fonctionnel élargi
A la différence des systèmes de GED, l’ECM propose des services métiers :

mutualisables
extensibles
évolutifs
pérennes
intégrés
performants

Le spectre fonctionnel est bien plus vaste, autorisant les applications bâties sur ces services à participer aux processus métiers sous-tendus la plupart du temps (via le BPM par exemple).

Mais encore …
Ce ne sont que quelques exemples et l’on pourrait enrichir cette note avec bien d’autres points. Pour comprendre plus en détail les tenants et aboutissants qui peuvent vous faire passer d’une réflexion « pure GED » à une réflexion globale, je vous renvoie vers l’étude « Global CEO Study » réalisée par IBM qui a le mérite de positionner clairement le débat, et j’en ai extrait la citation suivante qui me semble bien résumer la situation :

« Les changements s’accélèrent. Les consommateurs en exigent toujours plus et souhaitent disposer de produits sans cesse plus innovants. Il va nous falloir démultiplier notre capacité d’exploitation si nous souhaitons pouvoir répondre à cette demande. »
Dennis Jönsson, PDG de Tetra Pak

Je reste bien évidemment preneur de vos observations et remarques …Lire la suite :

Qu’est-ce que ? : le workflow documentaire

Jean-Christophe — Mon, 05 May 2008 15:34:48 +0000

Vaste sujet que celui du workflow, sans même parler de BPM encore. D’autant plus lorsqu’on commence à faire la différenciation entre workflow documentaire, workflow de formulaire et workflow métier (pour ne parler que de ceux là).

Je m’y étais essayé dans une précédente note (lire la note en question) et je vais donc reprendre en partie ce que je disais alors pour définir ma conception du workflow documentaire (chaque éditeur ayant bien sûr la sienne lorsqu’on rentre dans les détails fonctionnels) afin d’alimenter cette série « concepts ».

On entend donc par workflow documentaire tout processus consistant à faire circuler 1/ des documents et 2/ d’un utilisateur à un autre. Je mets volontairement l’accent sur ces deux points car il n’est pas question ici de traitement métier impliquant une quelconque intégration aux applications de l’entreprise (cf. ma définition des besoins rencontrés par les entreprises). C’est bien un « simple » circuit de routage des documents permettant à ces derniers de suivre un trajet prédéfini, pouvant être modifié par un des participants selon les cas (au run-time, si l’applicatif le permet ce que proposent la plupart des outils).

Ce circuit peut être purement séquentiel (le document passe d’une corbeille à l’autre sans possibilité d’aiguillage conditionnel) ou bien au contraire complexe et conditionné par les métadonnées portées par le document (par exemple envoi à un collaborateur A si une condition est satisfaite et à un collaborateur B dans le cas contraire). Il sera également possible d’envisager des retours à l’envoyeur, des étapes de rendez-vous (plusieurs collaborateurs doivent valider le même document avant que le circuit n’avance), des sauts d’étapes (un responsable ne valide que certains documents pour lesquels une métadonnée présente une valeur particulière), etc.

Un workflow documentaire ne fait pas appel à des instructions systèmes élaborées (appel de sous-procédures, composants applicatifs, Web Services, transactions SQL, etc.) ou si peu, selon les produits.

On retrouve par contre chez certains éditeurs la capacité de ce type de workflow à faire appel à des composants de manipulation des documents, par exemple de conversion au format PDF (« PDF Rendition »), de modification/enrichissement par une application bureautique (par exemple application d’un modèle MS Word), ce type de fonctionnalité vient enrichir la capacité du workflow à prendre en charge une partie des traitements (purement documentaires donc) afin de minimiser les tâches à faible valeur ajoutée précédemment attribuées aux utilisateurs.

