Gestion de l’Information : définition
La gestion de l’information est une discipline qui adresse :
- la collecte,
- l’organisation,
- la gestion
- et l’utilisation des données et de l’information.
Elle est utilisée pour améliorer la prise de décision, le partage et la communication des informations, et pour optimiser l’efficacité et la productivité des organisations.
Elle permet aux professionnels de la gestion et aux organisations de comprendre comment gérer leur information et leurs données pour obtenir des résultats optimaux.
Elle permet aux particuliers de créer et gérer leur référentiel de contenus et leurs listes d’informations privées, familiales ou personnelles.
Qu’est-ce que l’information ?
Par information, comprenez toute forme de contenu de nature physique (par ex. un courrier papier) ou électronique (par ex. un email, un fichier bureautique, une image, une entrée de base de donnée). Cette information peut être structurée ou non-structurée.
Une information structurée adopte un modèle de structure (la forme) pour enregistrer l’information (le fond). L’entrée d’une base de donnée, un fichier XML, un fichier RAW, un formulaire web sont des exemples d’information structurée.
Une information non structurée n’adopte aucune structure particulière tout en groupant l’ensemble des données dans un même conteneur, le fichier. Un document bureautique, un document scanné, un fichier audio, une photo JPG sont des exemples d’information non structurée. La création de contenu au sens où elle est réalisée par les créateurs de contenus web produit de nombreuses informations non structurées.
Quels sont les types d'information concernés par la gestion de l'information ?
Dans le monde professionnel et en entreprise, les données prisées en compte par une gestion de l’information sont :
- Données financières et comptables
- Données sur les clients et les prospects
- Données sur les produits et services
- Données sur les opérations et processus
- Données sur l'environnement et les risques
- Données sur les employés
- Données sur les fournisseurs
- Données sur les technologies et les systèmes
- Données sur les médias sociaux
- Données sur la sécurité et la confidentialité
Pour un particulier, les données prises en compte peuvent être :
- Données personnelles (informations personnelles, informations de santé, informations bancaires, etc.)
- Données financières (comptes bancaires, dépenses, impôts, etc.)
- Données professionnelles (CV, lettres de motivation, informations sur les employeurs, etc.)
- Données de communication (e-mails, SMS, réseaux sociaux, etc.)
- Données d'activité (activités professionnelles, loisirs, etc.)
- Données de voyage (destinations, itinéraires, budgets, etc.)
- Données d'emploi (résumés, lettres d'accompagnement, etc.)
- Données de sécurité (mots de passe, mots de passe, etc.)
- Données relatives à la santé (historique médical, rendez-vous médicaux, etc.)
- Données relatives à l'éducation (diplômes, certificats, etc.)
- Données relatives aux loisirs (livres, films, musique, etc.)
- Données juridiques (contrats, documents légaux, etc.)
En quoi consiste la gestion de l’information ?
La Gestion de l’Information consiste :
- à collecter et gérer cette information, structurée ou non, en provenance d’une ou plusieurs sources,
- à la stocker de façon organisée (tri, indexation, classement, sauvegarde),
- à la distribuer auprès de l’audience concernée.
Le terme ‘gestion’ implique aussi la capacité à organiser et contrôler la structure, le traitement et la mise à disposition dans un format exploitable de l’information.
Autrement formulé, et c’est ainsi que l’AIIM l’entend, le but de la gestion de l’information est de collecter, gérer, stocker et distribuer la bonne information dans le bon format à la bonne personne au bon moment.
Face à la croissance exponentielle du nombre de contenus physiques comme numériques, la gestion de l’information s’intéresse également au contrôle de la pertinence du stockage de l’information. Il s’agit de permettre à l’organisation ou l’individu concerné de stocker non pas « toute l’information » mais « l’information utile ». On parle ainsi de Content Decomissioning, une action qui consiste à supprimer toute information devenue inutile qui n’a plus lieu d’être ni stockée ni gérée.
Quelles sont les différentes étapes pour bien gérer l'information ?
Selon le type d’information, d’environnement et les besoins de la structure concernée, les étapes principales de mise en place d’une bonne gestion de l’information sont les suivantes :
- Établissement d'une stratégie de gestion de l'information : définir clairement les objectifs de gestion de l'information et identifier les parties prenantes.
- Développement de politiques de gestion de l'information : établir des règles et des procédures pour la collecte, le traitement, le stockage et la diffusion des informations.
- Sélection et mise en œuvre des technologies de l'information : choisir les outils et les technologies adaptés à la gestion des informations.
- Formation des employés : former les employés à l'utilisation des outils et des technologies de l'information.
- Surveillance et contrôle des informations : assurer un suivi des informations pour s'assurer qu'elles sont correctement gérées.
- Gestion des données : assurer la qualité et l'exactitude des informations en développant des procédures de gestion des données.
- Sécurité des informations : protéger les informations en développant des procédures de sécurité et en mettant en place des mesures de sécurité appropriées.
La gestion de l'information diffère de la gestion de notes personnelles à l'aide d'un logiciel de prise de notes, qui s'apparente elle plus à la gestion de la connaissance, ou Knowledge Management.
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