Comme je l’annonçais dans une précédente note, je suis en train de préparer mon intervention pour les prochains TechLotus, et donc en pleine (!) réflexion sur le sujet constituant le titre de cette note. En effet, comment parler de l’intégration entre les outils collaboratifs et les outils de gestion de contenus d’Entreprise sans se poser la question de l’intérêt de faire cette intégration ?

Je vais donc lister ci-dessous quelques réflexions sur le sujet et si jamais vous avez des éléments à apporter, n’hésitez pas à commenter, d’une part parce que c’est toujours intéressant de recueillir d’autres avis que le sien et d’autre part parce que cela me permettra d’alimenter ma présentation afin qu’elle soit un peu plus pertinente (mais je citerai mes sources bien sûr).

Tout d’abord, force est de constater que nos modes de collaboration et d’exécution des tâches changent, et donc les outils pour le faire aussi. Nous ne travaillons plus désormais comme c’était le cas il y a encore 2 ou 3 ans, le Web (Web 2, Réseaux sociaux) est passé par là et a modifié les comportements et les modes d’accès à l’information.

Tout le monde devient aujourd’hui « auteur de contenu », quel que soit la position, le job, la responsabilité ou l’ancienneté.

La démographie d’Entreprise évolue, les fusions/acquisitions, les regroupements de sites, les délocalisations, etc. ont apporté des modifications substantielles de l’organisation et des modes de réalisation des tâches de chacun. L’Entreprise ‘version 2008′  :

• dispose de nombreux sites distincts
• possède de nombreux silos d’information disparates
• utilise de plus en plus les Réseaux Sociaux, le Web 2.0, les outils collaboratifs
• fonctionne en mode désynchronisé, décalé, déconnecté tout en multipliant les applications accessibles en ligne

Les besoins évoluent. Les fonctionnalités requises vont au-delà du simple partage de contenus et de la collaboration en équipes locales ou équipes projets traditionnelles. Les risques métiers engendrés par la valeur des contenus augmentent et imposent :

• traçabilité / auditabilité
• archivage à valeur probante
• Records Management
• etc.

Les données non structurées deviennent la principale source d’information des grandes entreprises.
Ces contenus se diversifient et de nouvelles pratiques apparaissent liées à de nouveaux modes d’accès.

Les Contenus doivent être gérés tout au long de la chaîne de production, depuis le poste de travail judsqu’aux applications d’Entreprise.

Il devient donc nécessaire d’aller vers une approche intégrée pour contrôler et gérer tous les contenus :

• créés par des utilisateurs et des groupes de travail
• à travers l’organisation dans son ensemble
• pour faire le lien entre les outils de Gestion de Documents départementaux …
• … et la Gestion de Contenus d’Entreprise

L’avantage résultant donc de l’intégration entre outils collaboratifs et outils ECM est d’apporter toutes les fonctionnalités des outils collaboratifs aux plateformes d’ECM (et inversement …) dont il est communément admis que les interfaces natives sont peu enclines à répondre à des besoins aussi diversifiés.

Cette intégration est donc à-même d’aider les organisations à :

• mieux contrôler leurs contenus
• en adressant les besoins légaux
• tout en permettant l’intégration aux applications et processus d’Entreprise

Il va de soi que selon les outils et plateformes concernés, l’intégration sera plus ou poins importante selon que ces mêmes outils sont plus ou moins riches à la base, mais à ma connaissance peu d’offres sur le marché actuel sont capables de couvrir la totalité des besoins évoqués. Il me paraît donc important d’inclure cette réflexion dans toute démarche de choix d’un outil transverse à l’organisation, ce qui peut paraître comme une complexification de la démarche mais ne peut qu’être favorable à une mise en oeuvre et une adoption plus forte ultérieurement de la part des utilisateurs. Pour le bien de l’organisation concernée.

Comme dit en introduction, utilisez la possibilité de commenter cette note pour la compléter, vos apports viendront alimenter la discussion et je vous en remercie par avance.