L’exemple (volontairement simpliste) ci-dessous montre ce que peut être un workflow documentaire consistant à :

créer un document à partir d’une demande (par exemple nouvelle procédure Qualité)
le rédiger à partir d’un modèle MS Word, stockage local pendant la rédaction (l’idéal étant d’utiliser la gestion des versions offerte par la GED sous-jacente)
le faire relire
le faire corriger si les critères de relecture ne sont pas satisfaits
le faire valider
le corriger si les critères de publication ne sont pas satisfaits
le faire publier, classer en GED

Ce circuit incluant quelques retours et branchements conditionnels peut être complexifié afin de prendre en compte de multiples acteurs, un enchaînement plus complexe d’actions, des validations plus nombreuses, une publication multi-canaux, etc.

Comme on vient de le voir, un workflow documentaire vient compléter un système de Gestion des Documents afin d’en faciliter la circulation, l’enrichissement, la classification, la publication. Il est en ce sens orienté « utilisateurs » (‘human centric’ selon la terminologie usuelle) et s’intègre assez naturellement aux applications bureautiques.Lire la suite :

Qu’est-ce que ? : Classification automatique des documents

Jean-Christophe — Wed, 30 Apr 2008 05:05:27 +0000

Troisième note de la rubrique ‘concepts‘ dédiée cette fois à la présentation de la classification automatique des contenus.

L’utilisation d’un référentiel documentaire (GED, ECM) offre un ensemble de fonctionnalités de prise en compte, stockage et restitution des documents et contenus. La classification de ces informations est un point critique, à ne pas négliger, car on se doute facilement que quel que soit l’importance d’un document, s’il est mal référencé il sera difficile voire impossible à retrouver. Il va donc falloir mettre en oeuvre des procédures de qualification complexes fonctions de la nature des documents.

Pour pallier à cela, les systèmes d’ECM proposent désormais un module de Classification automatique qui va permettre de rendre aisée l’opération de caractérisation des contenus. Parmi les fonctionnalités couvertes par la plupart des outils :

organiser et tagger les documents en provenance de sources disparates
appliquer un modèle de classement structuré commun
améliorer l’accessibilité et la réutilisation des documents
optimiser la déclaration des Records (au sens Records Management) le cas échéant
accélérer le processus de classement
améliorer les résultats

Grâce aux fonctionnalités offertes par ce type de modules, on va pouvoir aisément tirer profit des contenus textuels des documents pour en assurer le classement (sur le mode analytique), à l’aide de fonctionnalités de type ‘recherche plein texte’ par exemple, ce qui s’avère généralement plus pertinent que le classement à base de règles métiers tel qu’on le connait traditionnellement (par exemple si le titre contient #xxF01 alors classer dans dossier ‘contrats’ + ‘France’ + ‘Janvier’).

Au contraire du classement à base de règles, le classement automatique propose un mode apprentissage (assez similaire dans l’esprit à ce que propose les modules de LAD/RAD) permettant d’optimiser le taux de classement au fil du temps.

Tout comme les services de type « Basic Content Services« , la classification automatique des documents est un moyen de favoriser l’adoption par les utilisateurs du référentiel ECM, leur permettant ainsi de stocker leurs documents sans nécessairement les classifier manuellement (gain de temps) et connaître le plan de classement à respecter (gain en qualité).Lire la suite :

Les associations influentes du secteur de la GED

Jean-Christophe — Fri, 25 Apr 2008 21:18:03 +0000

D’après un article du Journal du Net, les 6 associations les plus influentes du secteur de la GED sont les suivantes :

l’APROGED (association professionnelle de l’information et du document numérique en France)
l’ADBS (association des professionnels de l’information et de la documentation)
ClubNet (espace de rencontres, d’échanges et de networking sur tous les sujets liés à la webisation des organisations du travail, du e-Business)
l’Apronet (professionnels des TIC et de l’administration électronique dans les collectivités territoriales)
Edifrance (promotion et développement des Echanges Electroniques Professionnels (EEP) auprès des sociétés et administrations françaises)
GFII (regroupe les acteurs publics et privés de l’information professionnelle)
FedISA (fédération pour l’ILM (Information Lifecycle Management), le stockage et l’archivage)

Voilà beaucoup de monde pour parler d’un sujet qui semble mériter … qu’on en parle.

