Ce n’est pas une surprise, je m’intéresse aux blogs de près. Usages personnels, publics, associatifs, on sait que tout cela existe et fonctionne plutôt pas mal. Le domaine qui reste encore à défricher pour pas mal d’entreprises c’est l’usage professionnel des blogs. Communication, buzz marketing, collaboratif sont des sujets déjà abordés. Moins visibles car généralement réservés à un usage interne sont les blogs de gestion de projet. Pour y avoir réfléchi de mon côté (pour divers usages) je trouve le concept séduisant : simple à mettre en oeuvre, efficace, vraiment à essayer.

Pour démarrer et savoir comment vous lancer, voici une note trouvée ce matin sur TubbyDev qui vous explique de façon très claire comment gérer vos projets avec un blog. Suivez le lien …

Gérer un projet avec un blog de gestion de projet : Entreprise et Blogs - Quelles utilisations du web et des blogs pour une entreprise ?
Gérer un projet avec un blog de gestion de projet ?

Selon IDC (et à peu près tout le monde d’ailleurs), les types et quantités d’information que nous allons devoir prendre en compte et gérer/stocker d’ici à 2010 sont répartis en 3 groupes principaux :

• les données structurées
• les données semi-structurées
• les données non structurées

Le diagramme ci-dessous présente la répartition de ces types de données et leur taux d’évolution supposé. On notera que les données structurées sont en décroissance, il s’agit là de tout ce que l’on stocke dans les bases de données, les tableurs, les fichiers à plat. La croissance concerne principalement les données non structurées, ce qui prouve s’il en était besoin que l’avenir est radieux pour les solutions de Gestion de Contenus d’Entreprise et que les entreprises elles vont devoir plancher sur la question si elles ne l’ont pas déjà fait.

Autre remarque à la lecture du diagramme, l’apparition des données issues des nouveaux systèmes de publication de type 2.0, les wikis, la messagerie instantanée, les blogs. La reconnaissance vocale fait aussi son apparition.

[cliquer sur le diagramme pour le voir en plus grand ...]

• 56% des DSI considèrent que l’ECM est une dimension stratégique ou au moins très importante pour eux
• 75% ont une stratégie de déploiement d’une ou plusieurs solutions déjà en place ou à venir dans les prochains 24 mois
• 98% des dirigeants d’Entreprises considèrent que la mise en oeuvre de solutions de Compliance - Conformité est important voire très important.

L’association des Développeurs et des Utilisateurs de Logiciels Libres pour l’Administration et les Collectivités Territoriales (ADULLACT) vous invite à une nouvelle session de travail, le mercredi 28 mai de 9h à 12h30 à Bobigny.
“La précédente réunion (7 Février 2008) a permis de faire un tour d’horizon sur les aspects règlementaires, techniques et normatifs, liés à l’archivage à force probante et de définir le périmètre du projet. Au regard de ce premier inventaire et des lumières d’experts extérieurs, les grands contours d’une plate-forme libre d’archivage à valeur probante ont ainsi pu être tracés. Ces travaux doivent maintenant être détaillés et enrichis du regard expert et des pratiques opérationnelles d’archivistes de métier, et le groupe de travail initial sera élargi pour la circonstance à de nouvelles collectivités souhaitant intégrer la dynamique initiée.”
ADULLACT
Deuxième réunion du groupe de travail “Archivage Numérique”

Aujourd’hui dans la rubrique “Concepts” une nouvelle note sur l’Enterprise Report Management ou gestion des états éditiques ou encore COLD comme on le voit couramment nommé. Il s’agit la plupart du temps de documents sortants, associés ainsi à l’ensemble du fond documentaire de l’entreprise pour venir l’enrichir.

On entend par Enterprise Report Management la capacité d’un système de gestion de contenu à prendre en compte des flux documentaires issus le plus souvent des chaînes éditiques. Citons à titre d’exemple les listings comptables (journaux, grands livres), les documents RH (fiches de salaire), les factures (factures clients, factures fournisseurs), les relevés de compte (banque, assurance), etc.

Le propre de ce type de flux est d’être représenté par un unique fichier comportant plusieurs (un grand nombre généralement) documents. Un spool (le nom du fichier d’impression) de factures contiendra ainsi plusieurs milliers de factures les unes à la suite des autres. Le spool contient à la fois les données (données composant la facture pour reprendre l’exemple précédent) et les informations propres à la mise en page (fond de page, polices, logos, etc.). Ces éléments de présentation sont externalisés sous la forme de fichiers de ressources, ceci pouvant varier en fonction de la nature des fichiers (pour le format AFP d’origine IBM par exemple les ressources sont externalisées). Le spool peut contenir également des données dans des zones dites non-imprimables (ou NOP), données pouvant servir à l’indexation.