Le Cabinet Mc Kinsey vient de mettre à disposition sa récente étude sur les usages des outils Web 2.0 en entreprise.

Je n’ai pas pris encore le temps de lire l’étude dans son intégralité, mais à en croire ses auteurs près de 3/4 des dirigeants interrogés annoncent clairement leur intention de maintenir et même de développer leurs investissements technologiques dans ce domaine, afin d’encourager leurs employés à aller vers le collaboratif (peer-to-peer, réseaux sociaux, services Web).

Près de la moitié des dirigeants sont satisfaits des choix réalisés par le passé, et certains vont jusqu’à regretter de ne pas les avoir fait plus rapidement.

Les fournisseurs, éditeurs, reconnaissent que leurs clients étaient plus précautionneux ces dernières années mais que la tendance s’inverse désormais. L’Inde et l’Amérique latine ont clairement l’intention de développer l’usage de ces nouveaux outils afin d’en tirer profit très vite.

Enfin les personnes ayant répondu à l’enquête précisent que ces nouvelles technologies modifient les comportements et constituent une nouvelle façon d’allier technologie et activité métier (à l’inverse de l’approche top-down traditionnelle).

Pour en savoir plus, je vous recommande d’aller consulter le site de Mc Kinsey et de vous inscrire (gratuitement) pour télécharger l’étude dans son intégralité.

How businesses are using Web 2.0: A McKinsey Global Survey

Je complète (enfin) avec cette note la série intitulée “Concepts” dans laquelle j’ai publié quelques définitions (qui me sont bien personnelles) des termes principaux rencontrés dans le monde de l’ECM et du BPM.

Bien que n’étant pas un expert du Records Management (et si vous l’êtes je vous invite cordialement à venir compléter cette note), voici ce que je peux en dire.

Le Records Management permet d’organiser tous les documents et données que l’Entreprise manipule au quotidien dans le cadre de ses activités métier. Le Records Management s’adresse à l’ensemble des données et archives, qu’elles soient numériques ou physiques.

Une solution de Records Management permet de résoudre les problèmes de conformité aux réglementations légales en vigueur dans les pays dans lesquels toute entreprise exerce, en :

• Réduisant les risques de litige
• Renforçant les procédures liées à la conformité de l’entreprise
• Organisant, stockant, sécurisant les enregistrements vitaux de l’entreprise
• Donnant les moyens d’accéder rapidement et sans ambiguïté aux Records (i.e. Enregistrements) en cas de litige ou d’audit
• Maintenant les records qui doivent l’être et pendant la durée exigée
• Gérant, pilotant les phases relatives au cycle de vie des records (y compris la phase de destruction)

L’archiviste ou gestionnaire des archives est la personne responsable de la création, de l’administration des plans de classement. L’archiviste a pour mission de créer le plan de classement, les règles de classement, le niveau d’audit adéquat, etc.

L’archiviste - Records Manager au sens ‘utilisateur’ dispose de fonctionnalités lui permettant de définir le comportement de l’application de Records Management en conformité avec la réglementation en vigueur et notamment d edéfinir et gérer les plans de classement, les diverses règles de nommage de ces plans de classement, de création des enregistrements, les schémas de conservation, les politiques de conservation, d’export, de destruction, la sécurité, etc. Il dispose généralement d’un ensemble de rapports prédéfinis, de fonctions d’audit lui permettant de mieux mesure l’activité liée aux opérations des archives.

Le Records Management est donc intimement lié à la Gestion des Documents et Contenus de l’Entreprise, ainsi qu’à ses processus opérationnels. Il est en effet vital d’archiver tous les documents portant une valeur cruciale pour l’Entreprise, de les supprimer en temps et en heure selon leur nature, voire à l’inverse de gérer des exceptions (par exemple non-suppression) si le besoin s’en fait sentir (par exemple procédure pénale en cours imposant la conservation des documents concernés).

Le mois de Juillet n’est pas nécessairement le plus important en matière de communication de la part des entreprises et des éditeurs en particulier, cependant j’ai reçu quelques annonces et communiqués de presse que je vous résume ci-dessous.