L’APROGED me paraît la plus connue du « grand public », mais les activités de toutes ces associations tendant à promouvoir l’usage des technologies ECM/BPM au sens large (archivage, GED, BPM, ILM, etc.) soulignons quand même l’effort fait par tous ces intervenants au quotidien.

Je suis d’ailleurs preneur d’infos sur les activités précises et respectives des uns et des autres, si vous avez une actualité à publier, n’hésitez pas à me le signaler.Lire la suite :

Qu’est-ce que ? : Imaging et Capture

Jean-Christophe — Wed, 23 Apr 2008 17:45:53 +0000

J’inaugure une série de notes pour banaliser les différentes technologies mises en oeuvre lorsqu’on parle d’ECM (Enterprise Content Management) et de BPM (Business Process Management). Il s’agira de brêves, exposant en quelques phrases de quoi il en retourne sur un sujet donné. Ces notes pourront être complétées de tous vos commentaires et ajouts, il ne tient qu’à vous de participer !

Pour commencer donc, le sujet du jour : Imaging et Capture.

Il s’agit là de tout ce qui touche, de près ou de moins près, à l’acquisition, au stockage, à la gestion et à la mise à disposition des documents électroniques.

Ces documents peuvent être issus de la dématérialisation (ou numérisation ou scannérisation), il peut aussi s’agir de documents électroniques d’origine bureautiques (traitement de texte, tableurs, présentations, bases de données, messages électroniques), de télécopies (fax), de flux d’impression (éditiques, COLD), de flux EDI, de formulaires électroniques. La liste est non limitative.

On fait appel à un vocabulaire à peu près normalisé pour désigner :

un document, composé d’une ou plusieurs pages
une page, élément unitaire, souvent appellé ‘image’
un dossier, conteneur de classement logique des documents
un pli, contenant un ou plusieurs documents
des métadonnées, caractérisant le document

Les documents une fois acquis par une « chaîne d’acquisition » ou « chaîne de numérisation » sont stockés dans un référentiel documentaire ou système de GED. Leurs métadonnées viennent alimenter un catalogue qui permet de les retrouver ultérieurement.

On parle d’opérations de :

scan, ou numérisation d’un document papier par le scanner
import de fichiers, ou prise en compte d’un ou plusieurs documents déjà numérisés
assemblage, ou regroupement de pages unitaires en document
indexation, ou caractérisation des documents
commit, ou stockage des documents dans le référentiel de contenus

On peut utiliser des fonctionnalités complémentaires telles que les suivantes.

traitement d’images : amélioration des images numérisées avec opérations de détection de codes à barres optionnelles
vérification d’images : contrôle qualité permettant de refuser une page mal numérisée
vidéocodage : saisie semi-automatique des métadonnées
détection de pages blanches : suppression des délimiteurs de documents au sein d’un lot ou des pages sans intérêt
OCR zonal ou Plein texte : indexation du contenu textuel des pages reconnu à l’aide d’un moteur d’OCR
LAD : lecture automatique des documents pour extraction des métadonnées
RAD : reconnaissance automatique des documents pour faciliter le travail d’indexation

Les outils d’Imaging et de Capture sont généralement intimement liès aux progiciels de Gestion Documentaire ou d’ECM et fournis par les mêmes éditeurs ou par des éditeurs spécialisés.Lire la suite :

La GED Open Source avec Smile

Jean-Christophe — Tue, 22 Apr 2008 10:27:23 +0000

Si les solutions de GED Open Source vous intéressent et si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur le site de Smile qui vous propose le téléchargement (gratuit) du livre blanc (disons un … White Paper) sur le sujet.

Alfresco, Nuxeo EP, Knowledge Tree, Maarch, Jahia, … Smile vous donne toutes les clés pour choisir la solution qui répondra le mieux à votre besoin.

Bénéficiez en toute liberté de l’analyse et des retours d’expérience du premier intégrateur de solutions open source en France.

