Gestion des emails ou archivage des emails ?

26 octobre 2005

dans ECM

La gestion des emails devient une des préoccupations premières de toutes les entreprises aujourd’hui.
Plusieurs milliards d’emails étant envoyés tous les jours, une bonne partie d’entre eux contenant des informations métiers, sensibles, il est primordial de s’intéresser à leur gestion et non pas uniquement à leur archivage.

L’archivage des eMails

L’archivage des eMails a pour effet immédiat de soulager les boîtes aux lettres des utilisateurs (et donc les serveurs de messagerie) et de réduire les coûts de stockage associés.

Pour autant, cet archivage ne règle pas tous les problèmes car il constitue un espace de stockage inactif au sens « valeur du contenu des emails », déconnecté du ou des référentiels déjà présents dans l’Entreprise. Du point de vue de la conformité – Compliance – il complique la vie des personnels en charge (Records Manager) en multipliant les fichiers (un eMail peut en effet être archivé sur plusieurs bandes plusieurs fois de suite s’il s’agit de backups incrémentaux) et en rendant quasi-impossible toute restitution contextuelle rapide.

La Gestion Intégrée des eMails

L’apport de la Gestion Intégrée des eMails est conséquent. En effet, l’intégration offerte par bon nombre d’outils permet la capture directement depuis l’outil de messagerie. Pour les plus évolués d’entre eux, cette capture peut même être automatique en fonction de règles préétablies et basées sur le contenu et/ou le sujet. Ainsi les eMails sont automatiquement catégorisés en fonction de leur contenu, ils peuvent également automatiquement déclencher un circuit de traitement – ou workflow – ou encore une transaction métier au sein d’une application du Système d’Information.

la Gestion des eMails permet d’établir des relations contextuelles précises entre une activité métier (par exemple gestion des réclamations, vente de produits ou services) et les différents contenus associés. En effet, l’eMail devient un contenu comme un autre, son format n’étant qu’un moyen de transport, ce n’est plus un fichier indépendant géré de façon indépendante.

L’archivage des eMails à des fins de stockage n’est donc plus la solution aujourd’hui, il faut s’orienter ves une solution de Gestion des eMails intégrée aux outils de Gestion des Contenus déjà utilisés dans l’Entreprise ou à venir. Dans le cas de l’étude de mise en oeuvre d’un projet ECM/BPM, il conviendra de prendre en compte cette dimension et de la traiter comme une autre source d’information, pas comme une simple problématique de stockage adressée par un média physique.

Gestion des emails et Gestion des Documents ne font qu’un, les éditeurs l’ont bien compris qui aujourd’hui proposent des offres parfaitement intégrées pour quelques-uns.

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