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Information Management: gérer, intégrer, analyser et gouverner les données

Jean-Christophe — Wed, 28 Sep 2011 15:46:17 +0000

La Gestion de l’Information regroupe un ensemble de domaines fonctionnels qui permettent de gérer, d’intégrer, d’analyser et de gouverner les données. Qu’il s’agisse de données structurées ou non structurées, la problématique est la même et voici comment tout cela s’articule.

Si vous lisez régulièrement ce blog, vous n’êtes pas sans savoir que j’ai élargi mon domaine de compétence à la Gestion de l’Information. Loin de moi l’idée de ne plus m’intéresser aux données non structurées, mais il faut bien savoir s’intéresser à autre chose et l’attrait pour la gestion des données structurées est indéniable dans les entreprises actuellement. Intéressant donc de voir comment tout cela se passe.

Les données structurées, que l’on gérait autrefois (lire « il y a encore quelques années et même encore aujourd’hui ») dans les bases de données, font leur retour en force sur le devant de la scène. Gérer ces informations, être capable de les intercepter, de les stocker, de les interpréter sont autant de besoins évoqués par les entreprises. La gestion de l’information redevient une des préoccupations majeures des entreprises désormais et je vais vous en parler beaucoup dans les mois à venir.

Un bon dessin valant mieux qu’un long discours, voici la représentation graphique de ce que représente la Gestion de l’Information.

J’ai passé pas mal de temps ces dernières semaines à comprendre les problématiques, les offres, les solutions. Je n’ai bien évidemment pas encore fini l’exploration de cet éco-système, et avant de rédiger plus en détail de nouveaux articles sur ces différents sujets, je vous propose ce schéma de synthèse qui positionne le débat.

La Gestion de l’Information c’est donc :

gérer les données et les contenus, de même que le streaming temps réel
intégrer ces informations et les stocker, qu’il s’agisse de Data Warehouse ou de Master Data Management
analyser les données, le domaine des cubes et du mining, du stream processing, de Big Data (le spectre fonctionnel de Big Data est plus large, j’y reviendrai)

Toutes ces données doivent être gouvernées, et là on va parler de qualité de la donnée, de cycle de vie, de sécurité et de protection.

Je prépare quelques nouveaux articles pour revenir en détail sur ces différents domaines, je vous engage d’ailleurs à entrer en contact avec moi si vous avez quelque chose à partager – si vous n’avez rien à partager, vous pouvez me contacter aussi !

Je profite de cette note pour vous signaler l’existence d’un nouveau compte Twitter sur lequel vous pouvez me croiser, c’est @IBMInfoMgtFR que je gère en collaboration avec ma collègue Véronique qui se cache ici @verocombaud.Lire la suite :

Case Management : pourquoi faut-il rendre le pouvoir aux experts métiers ?

Jean-Christophe — Tue, 23 Nov 2010 11:52:59 +0000

On parle beaucoup de Case Management depuis ces derniers mois en insistant sur le fait qu’il faut rendre le pouvoir aux experts métiers. Est-ce une prise de conscience ? Si oui, pourquoi ? Voici quelques réflexions bien personnelles sur le sujet.

Etat des lieux

La mise en œuvre de nombreuses applications workflow/BPM dans les entreprises a permis de mettre sous contrôle l’ensemble (ou presque) des processus. Mettre sous contrôle, cela signifie préciser quels enchaînements il faut prendre en compte, comment se comporter dans chacune des situations possibles, quelle décision prendre, etc. Tout a été modélisé, précisé, simulé, conçu pour que l’automatisation propre aux applications BPM soit la plus efficace possible. Et globalement ça fonctionne plutôt bien. La gestion des processus a fait ses preuves et personne à ma connaissance ne souhaite revenir en arrière.

Pour autant certains aspects relatifs au BPM posent toujours problème : impossibilité de modéliser tous les possibles, gestion des exceptions, besoin permanent de souplesse et de modification du process, etc. En clair, tout va bien mais peut mieux faire.

So what ?

Si le BPM ne répond pas à l’ensemble des besoins, c’est peut-être qu’il n’est pas mis en œuvre correctement, ou suffisamment. C’est peut-être aussi qu’il impose un comportement aux différents acteurs et que ce comportement ne permet pas d’adopter la souplesse requise. Le BPM, qu’on le veuille ou non, c’est aussi beaucoup de rigidité. Et pourtant nous disposons tous dans nos milieux respectifs de nombreuses compétences qui ne demandent qu’à s’exprimer. Qu’à apporter aux automatismes une dimension complémentaire, non concurrente mais de plus en plus obligatoire. Si le BPM ne peut rien pour nous en matière de souplesse, alors nous pouvons quelque chose pour le BPM, et ceux qui peuvent quelque chose, ce sont la plupart du temps les experts métiers.

Ce qui signifie ?