Cet ouvrage de 70 pages, au format Pdf, s’efforce de réunir :

* Une approche générale des notions sous-jacentes à la gestion documentaire, fondement méthodologique de nombreux projets de GED.
* Une description des grandes fonctions attendues dans ce type de projet et de leurs enjeux.
* Un recensement des principales solutions open source de gestion de contenu documentaire.
* Une sélection des meilleurs outils, une évaluation de leurs forces, de leurs limites, de leur maturité.

Smile – LB GED
La GED open sourceLire la suite :

Gestion de numérisation avancée ou GED ?

Jean-Christophe — Mon, 14 Apr 2008 17:00:05 +0000

J’ai dû traiter ces derniers mois plusieurs dossiers pour lesquels il était question de dématérialisation de documents (en d’autres termes : numérisation) et la question s’est posée à chaque fois : quel est le besoin précis évoqué ? Démat’ ou GED ?

Je voulais revenir sur le sujet car le choix est structurant. Selon que l’on considère (une fois de plus) le document uniquement ou bien son traitement (i.e. l’information qu’il porte), le résultat n’est pas le même. Essayons donc de donner quelques critères de choix (comme toujours c’est bien personnel).

1. Je souhaite dématérialiser mes documents, et donc passer d’un état « physique » à un état « électronique ». Je garde ou pas les archives papier, c’est un autre débat. Je veux constituer un référentiel documentaire avec un catalogue central, je veux pouvoir classer, rechercher, afficher ces documents. je souhaite également disposer de fonctions avancées de LAD/RAD, de reconnaissance de caractères, d’OCR, d’ICR, de reconnaissance de formulaires, etc. Je ne souhaite pas nécessairement (voire pas du tout) utiliser les fonctions de circulation de ces documents, je ne souhaite pas gérer leur cycle de vie. Je sais par avance que je m’intègrerai aux applis existantes de circulation/workflow.

–> Je vais plutôt choisir une solution de dématérialisation qui saura la plupart du temps stocker les documents et en faire ce que je mentionne ci-dessus. Je ne recherche donc pas un système d’ECM.

2. Je souhaite dématérialiser mes documents pour les stocker, les retrouver, les afficher dans un but métier bien précis (par exemple en les appellant depuis une application métier à l’aide d’un Web Service). Ces documents ont un cycle de vie, ils doivent être validés, versionnés (le cas échéant), détruits après une certaine échéance (cf. les obligations légales). Je me dois de notifier certains utilisateurs de leur présence en ligne. Ces documents interviennent dans un processus commercial, interne comme externe, etc. Bien sûr je dois pouvoir être capable de leur appliquer lors de la phase de dématérialisation toutes sortes d’opérations de reconnaissance, de LAD/RAD, d’indexation et de vidéocodage.

–> Je vais plutôt choisir une solution de GED/ECM offrant des modules périphériques d’acquisition de documents évolués. je disposerai ainsi d’une solution fonctionnellement complète de bout en bout, intégrée. Je m’adresserai aux éditeurs de progiciels ECM et non aux éditeurs de solutions de dématérialisation ‘only’.

Bien évidemment rien n’est aussi simple en réalité mais il y a pourtant une claire différenciation aujourd’hui en matière d’offres sur le marché. Ne pas adresser le bon besoin, ne pas exposer clairement ses objectifs, ne pas fixer précisément le périmètre fonctionnel attendu peut amener à faire un choix erroné et à limiter les évolutions futures de l’application, évolutions qui ne manqueront pas d’arriver une fois la première phase mise en oeuvre.

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Pourquoi la GED n’est pas de l’ECM et … vice-versa

Jean-Christophe — Tue, 08 Apr 2008 16:47:26 +0000

Il peut paraître simple de faire l’assimilation entre les deux termes GED et ECM et encore plus simple de se dire que tout cela n’est que du marketing d’éditeur pur et dur et que finalement c’est … du pareil au même.

Je voulais quand même dire quelques mots sur le sujet car je vois passer de plus en plus de projets ces derniers mois qui « paraissent » parler d’ECM et ne sont au final que des projets de GED. Comment faire la part des choses entre les deux ? Comment préciser son besoin quand on rédige ? Simplement en s’intéressant au véritable besoin métier qui motive ce projet. Trivial, mais encore faut-il le dire.

