ECM / BPM : Introduction

Qu’entend-on par ECM / BPM aujourd’hui ?

L’ECM ou Enterprise Content Management – Gestion des Contenus d’Entreprise – désigne l’ensemble des pratiques, des méthodes, des règles et des outils permettant d’adresser les besoins en gestion électronique de l’ensemble des informations métiers propres à l’activité d’une entreprise ou d’un organisme public.
Ces besoins incluent :

- la création
- la modification
- l’indexation
- la classification
- le stockage
- la recherche
- la consultation
- l’archivage

de l’ensemble des contenus et informations.

Par contenu, on entend les documents électroniques tels que les fichiers issus d’applications bureautiques, les documents papier numérisés (dématérialisation), les spools d’impression (listings et éditions), les emails, les formulaires électroniques, etc. Ce sont là l’ensemble des informations non-structurées qui représentent près de 80% des informations vitales pour une entreprise.
En sus des documents, la notion de contenu intègre les informations structurées ou « objets métiers » tels qu’enregistrements clients, fournisseurs, employés, fiches signalétiques, dossiers, etc.

L’ECM a remplacé aujourd’hui la gestion électronique de documents – GED – en apportant son lot de nouvelles fonctionnalités. Ainsi, on trouve désormais dans les principales offres du marché des capacités standard de :

- gestion des évènements
- gestion des actions associées aux évènements
- gestion du contenu Web – WCM ou Web Content Management
- gestion automatique des eMails
- gestion intégrée des enregistrements – Records Management
parmi les principales.

Le BPM ou Business Process Management – Gestion des processus métiers – concerne lui l’automatisation et la fluidification des échanges liés au métier de l’entreprise. Par processus, on entend l’ensemble des tâches et données nécessaires et indispensables au bon déroulement de l’activité de la société. Il peut s’agir des échanges commerciaux entre l’entreprise et ses clients – B2C – ou des échanges entre l’entreprise et ses partenaires et fournisseurs – B2B – ou bien encore il peut s’agir de ses propres processus internes (Ressources Humaines, Compta Fournisseurs, Compta clients, Administration, etc.).

Le BPM se distingue du Workflow en proposant un ensemble de fonctionnalités plus riche. Parmi celles-ci on trouve l’analyse et le reporting analytique nécessités par les besoins de suivi et de gestion des ressources et le besoin d’optimisation des coûts de revient.
On trouve également des fonctionnalités de simulation des processus, tant amont en phase de conception qu’aval en phase de production. La simulation, qui se distingue de la modélisation par le fait qu’elle repose sur des processus déjà matérialisés et détaillés, permet d’optimiser le séquencement des tâches afin de s’assurer qu’il n’y a pas de goulot d’étranglement ou de ressources insuffisamment occupées. La simulation permet également de connaître les coûts de déroulement des processus et de les optimiser en offrant la capacité à jouer « à blanc » plusieurs scénarii.

Le BPM peut également inclure des outils de Gestion des Règles Métiers – Business Rules – afin d’offrir toute l’agilité requise en terme de modification dynamique des processus. Ce type d’outils offre à des utilisateurs métiers la possibilité de modifier le comportement des processus en fonction d’un grand nombre de critères susceptibles de changer très souvent. Ils présentent la plupart du temps des interfaces en langage naturel censées être utilisables par le plus grand nombre sans mise en main couteuse préalable.

Dans les notes suivantes, je détaillerai plus précisément les usages de ces deux ensembles ECM/BPM au sein de l’entreprise, tant du point de vue fonctionnel que du point de vue organisationnel.

Lire la suite :

• Du Workflow au BPM
• Glossaire BPM : quelques définitions / Partie 1
• Quelle différence entre Case Management et BPM ?
• Content Centric BPM et autres sujets
• Un court historique du BPM – Quatrième partie
• Ingénierie des processus métiers par Patrice Briol
• Pourquoi ECM et BPM sont indissociables ?
• Pourquoi avez-vous besoin du BPM ?
• De la GED à l’ECM – vers une réflexion globale
• Il y a archives et … archives …