L’outil d’acquisition de ces flux devra donc être capable d’assurer à minima les opérations suivantes :

• prise en compte du format d’impression
• association des ressources de présentation/mise en page avec les données
• découpage logique du spool en pages/documents (lecture des balises type Doc Break/Page Break)
• extraction des données d’indexation dans les NOP ou dans les données exposées
• compression des données en vue de rationaliser l’occupation de l’espace disque
• application d’un type de document dans le référentiel de contenus
• application d’un profil de sécurité sur les documents ainsi gérés

La particularité de ce type de flux est de comporter généralement un grand nombre de documents avec des volumes de données importants. Le fait de séparer les ressources de présentation des données dans le spool d’impression est une problématique à prendre en compte, l’idéal étant de disposer d’un outil capable de gérer ces ressources de façon externe afin de ne pas multiplier inutilement les volumes stockés dans le référentiel (100.000 factures associées au même fond de page = 100.000 fois le même fond de page stockée, d’où une utilisation inutilement excessive de l’espace de stockage).

L’outil devra donc être capable de stocker les flux sous forme de spool, et de stocker indépendamment les ressources initialement associées. Une autre façon de procéder étant de transformer les documents originaux en un format pivot comme PDF pour les rendre autoportants en matière de présentation et ressources. Ceci permettra également de les diffuser facilement le cas échéant (il est plus simple de faire circuler un PDF qu’un report associé obligatoirement à une application de visualisation de report généralement propriétaire).

A noter que l’Enterprise Report Management permet de prendre en compte des flux documentaires porteurs d’informations métier importantes et d’alimenter ainsi les dossiers clients, fournisseurs, partenaires afin de proposer une vue à 360° de ces mêmes dossiers.

En train de mettre au point un schéma organisationnel pour les structures communautaires sur le Web, je vous passe le lien vers le schéma de l’Entreprise 2.0 tel que vue par Fred Cavazza.

J’avoue m’en être inspiré pour mon schéma personnel, en complétant avec les notions de fréquence d’accès à l’information et de sens des échanges informationnels entre structures. Merci donc à l’auteur

FredCavazza.net » Qu’est-ce que l’Entreprise 2.0 ?

J’ai profité de ces quelques jours plus calmes pour mettre à jour le blog, faire quelques ajustements et comme ce fût déjà le cas dans les semaines passées, je vous fait un update sur les dernières nouveautés.

Tout d’abord j’ai remanié un brin la page “A propos” en faisant plus court dans la présentation, j’en ai profité pour inclure le chapitre “photographie” pour ceux que cela intéresse.

Sur la page “Contact“, vous trouverez mes coordonnées mais aussi les réseaux sur lesquels je suis présent. N’hésitez pas à m’y rejoindre. Les icones de liens sont libres de droits et mises à disposition gracieusement par Soul Visual.

J’ai également ajouté le lien vers ma page Twitter, vous m’y trouverez en direct ou presque. Pour ceux que Twitter intrigue, sachez qu’il s’agit d’un réseau de micro-blogging qui vous permet de poster très facilement depuis un site web, par SMS ou à l’aide d’un logiciel spécialisé un message de 140 caractères maximum pour décrire ce que vous êtes en train de faire, dire, penser ou préparer. les conversations s’y engagent facilement entre “followers” et “following”.

Le lexique BPM-ECM-WCM comporte quelques nouvelles définitions, je rappelle que je suis toujours preneur de vos ajouts si vous constatez des manques.

La page “Archives” a été remaniée de façon à présenter les anciennes notes de façon plus conviviale.

Fan des plugins Wordpress, j’ai ajouté le plugin “Sociable” pour vous permettre de partager les notes du blog facilement, à l’aide d’une barre d’icones en bas de chaque billet.

Pour celles et ceux qui laissent des commentaires, vous avez maintenant la possibilité de vous abonner et de recevoir un mail lorsqu’une réponse à votre demande ou remarque est postée. C’est quand même un peu plus interactif. A noter que même si vous n’avez pas laissé de commentaire (c’est pas bien !), vous pouvez vous abonner pour lire les commentaires à venir. Le plugin utilisé est “Subscribe to comments“.