Qu’est-ce qui motive le projet ? Quel usage des documents est prévu ? Y a-t-il un véritable besoin métier qui se cache (pas trop normalement) derrière tout ça ?

SI stocker vos documents dans un référentiel documentaire est le seul but, à des fins de rationalisation, d’efficacité, d’optimisation des services internes, de « protection » des documents, alors nous sommes vraisemblablement en train de parler de GED. Les documents seront stockés, certes, mais l’intérêt premier du projet n’étant pas de s’intéresser à l’information qu’ils portent alors ils resterons « à disposition », ce qui est un peu réducteur. Si au contraire les buts (avoués, il y en a forcément d’autres) du projet sont de porter l’information aux gestionnaires en charge des traitements, de fluidifier les échanges, d’améliorer la qualité de service, le temps de réponse, le SLA, etc. alors nous sommes plutôt dans le camp de l’ECM. La différence est plus grande qu’il n’y paraît. Dans un cas je règle un problème de gestion documentaire – et accessoirement d’archives papiers – mais je ne m’intéresse pas à la valeur intrinsèque des documents ; dans l’autre je mets en valeur l’information reçue ou émise pour améliorer mes processus métiers. Et je touche à plusieurs secteurs de mon organisation.

Faire cette différence est fondamental car cela va orienter les choix en phase en phase de décision et une fois l’outil choisi, il est bien difficile de faire machine arrière. Faut-il pour autant investir dans une suite ECM complète, luxueuse, performante (j’ai des noms …) si l’on ne souhaite pas implémenter une gestion de l’information à l’échelle de l’Entreprise ? Pas nécessairement, non. Mais il faut percevoir les limites de ce choix.Lire la suite :

Lisez-vous beaucoup sur le BPM ?

Jean-Christophe — Wed, 05 Mar 2008 17:51:19 +0000

Je suis curieux de savoir si vous lisez fréquemment des bouquins sur les sujets abordés sur ce blog, le BPM, l’ECM, la Gestion Electronique de Documents, la gestion de l’information, le workflow.

Face à la quantité d’informations disponibles sur l’Internet désormais, sur la pertinence de certains sites et blogs, éprouvez-vous encore le besoin d’investir dans un bouquin et trouvez-vous le temps de vous y plonger ?

Vous pouvez réagir en laissant un commentaire, si vous êtes en manque de choix, j’ai mentionné quelques références dans la (nouvelle) page « Livres » de ce blog et je vous invite (sincèrement) à me faire part de vos avis Lire la suite :

Catégories, classes de documents, tags, comment y voir clair ?

Jean-Christophe — Tue, 04 Mar 2008 15:07:35 +0000

Je profite de cette note pour tenter d’y voir clair, et vous aussi j’espère, sur la notion de catégorisation de l’information et des documents au sein d’un système de GED, d’ECM.

Les systèmes de GED ‘historiques’ nous avaient habitués à utiliser un classement simple mais pour autant pertinent, arborescent, rigide, grâce à la notion de catégories. Selon les systèmes on trouvait, on trouve encore d’ailleurs, les appellations ‘types de documents’, ‘classes de documents’, ‘catégories’ ou autres ‘familles de documents’.

Depuis l’arrivée massive de l’internet, des systèmes de tagging évolués, des moteurs de recherches, la notion de classement de l’information évolue et les balises (communément appellées ‘tags’) font leur apparition dans les différents outils logiciels de GED ou d’ECM. Quel est l’apport de ce mécanisme de tagging ? En quoi vient-il appuyer le classement par catégories, ou le desservir ? Comment interpréter les deux types d’approches, sont-elles complémentaires ou non ? Toutes sortes de questions se posent, et me sont posées, aussi il me semble intéressant de se pencher un tant soit peu sur la question. Voici donc ma vision bien personnelle du sujet, et je vous invite à présenter la vôtre en commentant cette note.