L’évolution logique de la plupart des applications BPM, c’est d’inclure un composant capable d’apporter souplesse, réactivité et ouverture d’esprit et ce composant – pardon pour l’assimilation à une ressource – c’est l’expert métier.

L’expert métier est le seul dans l’entreprise qui ait la connaissance approfondie du sujet sur lequel il intervient. C’est le seul à être capable de prendre en compte un contexte précis – une instance de workflow pour utiliser le vocabulaire approprié – à y apporter son expérience pour le traiter comme il doit l’être. Inclure l’expert métier au sein même du processus, c’est apporter souplesse et gestion de la décision à ce même process.

Indirectement – bien que – faire ainsi participer les experts métiers les replace au centre du débat : le BPM n’a pas pour objet de transformer en simples presse-boutons les gestionnaires et sachants de l’entreprise. Valoriser les experts, c’est s’appuyer sur la connaissance de l’entreprise pour aller vers encore plus d’efficacité, de qualité, de réalisation des objectifs.

Le Case Management doit apporter cette nouvelle dimension au BPM. Il n’a pas pour vocation de remplacer la gestion des processus systèmes-to-systèmes, ni les échanges applicatifs indispensables. Il a juste pour vocation de permettre la gestion du non-prédictif, ce qui reste une des choses les plus complexes à modéliser – puisque pas prédictif par définition.

Le Case Management doit être compris avant d’être utilisé, et on sent bien actuellement que beaucoup se posent la question de la pertinence – ou pas – de cette nouvelle organisation. Il doit être considéré non pas comme une nouvelle offre des éditeurs mais bien comme une aide à la difficulté de tout modéliser. Et il doit être perçu à sa juste valeur, remettre à leur juste place ceux qui ont quelque chose à apporter.

Le débat est ouvert si vous souhaitez y participer, laissez un commentaire, j’y répondrai avec plaisir.

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Toutes les présentations de l’IOD 2009 à Berlin – Information On Demand

Jean-Christophe — Thu, 11 Jun 2009 07:30:25 +0000

L’IOD 2009, c’est la conférence des utilisateurs et clients IBM Software pour le brand “Information Management”. Une semaine passée à Berlin avec un programme de conférences et présentations complet. Je vous propose de retrouver la plupart de ces présentations en ligne, pour accéder au contenu des présentations il vous suffit de vous inscrire sur le site IBM, suivez le guide …

Toutes les présentations de l’IOD 2009 à Berlin – Information On Demand sont en ligne sur le site d’IBM, il vous suffit de suivre les liens pour y accéder :

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Les 10 meilleures excuses pour ne pas déployer un outil de Gestion des Documents et Contenus en Entreprise

Jean-Christophe — Mon, 25 May 2009 09:49:53 +0000

Si vous vous reconnaissez dans une des excuses ci-dessous, il est peut-être temps de réfléchir à la mise en œuvre d’un système de Gestion des Contenus d’Entreprise, non ?

Cette liste dont l’original se trouve sur le site de l’AIIM reprend les principaux obstacles à la mise en œuvre d’un système de GED/ECM en Entreprise, et j’avoue rencontrer plus fréquemment qu’on ne peut le penser ces objections. Certaines peuvent trouver une justification dans certains cas particuliers mais la plupart du temps ce n’est pas le cas même si la prise de conscience est globalement en train de se faire.

Voici donc la liste, rapportée et traduite en toute liberté de ton.

Excuse n°1 : Si on en a vraiment besoin, on peut généralement retrouver le document.

On arrive généralement à retrouver un document lorsque c’est vraiment nécessaire, il suffit d’envoyer un email à toutes les personnes concernées et à demander au client d’être patient …

Excuse n°2 : Personne ne nous poursuivra jamais pour ça, qui pourrait bien vouloir nous poursuivre ?

Les documents que nous gérons n’ont pas de valeur légale ni critique, ne nous générons pas plus de problèmes que nous n’en avons déjà …

Excuse n°3 : Il faut bien faire des choix.

Même s’il est avéré que cela coûte 20€ pour classer un document, 120€ pour retrouver un document non classé et 220€ pour le recréer s’il est perdu, on a fait d’autres choix plus importants.

Excuse n°4 : L’environnement ? On a autre chose à penser.

Peu importe si un document est photocopié en moyenne 19 fois, j’ai d’autres préoccupations plus importantes.

Excuse n°5 : C’est bien que nos employés aient de quoi s’occuper.

Nous savons que nos employés peuvent passer jusqu’à 50% de leur temps à chercher la bonne information, c’est d’ailleurs pour cela que nous les payons.

Excuse n°6 : C’est bien mieux de toujours réunir tout le monde pour travailler ensemble.

Quand nos équipes doivent travailler en commun sur un projet, nous préférons les faire voyager, arriver la veille de la réunion et leur offrir des soirées au restaurant, leur envoyer au préalable des photocopies des versions de travail des documents, c’est plus productif.

Excuse n°7 : Nos locaux ne sont pas situés dans des zones à risque.

