Du Workflow au BPM

On entend bien souvent parler de workflow, de BPM, d’automatisation des tâches et des flux de travail … A travers cette note, je vais essayer de lever un premier voile sur ce que désignent ces différents termes et comment on est passé du workflow historique au BPM – Business Process Management – voire au BPA – Business Process Analytics – actuel en en précisant les différents degrés d’évolution.

Premier degré : l’automatisation des processus humains
Le workflow – ou gestion des flux au sein d’un processus métier – concerne l’automatisation des processus humains.
Il s’agit bien là d’accélérer les échanges au sein de l’entreprise entre les différents acteurs parties prenantes du processus en leur offrant un outil principal, la corbeille électronique. Cette corbeille est au workflow ce qu’était la banette plastique au bureau il y a quelques années. Elle sert à recevoir les dossiers à traiter accompagnées de l’ensemble des données nécessaires et indispensables à leur traitement. Depuis cette corbeille, l’acteur concerné va pouvoir ouvrir la tâche reçue, consulter les instructions de traitement, les informations associées, exécuter la tâche demandée et la déclarer comme terminée. Le moteur de workflow sous-jacent va ensuite distribuer le dossier (on parle d’instance de workflow) à l’acteur suivant désigné comme tel dans la définition du processus.
Le workflow est donc bien un outil de transmission, ayant pour intérêt principal de réduire le temps passé à l’échange des dossiers (par exemple le temps d’attente dans la corbeille de départ) ainsi que le temps passé à regrouper les informations de traitement.

Le workflow apporte son lot de fonctionnalités complémentaires telles que la gestion de formulaires électroniques, la gestion du cycle de vie des contenus ou encore le suivi des dossiers en cours par les responsables de l’activité métier.

Deuxième degré : l’intégration des processus applicatifs
Le workflow de routage trouve assez rapidement ses limites car il est human-centric, il n’adresse pas les applicatifs internes du système d’information ni les évènements applicatifs générés par ces applicatifs. Il est donc complété par un ensemble d’outils permettant la prise en compte des processus et tâches propres aux systèmes informatifs.
Ainsi, un moteur de workflow évolué est-il capable de gérer l’arrivée d’évènements applicatifs,le routage dynamique des données, la mise à jour des bases applicatives. Ces capacités sont aujourd’hui toutes intégrées dans les outils des principaux éditeurs et seuls les workflows dits ‘ad-hoc’ ou gestionnaires de circuits de routage/validation se passent de telles fonctionnalités.

Troisième degré : l’intégration des processus externes
Le métier de l’entreprise évoluant, et par là-même les échanges qu’elle a avec ses partenaires commerciaux, qu’il s’agisse de clients comme de fournisseurs, nécessite un degré supplémentaire d’exécution, l’apport des capacités d’échanges avec les systèmes externes. Ces capacités incluent la possibilité de parler un langage commun avec les applicatifs présents non seulement au sein du système d’information de l’entreprise mais aussi dans ceux de ses partenaires. Les technologies apparues ces dernières années comme les XML Web Services apportent cette facilité. Un moteur de workflow aujourd’hui ne saurait se passer de telles fonctionnalités lui permettant d’ouvrir le champ d’application à l’ensemble des processus de l’entreprise, que ce soit en interne ou en externe, à partir d’un site web par exemple.

Quatrième degré : le PLM ou Process Lifecycle Management
Le dernier degré d’évolution des moteurs de workflow apporte la couverture de l’ensemble des besoins liés à l’analyse des performances de l’entreprise, donc de ses processus, telles que la capacité à mesurer les temps d’exécution, la performance des différents acteurs, de disposer de rapports analytiques sur les coûts de production ou d’exécution. Ce degré inclut également des capacités de simulation des processus permettant leur optimisation amont comme aval, et permettant surtout de gérer à moindre coût le changement. En effet, l’impact du changement sur un processus étant mesurable avant sa mise en production, il est d’autant plus simple d’élaborer différents scénarii avant de figer la nouvelle version du processus considéré.

Les tendances actuelles
Toute entreprise aujourd’hui est soumise au respect des règlementations et la gestion du risque, tant commercial que financier, implique un contrôle accru et une traçabilité totale des actions et décisions.
Les stratégies de croissance des entreprises nécessitent une toujours plus grande flexibilité opérationelle.

Les nombreuses fusions/acquisitions rendent les systèmes d’information complexes, imposent aux dirigeants des besoins de standardisation et de fédération.
L’entreprise se focalise sur ses clients, son coeur business, et doit donc être capable de monitorer et d’analyser avec précision ses coûts.

L’orientation est clairement définie comme allant vers le Process Reengineering ou amélioration permanente des processus, amélioration qui inclut les étapes bien classiques suivantes:
- analyse
- identification
- simulation
- validation
- déploiement

Il est important de pouvoir disposer d’une vue unique des processus au travers d’un environnement de gestion unifié. L’intégration des processus aux applications métier doit pouvoir se faire avec le maximum d’agilité, sans codage spécifique.
De plus en plus, ce sont les évènements applicatifs qui pilotent les processus métiers (un client qui souscrit à un nouveau service depuis le site web de l’entreprise doit pouvoir, indirectement, déclencher automatiquement le processus d’activation de ce service). On parle de Straight-Through Processing (STP) lorsque le processus minimise les interventions d’acteurs humains.

Choisir un outil de BPM aujourd’hui, c’est prendre en compte l’ensemble des points évoqués ci-dessus. Selon les besoins (Workflow Ad-hoc, workflow de formulaire, workflow d’entreprise) il se peut que toutes ces capacités ne soient pas indispensables mais si le choix s’oriente vers un outil de BPM Corporate, alors leur existence est fondamentale.

Lire la suite :

• Différence entre workflow et moteur de règles
• BPM et SOA, le duo gagnant ?
• Un court historique du BPM – Quatrième partie
• Un court historique du BPM – Troisième partie
• Un court historique du BPM – Deuxième partie
• Glossaire BPM : quelques définitions / Partie 1
• Pourquoi ECM et BPM sont indissociables ?
• Pilotage métier de l’entreprise, Bernard Debauche , Patrick Mégard
• Les besoins fonctionnels évoqués dans le cadre de la mise en oeuvre de l’ECM-BPM
• Un court historique du BPM – Première partie