J’ai fait également un peu de ménage dans la blog-roll ou liste de liens, dans la colonne de droite. En effet certains liens ne fonctionnaient plus et certains sites que j’ai découvert ces derniers mois ont fait leur apparition dans la liste.

Vous avez dû remarquer également l’apparition d’une nouvelle catégorie de notes intitulée “Concepts“, notes dans lesquelles je présente de façon simple et succincte les principales technologies sous-jacentes aux plateformes d’ECM-BPM.

Enfin j’ai modifié le fil RSS du blog afin qu’il soit renvoyé vers Feedburner, ceci me permettant au passage de vous donner la possibilité d’un abonnement par mail, le cas échéant vous recevez après inscription un mail chaque fois qu’une note est publiée. Afin de ne pas abuser de votre messagerie, les notes d’une même journée sont regroupées dans un seul et unique mail. Accès à l’abonnement depuis la colonne de droite.

Voilà pour les détails techniques, au passage notez que vous êtes une centaine environ à suivre ce blog chaque jour, c’est peu par rapport à certains mais le domaine de l’ECM-BPM étant assez spécifique il me semble raisonnable de penser que ce nombre de visiteurs est correct. A bientôt …

Nouvelle note dans la série “Concepts“, la gestion automatique des emails.

Si vous avez lu ma récente note sur l’intérêt de gérer et archiver ses emails, vous n’avez plus de doutes et vous êtes déjà en train de mettre au point une stratégie. Essayons d’y voir clair.

Contrairement à ce que j’écrivais dans la note présentant la différence entre archivage et gestion des emails, je ne vais pas m’intéresser ici à ces sujets mais plutôt à la capture automatique des emails.

L’idée qui se cache derrière cela est de permettre la gestion automatisée des emails sans même que nos utilisateurs n’aient à se préoccuper de le faire manuellement. Pour cela il faut capturer les messages dès leur entrée dans les boîtes aux lettres, avant même que le destinataire n’ait ouvert le message. L’outil dédié à cette capture va donc s’interfacer avec le serveur de messagerie, interroger les boîtes aux lettres selon le paramétrage qui a été fait et appliquer des règles pré-établies afin de décider de lui-même si chacun des messages reçus doit être sauvegardé dans le référentiel de contenus ou non (ici référentiel GED ou ECM).

Ces règles sont paramétrées à l’aide d’un outil d’administration, en langage quasi-naturel. Il suffit de déclarer quels sont les critères de prise en compte, comme par exemple :

• le sujet du mail comporte un certain terme
• le sujet du mail comporte un code à 6 chiffres et 2 caractères alphanumériques
• le destinataire est une boîte générique de type ‘info@mondomaine.com’
• le corps du mail contient une suite de termes précis comme ‘demande de renseignement’
• le corps du mail contient un code identifiant un contrat et dont la syntaxe est mm.yyyy.client.service
• ou un subtil assemblage de tous ces critères.

Une fois ces règles déclarées, il suffira d’attendre l’arrivée d’un nouveau message sur le serveur de messagerie pour que le moteur de capture des emails parcoure le message et vérifie la concordance ou non des règles.

Deux cas de figure ensuite :

1. le message ne satisfait pas aux règles définies, il n’est pas pris en compte et il reste en l’état sur le serveur
2. le message satisfait aux règles et selon ces dernières une copie de ce message est archivée automatiquement avec application d’un modèle d’indexation (remplissage automatique de sa fiche de propriétés, choix d’une classe de document, lancement automatique d’un circuit de routage, etc. Le message initial reste pour autant sur le serveur afin d’être lu par le destinataire de façon traditionnelle.

Dans le second cas, le destinataire initial ne verra même pas que ce message a été traité préalablement (selon paramétrage) et le retrouvera dans sa boîte de la façon la plus classique possible.

A noter quand même que ce processus automatique peut être complété d’une possibilité de capture manuelle du message depuis l’outil de messagerie (généralement MS Outlook, Lotus Notes) dans le cas où l’utilisateur décide de lui-même d’archiver l’email.

Voilà donc un bon moyen de se mettre à l’abri et de correspondre aux obligations de conformité légales (i.e. Compliance) sachant que la volumétrie d’emails entrants dans les entreprises est en croissance exponentielle (je ne vous apprends rien) et qu’il est désormais impossible pour quiconque de les trier manuellement et de garantir, surtout, qu’aucun n’est négligé.