C’est vrai que quand on voit à la télé ces débris, mobiliers et papiers qui surnagent après une tornade ou une inondation, nous sommes bien embêtés pour ces entreprises, mais nous, nous ne sommes pas menacés par les catastrophes naturelles ou accidentelles.

Excuse n°8 : La sécurité de nos informations stratégique n’est pas dans la liste de nos priorités.

Bien sûr que nous sécurisons les accès à nos locaux, à nos fichiers du personnel, à nos informations financières, mais si un employé veut sortir de l’Entreprise des informations internes, on est content qu’il puisse le faire librement.

Excuse n°9 : Le changement coûte cher.

Quand je veux faire approuver une facture, je la dépose simplement dans la corbeille du service concerné qui la valide dans les jours suivants. Elle est ensuite transférée au service comptable qui la photocopie, l’acquitte, la renvoie à l’émetteur et normalement quelques semaines plus tard elle est généralement payée. Très peu se perdent.

Excuse n°10 : La gestion de l’information n’est pas si critique et c’est complexe à mettre en œuvre.

Gérer nos finances, notre personnel, c’est important et nous avons mis en œuvre les solutions adéquates. Mais la gestion de l’information, ce n’est pas si vital pour la survie de l’Entreprise et c’est complexe à mettre en œuvre.

Retrouvez l’article original sur le site de l’AIIM et téléchargez le Livre Blanc (“White Paper’”) pour comprendre comment contourner toutes ces excuses.

Si vous avez d’autres excuses pour alimenter la liste, je suis preneur et si vous venez de réaliser que vous vous reconnaissez dans un des sujets ci-dessus, je suis disponible pour vous aider …Lire la suite :

Qu’est-ce que ? : l’Enterprise Report Management – COLD

Jean-Christophe — Wed, 14 May 2008 16:02:46 +0000

Aujourd’hui dans la rubrique « Concepts » une nouvelle note sur l’Enterprise Report Management ou gestion des états éditiques ou encore COLD comme on le voit couramment nommé. Il s’agit la plupart du temps de documents sortants, associés ainsi à l’ensemble du fond documentaire de l’entreprise pour venir l’enrichir.

On entend par Enterprise Report Management la capacité d’un système de gestion de contenu à prendre en compte des flux documentaires issus le plus souvent des chaînes éditiques. Citons à titre d’exemple les listings comptables (journaux, grands livres), les documents RH (fiches de salaire), les factures (factures clients, factures fournisseurs), les relevés de compte (banque, assurance), etc.

Le propre de ce type de flux est d’être représenté par un unique fichier comportant plusieurs (un grand nombre généralement) documents. Un spool (le nom du fichier d’impression) de factures contiendra ainsi plusieurs milliers de factures les unes à la suite des autres. Le spool contient à la fois les données (données composant la facture pour reprendre l’exemple précédent) et les informations propres à la mise en page (fond de page, polices, logos, etc.). Ces éléments de présentation sont externalisés sous la forme de fichiers de ressources, ceci pouvant varier en fonction de la nature des fichiers (pour le format AFP d’origine IBM par exemple les ressources sont externalisées). Le spool peut contenir également des données dans des zones dites non-imprimables (ou NOP), données pouvant servir à l’indexation.

L’outil d’acquisition de ces flux devra donc être capable d’assurer à minima les opérations suivantes :

prise en compte du format d’impression
association des ressources de présentation/mise en page avec les données
découpage logique du spool en pages/documents (lecture des balises type Doc Break/Page Break)
extraction des données d’indexation dans les NOP ou dans les données exposées
compression des données en vue de rationaliser l’occupation de l’espace disque
application d’un type de document dans le référentiel de contenus
application d’un profil de sécurité sur les documents ainsi gérés

La particularité de ce type de flux est de comporter généralement un grand nombre de documents avec des volumes de données importants. Le fait de séparer les ressources de présentation des données dans le spool d’impression est une problématique à prendre en compte, l’idéal étant de disposer d’un outil capable de gérer ces ressources de façon externe afin de ne pas multiplier inutilement les volumes stockés dans le référentiel (100.000 factures associées au même fond de page = 100.000 fois le même fond de page stockée, d’où une utilisation inutilement excessive de l’espace de stockage).

L’outil devra donc être capable de stocker les flux sous forme de spool, et de stocker indépendamment les ressources initialement associées. Une autre façon de procéder étant de transformer les documents originaux en un format pivot comme PDF pour les rendre autoportants en matière de présentation et ressources. Ceci permettra également de les diffuser facilement le cas échéant (il est plus simple de faire circuler un PDF qu’un report associé obligatoirement à une application de visualisation de report généralement propriétaire).

A noter que l’Enterprise Report Management permet de prendre en compte des flux documentaires porteurs d’informations métier importantes et d’alimenter ainsi les dossiers clients, fournisseurs, partenaires afin de proposer une vue à 360° de ces mêmes dossiers.Lire la suite :