Pourquoi ECM et BPM sont indissociables ?

5 janvier 2006

dans BPM, ECM

On associe désormais couramment les deux termes ECM et BPM pour dire tout simplement que le BPM au sens Business Process Management ne peut se passer de la gestion des contenus, l’ECM. « Pourquoi cela et est-ce si justifié ? » est une question qui revient souvent de la part des personnes qui sont à la recherche d’une solution.
Cette note tente d’apporter quelques éléments de réflexion et a pour but de lancer le débat : le BPM peut-il se passer de la gestion des contenus et si non, comment gérer au mieux ces deux types de services ? Je prétends que la réponse est non et je vais tenter de vous démontrer pourquoi.

Un bref rappel de ce qu’est le BPM au sens Business Process Management

Selon moi, le BPM (ou workflow, lire ma note à ce sujet) consiste en la gestion des processus vitaux de l’Entreprise. Je distinguerai deux grands type de processus (je mets volontairement à part les workflows collaboratifs qui sont plus proches de la gestion de contenu que de la gestion des processus à mes yeux) : les processus Adhoc et les processus industriels ou d’Entreprise.

Les processus Adhoc
Ce sont les processus qui font appel au routage des documents principalement, circuits de validation, dont le cheminement est la plupart du temps linéaire et séquentielle, avec peu ou pas de routes parallèles, faisant peu appel aux applicatifs métiers et beaucoup aux individus. Ces processus sont en grande majorité porteurs d’information peu structurée, des documents pour la plupart.

Les processus d’Entreprise
Ce sont les processus qui assurent l’ordonnancement et le séquencement des tâches, des acteurs (individus comme applications) et des informations.
Ces informations peuvent être structurées (contenues dans des bases de données ou encore des formulaires électroniques) ou non structurées (documents électroniques, dématérialisation, listings, emails). Elles participent à une ou plusieurs étapes du processus mais n’en représentent pas l’élément essentiel comme c’est le cas avec les processus Adhoc. En effet, il est tout à fait envisageable de dérouler un processus d’Entreprise sans faire appel à un document mais uniquement à des informations métiers issues d’une base de données ou d’un système central, je pense en particulier aux applications de type Straight Through Processing (STP). Néanmoins c’est rarement le cas et en pratique, toutes les applications workflow que l’on peut rencontrer en production font appel à des contenus structurés et non structurés, tous secteurs d’activités confondus.

Ceci étant, il apparaît clairement que l’information est une composante essentielle de la gestion des processus, et pour en revenir à la question initiale, je n’envisage pas de mettre en oeuvre un gestionnaire de processus (moteur de workflow) qui ne serait pas capable de véhiculer les contenus associés à ces processus.

Quelle stratégie adopter alors quant à la mise en oeuvre de ces deux services : intégration native ou non ?

Les outils disponibles sur le marché permettent aujourd’hui d’aborder cette problématique selon deux angles différents.
Le premier consiste à choisir les ‘best of breads’ de chaque catégorie, BPM d’une part et ECM de l’autre, et à les intégrer. Le deuxième consiste à choisir une plateforme intégrant de la façon la plus standard possible ces deux types de services, ce qui évite toute problématique d’intégration.

Mon avis personnel est le suivant. L’intégration de deux outils différents, conçus par des éditeurs différents, bien qu’elle permette de bénéficier en théorie des meilleurs outils disponibles, apporte son lot de risques et de complexité. Elle est bien évidemment réalisable et réalisée mais il faut bien avoir conscience des points faibles de ce genre de projet d’intégration avant de se lancer dans une telle opération.

Je penche donc tout naturellement pour la mise en oeuvre d’une plateforme intégrée qui présente elle le double avantage d’être performante (c’est tout au moins le cas des meilleures plateformes du marché actuellement) et de ne pas nécessiter d’intégration au titre du projet. Minimisation des risques, développement rapide d’applications, outils de développement communs, maintenance simplifiée, interlocuteurs uniques, l’Entreprise a tout à gagner à déployer ce type de plateforme qui va permettre aux équipes projets de ne pas perdre de temps à établir les spécifications du mécanisme d’intégration et à en vérifier le bon fonctionnement.

En conclusion, je dirais que tel que présenté ci-dessus, il apparaît clairement que Gestion des Processus et Gestion des Contenus ne font qu’un et que tout projet d’Entreprise qui impacte le coeur métier de celle-ci se doit de prendre en compte cette approche. Le choix de l’outil à mettre en oeuvre doit donc tenir compte de cette recommandation, tout en prenant bien évidemment les précautions d’usage que sont l’analyse de l’offre logicielle retenue et l’étude des références associées.

Les commentaires sont ouverts, je vous invite donc à laisser votre avis et à enrichir ce débat …

Lire la suite :

  • Jean Christophe,

    Ma position sera plus conciliatrice. En effet, je suis consultant en Management Electronique. Une discipline qui nous fait combiner toutes les possibilités dans l’optique de permettre à l’entreprise d’honorer les bonnes pratiques de Management (nous nous appuyons entre autres sur les principes de Management de la Qualité dont l’ISO 9001).
    Pour revenir à la question, je dirais que tout dépend de l’environnement de l’entreprise. Bien entendu que le BPM et ECM restent des disciplines utiles pour un management cohérent. Je dirais de même pour d’autres disciplines comme la BI, la GED…
    Si l’entreprise a déjà des applications ECM, tant mieux un pan aura été gagné et on adresse la problématique BPM sur la base de l’ECM en place. Si l’entreprise a un environnement sans application ECM, il est bon d’adresser la problématique du BPM en inégrant l’ECM. Maintenant la question de savoir s’il faut le faire par des éditeurs différents ? Je suis d’avis avec Christophe pour dire qu’il y a des risques en le faisant ainsi.

    Cordialement

  • Jean-Christophe

    Sandy,
    You are absolutely right. It is true that I work for a company marketing an ECM/BPM integrated solution, that’s the first point. I also agree that if the client company looks for a BPM orchestration capability tool, they already have somewhere some content management tools.
    The original idea of this note was to focus on the need for a BPM tool to be linked to an ECM one, keeping in mind that the company had no solution yet on both sides, your « green field ». In that typical case, to me, the other way round makes no sense. Here down in France, we still have prospects with no solution at all at the Enterprise level, not only at a given departemental level. This is due I guess to the company sizes, this can also be the case in Government and public companies which have not so much Enterprise level ECM solutions yet. Also what we see is that companies having multiple existing repositories want to migrate to a single common one and then again the integration makes sense.
    Nevertheless this is a nice to have discussion as in the BPM arena today, pure BPM players do not talk about Content with the consequences we can see when going into the integration phase : it is a huge task to integrate Content and Process and it takes time.
    Thanks for the comment anyway, I appreciate this from someone who has a more neutral position than I have.
    By the way, are your customers all looking for BPM as an orchestration tool or do they have any other process requirements ?

  • J-C, I think that your biases are showing: it would be fair to state that you work for a software company that has an integrated BPM/ECM solution, and in fact markets that as a key strength of their solution.

    The concept of integrated ECM/BPM makes sense in the situation where you have a « green field » (no current system for either content or process management), which usually only happens when you are looking at a department rather than an entire enterprise. Most of the customers that I work with as a BPM architect already have content in several different systems, and need BPM to provde the orchestration capabilities without any additional content management. In that case, integrated ECM/BPM provides no value to them.

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