VDoc Software poursuit sa pénétration de marché et annonce la signature de plus de 70 références sur le 1er semestre

VDoc Suite, édite la première suite collaborative verticalisable, prête à l’emploi qui permet la mise en place rapide d’un portail collaboratif adapté à un service, une équipe, ou une communauté. La suite VDoc répond aux besoins des entreprises en matière de : gestion documentaire, partage du savoir-faire, automatisation des processus, et travail collaboratif.

Plus d’infos sur le site de l’éditeur …

Lombardi garde la forme avec une forte croissance durant le premier semestre 2008

Grâce à sa suite BPM et son offre en matière de solutions, Lombardi a vu croître ses résultats de 85% en termes de ventes de licences et de 50% en matière de revenus globaux, comparativement à la même période en 2007.

Plus d’infos sur le site de l’éditeur …

IDS Scheer accroit ses revenus trimestriels de 102 millions d’euros et présente de nouvelles offres

IDS Scheer accélère de 30 % la mise en place des logiciels SAP, en ligne avec les exigences métier de ses clients, IDS Scheer présente avec BMC Software une solution commune permettant une meilleure utilisation des ressources IT: lors la conférence ARIS ProcessWorld de Berlin, IDS Scheer, le leader international des solutions de management des processus (BPM), a présenté les avantages d’une nouvelle offre intégrée, constituée d’ARIS Business Architect et de BMC Atrium CMDB. Elle permet de concevoir et de bâtir des services IT orientés processus.

Plus d’infos sur le site de l’éditeur …

Casewise et le modèle d’organisation du S.I.

Casewise, reconnu comme un leader dans la Modélisation des Processus Métier, l’Architecture d’Entreprise et la Conformité et Gouvernance du SI, a annoncé la sortie de son nouveau modèle d’urbanisation du Système d’Information.
Basé sur une analogie avec les concepts d’aménagements urbains, le modèle d’urbanisation du SI a été créé pour décrire tous les domaines d’activités à l’intérieur d’une organisation, et améliorer la performance et la flexibilité des business. Conçu pour tous les secteurs d’activité, le modèle est un outil fonctionnel pour les d’architectes du Système d’Information ainsi que pour tous ceux qui travaillent dans le domaine de l’architecture d’entreprise, et qui ont pour objectif d’améliorer les business ainsi que l’efficacité du SI.

Plus d’infos sur le site de l’éditeur …

Retrouvez sur Presse-citron, le blog d’Eric Dupin, une discussion sur les tenants et aboutissants de la Gestion de Contenu et les CMS. Ou comment choisir une solution de publication sur le Web lorsqu’on est une TPE, une petite société, voire une plus grande qui ne dispose pas encore d’outils globaux.

De nombreuses contributions à lire, et n’hésitez pas comme moi à apporter votre grain de sel …

Gestion de contenu et gestion de la relation client sont-ils vraiment compatibles ? | Presse-Citron

Conférence technique Lotus

Si vous vous intéressez un tant soit peu au collaboratif et à la gestion de contenus, je vous invite aux prochains Tech’Lotus 2008 chez IBM à La Défense.

J’aurai à cette occasion le plaisir d’animer une session sur le thème de l’intégration des outils d’ECM (et de FileNet P8 forcément) avec les outils Lotus (et donc principalement Quickr), le Mardi 26 Août de 16h30 à 17h15.

Je vous poste le lien vers le programme détaillé, vous pouvez vous inscrire en ligne, je vous y engage vivement.

Tech’Lotus 2008 à La Défense

Première nouvelle de la rentrée (tout au moins la mienne) avec l’annonce toute récente de la part du géant IBM de sa volonté d’acquérir l’éditeur français (et californien également depuis quelques années) Ilog.