Les catégories

Classer un document dans une catégorie, c’est lui attribuer un sujet principal. Ainsi on classera des « contrats clients », des « factures fournisseurs » ou encore des « courriers de réclamations » dans le référentiel GED. Pour être capable de retrouver ces documents facilement, on va attribuer à chacune des catégories ainsi définies des propriétés, ou métadonnées qui permettront de saisir des valeurs propres à chacun des documents ainsi classés. On obtiendra ainsi une « réclamation client » pour le produit « abonnement téléphonique » concernant le client « Dupond » prénommé « Pierre » et en date du « 12 Janvier 2008″. Il suffira ensuite de rechercher tout document concernant « Pierre Dupond » pour retrouver la réclamation en question. Même résultat si l’on s’intéresse aux « réclamations clients » pour le service « abonnement téléphonique ».

Ce type de classement et de qualification des documents est simple, efficace et pertinent. Le classement est clairement lié à la nature initiale du document, la qualification est propre à l’instance même de ce document, instance au sens « document unitaire ».

Les tags

Les tags apportent à mon sens une dimension supplémentaire à la notion de classement. Il ne s’agit plus là de classer l’information par nature (qu’il s’agisse de document ou de contenu, d’information structurée ou non) mais plutôt d’indiquer de quoi parle chacun des documents (ou morceaux d’information concernés) indépendamment de leur nature. Niveau de granularité plus fin ? Sans doute, mais le tagging apporte surtout une dimension non supportée par la notion de catégorie, c’est celle de la compréhension de l’information portée par ces documents. Si je reprends l’exemple précédent de la réclamation, utiliser des tags me permettrait de mentionner le fait que le document en question concerne le modèle de téléphone « Nokia », le type « E65″ et la « durée de vie » de la « batterie », toutes sortes d’informations qu’il me serait difficile de gérer sous forme de catégories et de propriétés associées. En ce sens, le tagging étend la portée du classement par catégories en apportant une dimension transverse qui n’existe pas avec la notion de catégories, ou qui serait trop complexe et peu souple à mettre en oeuvre. Imaginez en effet l’impact que cela aurait sur la définition du plan de classification que de gérer des dizaines, voire des centaines de propriétés et/ou de catégories au sein d’un référentiel documentaire.

Mais encore ? L’un, l’autre ou les deux ?

Vous l’aurez compris, catégories et tagging sont pour moi complémentaires. Un minimum de classement s’impose lorsqu’on bâti un référentiel documentaire. Les types de documents existent généralement dans l’Entreprise et les porter au sein du référentiel ne fait que participer à l’effort de mise en oeuvre et de dématérialisation du fond documentaire manipulé. Ce classement est généralement établi une fois pour toutes, même s’il a la capacité d’évoluer dans le temps (vers un plus grand nombre de catégories généralement, on réduit rarement) mais il reste statique.

La gestion des tags en sus de ce classement par catégories va apporter au modèle de classement une souplesse que ces dernières ne savent pas offrir. Dynamisme, mise à jour, modifications des balises initialement posées, autant d’arguments en faveur des tags. J’irais même jusqu’à dire que le classement par catégories peut selon les cas disparaître au profit des tags, si ceux-si sont suffisamment pertinents pour apporter les réponses voulues lors des opérations de recherche.

J’e synthétiserai cette prose en disant que les catégories s’intéressent à la nature initiale du document, elles désignent le sujet principal porté par ce document. Les tags apportent eux une granularité plus fine, en désignant les différents sujets contenus au sein de ce même document, pouvant d’ailleurs être en complète opposition avec l’intitulé de la catégorie (une « réclamation » peut mentionner un « contrat » et une « facture »).

A ce jour, et à ma connaissance, nous en sommes aux balbutiements en matière de tagging avec les systèmes de gestion de contenus, peu d’outils proposent ce type de mécanisme de façon native. Certains se voient greffer des modules spécialisés, sous-ensemble de moteurs de recherches ou non, mais une chose est sûre, j’y vois là un axe majeur de progrès en matière de classement/recherche d’information dans un référentiel documentaire.

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