Une fois n’est pas coutume, je parlerai dans cette note d’IBM car l’étude dont il est question est un document précieux, et pas courant comme seul IBM sait en produire (je ne suis pas sponsorisé pour écrire ça ;)).

Inscrivez-vous pour recevoir l’étude dénommée “Global CEO Study : Enterpise of the Future”, dans laquelle sont présentés les résultats d’une très large enquête auprès des CEO des sociétés les plus importantes actuellement, qui présentent leur vision de l’Entreprise du futur. Une masse d’informations à découvrir pour élaborer votre propre stratégie, pour faire des choix si vous adressez des marchés particuliers ou tout simplement pour vous tenir au courant de ce qui se trame en la matière.

Inscrivez-vous ici.

Découvrez la présentation de l’étude ici (au format PDF).

Archivage des emails ? Important ? … Oui !!

Voici un bon exemple illustrant l’intérêt d’archiver ses emails pour une entité quelconque, même si sur le fond je ne me risquerai pas à une quelconque interprétation du pourquoi ou du comment sur ce cas précis. Mais toujours est-il que cela devrait éveiller en vous, si vous êtes responsable à quel que niveau que ce soit au sein de votre entreprise ou organisation, l’envie de faire quelque chose …

Je présentais dans une précédente note la différence entre Gestion et Archivage des emails, à (re)découvrir …

Cinq millions d’emails de la Maison Blanche disparus

Si vous souhaitez en savoir (beaucoup) plus sur le référencement de votre blog ou site web, si l’optimisation de votre positionnement vous intéresse, je ne saurais trop vous recommander de consulter régulièrement le site Web Rank Info.

Personnellement j’y ai appris un tas de bons tuyaux pour référencer au mieux mes sites, optimiser les requêtes par les moteurs de recherche( SEO), j’y ai compris comment rédiger pour que mes notes soient bien interprétées, je vous conseille sincèrement d’aller y faire un tour. Et au passage vous pourrez faire comme moi et référencer votre site dans l’annuaire comme ce blog qui y est listé dans la catégorie Logiciels de gestion avec les autres entrées de l’annuaire et .

Je parle régulièrement de Mindmapping sur le blog. Bien qu’il n’y ait pas un rapport direct avec la gestion de l’information (bien que …) je m’y intéresse car cela correspond assez bien à mon mode de fonctionnement que de construire et visualiser un diagramme pour me permettre une meilleure compréhension de ce sur quoi je travaille.

Si vous souhaitez en savoir un peu plus, j’ai trouvé grâce à Veille 2.0 une vidéo de Novamind qui explique en détail ce qu’est le mindmapping et comment les cartes heuristiques fonctionnent.

La vidéo doit appraître ci-dessous, un léger délai peut être nécessaire … sinon cliquez sur le lien plus bas.

NovaMind Mind Mapping Software

Par Mike Kavis, une tentative de définition d’un nouveau rôle en matière de mise en oeuvre d’une stratégie SOA, le Responsable du “Change Management”.

A rapprocher des jobs de type “Consultant en Gestion du Changement”, si ce n’est que la définition qu’en fait ici Mike est que ce job doit être créé une fois la mise en oeuvre décidée et lancée, alors que le consultant interviendra plutôt en phase amont pour analyser l’organisation et voir s’il est nécessaire qu’elle évolue. Et si oui comment.

Un retour ?

BPM/SOA and the role of change management

Découvert ce soir, le blog d’Ange Pozzo di Borgo, Le Blog du CR, sur lequel Ange aborde différents sujets autour de l’édition web et du creative marketing.

La note qui m’a interpellé concerne l’usage du blog dans une stratégie Corporate, ou comment tirer profit d’une gestion de contenu et d’une publication web contrôlée pour promouvoir son image d’Entreprise auprès de ses clients et partenaires.

Au programme “Industry Blog”, “Ideastorm Blog”, “Individual Blog”, “CEO Blog”, “Departmental Blog”, “Parody Blog”, “Customer Service Blog” et “Strategic Intelligence Blog” … (ça fait 8 d’accord, mais l’auteur a ajouté sa propre vision à celle de Mitch Joel qui lui a inspiré l’article, ce qui est plutôt intelligent non ?).

Le blog dans une stratégie corporate : 7 “blogging models” | LE BLOG DU CONCEPTEUR-REDACTEUR

Je citais un article du JdN dans une note précédente sur les conditions de publication de ce type de blog, si vous avez du neuf je suis curieux de le savoir, histoire de remetttre à jour la note les expériences devant être bien plus nombreuses désormais.