Leader mondial de la Gestion des Règles Métiers (BRMS), Ilog est utilisé par bon nombre d’entreprises pour assurer la gestion des règles qui soutendent bon nombre de leurs processus métiers (gestion de flotte, gestion de planification, etc.). Ilog édite également un ensemble complet de composants graphiques à destination des développeurs, mais pour ce qui est du BPM et qui intéresse directement IBM, l’attrait est celui des composants de Gestion des Règles au sein des processus BPM, qu’il s’agisse d’intégration dans les outils BPM (comme dans FileNet P8 - avec une intégration native) ou d’une intégration d’applications.

Si l’annonce est confirmée, l’offre BPM IBM va donc disposer d’un nouvel ensemble “maison” de la plus haute importance et je suivrai personnellement cela de près, ayant eu dans un passé pas si lointain pas mal de relations avec les gens d’Ilog tant en France qu’aux Etats-Unis (un salut amical au passage à tous ceux qui se reconnaîtront).

L’annonce officielle sur le site d’IBM :

News | IBM Announces Plans to Acquire ILOG

Et sur celui d’Ilog :

IBM Announces Plans to Acquire ILOG

Le blog (et surtout son auteur) est en congés pour trois semaines et ne sera donc pas actualisé. Certains programment des articles pendant leur absence, je ne l’ai pas fait d’autant plus que l’actualité du BPM et de l’ECM est généralement assez calme pendant le mois de Juillet.

Si vous le souhaitez, vous pouvez consulter les archives en attendant de me retrouver en direct fin Juillet.

Je profite de cette dernière note pour vous faire profiter de ma galerie photo personnelle, de laquelle j’ai extrait cette image de mon lieu de vacances. Vous le voyez, la “Gestion de contenus” touche tous les sujets chez moi et la gestion de phototèques est aussi une de mes problématiques personnelles

A bientôt et bonnes vacances à celles et ceux d’entre vous qui ont l’opportunité de partir prochaînement.

L’homme au cerf-volant | Tranches de Vie - Photographies | www.tranchesdevie.com

“Les relations entre Intelligence Economique et Knowledge Management ne sont pas toujours claires pour tout le monde.”

Pour en savoir plus et découvrir l’ouvrage de Jakobiak sur le sujet (”L’intelligence économique, la comprendre, l’implanter, l’utiliser“), suivez le lien …

Blog Euresis …

Les services de gestion de notes en ligne commencent à prendre de l’ampleur et plusieurs sont dignes d’intérêt, dans des registres différents mais chacun avec ses particularités.

Je vous parlais récemment de Penzu, mais le service Evernote dont je n’avais pas plus que ça apprécié l’utilisabilité dans sa toute première version vient de lancer sa beta-publique. En clair ? Le service est désormais accessible à tout le monde pour ce qui est des inscriptions, il s’est vu complété de fonctionnalités manquantes, telles qu’un Web Clipper bien plus simple d’emploi, un bookmarklet compatible Firefox 3, le choix depuis le clipper du bloc-notes et des tags …

A redécouvrir donc si vous aviez testé la toute première version et à essayer pour les autres : c’est par ici …

Remember everything. | Evernote Corporation

Cette semaine peu de nouveautés et d’annonces dans le monde du BPM mais j’ai relevé quand même la nouvelle offre de W4, dénommée CFO Ready :

Depuis la clôture financière jusqu’au traitement des recouvrements, en passant par les demandes d’investissement et la validation de factures, la gamme CFOready s’adresse aux besoins quotidiens des Directions Financières.

L’éditeur français renforce donc son offre de solutions verticales, basées sur son moteur BPM.

Autre société française qui se lance dans l’univers impitoyable du BPM, IP Software vient de racheter le produit de workflow cmlight à une société canadienne et va donc désormais le commercialiser sur le marché français.

cmlight est une offre de workflow internet qui se positionne à l’écart des acteurs majeurs du marché du BPM et propose des fonctionnalités telles que :

• Synchronisation des activités de projets, d’équipes ou de départements
• Structuration des échanges entre vos collaborateurs
• Harmonisation des procédures de travail
• Conservation d’une trace des informations échangées
• Standardisation des méthodes de travail

A noter également le dossier de la semaine sur le BPM, à l’initiative du Journal du Net, intitulé “BPM, enfin des offres crédibles !”.

Les grandes lignes de l’article :

• Un projet BPM d’envergure s’accompagne souvent d’une réflexion sur le poste de travail
• La maturité des offres passe aussi par celle des standards associés à la SOA
• Reste l’éternel débat sur l’évolution de la notation de modélisation
• Le BPM comme couche d’orchestration des flux métiers
• Le BPM comme pilote et garant de l’optimisation des flux métiers
• Quelle que soit l’approche la bonne recette tient en deux principes : un cycle projet court et une méthodologie adaptée

Le format PDF est universel, ou presque, et de nombreux logiciels et services gratuits permettent de convertir vos fichiers de toutes sortes en PDF. Pour ceux qui n’auraient pas lu ma précédente note sur le sujet, le site Conv2PDF est l’un des services les plus efficaces.

Je profite de cette note pour vous passer quelques liens supplémentaires relatifs aux fichiers PDF, parmi lesquels :

- Qipit, convertisseur en ligne pour photos et images numérisées. Vous prenez des photos avec votre mobile ? Vous photographiez des notes de réunion avec le même mobile ? Vous voulez transmettre facilement par mail des documents scannés ? Qipit est fait pour vous.

- PDF Hammer, service en ligne pour extraire le texte d’un fichier PDF, manipuler plusieurs fichiers PDF, regrouper plusieurs PDF en un seul, etc. Il est fréquent en effet de recevoir ou de télécharger des PDF et de vouloir en capturer le texte pour réutilisation dans un de vos documents. Acrobat Reader permet de sélectionner le texte et de le copier-coller mais impossible de manipuler les documents en eux-mêmes pour par exemple les assembler. Avec PDF Hammer vous disposez d’un outil plus élaboré, à tester donc …

- Foxit Reader, logiciel à installer, gratuit, qui vient remplacer Acrobat Reader et combler un des lacunes principales de ce logiciel Adobe, sa lenteur au lancement. Foxit est un très bon lecteur de documents PDF, rapide à l’ouverture, moins élaboré qu’Acrobat Reader mais utilisons-nous toutes les fonctionnalités de ce dernier ?

- PDF Text Online, service en ligne qui permet de récupérer le texte d’un document PDF comme on le ferait avec le logiciel Acrobat (full) natif.

Il existe bien d’autres services très certainement et d’ailleurs si vous en connaissez qui peuvent venir se rajouter à la liste, je vous invite à les citer dans les commentaires

Pour reprendre l’idée d’une précédente note sur ce qui vous amène sur ce blog, voici les derniers termes et expressions recherchés qui vous ont permis d’atterrir sur BPM Bulletin, comme vous le verrez par vous-mêmes, les sujets sont forcément focalisés sur l’ECM et le BPM (étonnant non ?) mais quelques autres notes attirent votre attention.

Merci pour toutes ces visites au passage, et pour les commentaires c’est quand vous voulez, là il reste quelques records à battre

Le palmarès est donc :

- soda soba / bpmn eclipse rcp / rss brms (là on fait dans la technique pure)
- avant processus métier avant bpm (pour les historiens du BPM)
- questionnaire sur comment classer les documents (faisons dans l’utile)
- bpm / qu’est ce que le workflow / bpm pour les nuls / bpm & concepts associés (les classiques !)
- open office mindmanager / processus métier open source (pour flatter mon côté opensource et cartes heuristiques)
- mindmanager bpmn (une idée à creuser ça …)
- How much BPMN do you need? (thanks to you english speaking visitors)
- conv2pdf (le top buzz du moment, merci Presse-Citron)
- gestion projet free framasoft / openproj (les budgets baissent, on vous le dit)
- ged capture des fax (et l’ECM alors ?)
- …

Et pour agrémenter un peu la chose, une carte des dernières visites aujourd’hui qui vous donnera un aperçu de la provenance de ces mêmes visiteurs (vous, quoi). Merci à Site Meter pour les utilitaires.