Je rencontre souvent des interlocuteurs métiers dont la préoccupation est de savoir comment mettre en oeuvre le BPM dans l’Entreprise et surtout comment modéliser au mieux leurs processus en tenant compte de toutes les contraintes inhérentes à ces mêmes processus et aux utilisateurs impactés.
Cette réflexion préalable prend du temps et il va sans dire que bon nombre de projets workflow sont morts-nés car le délai de mise en oeuvre nécessaire et les contraintes relevées ont représenté un réel obstacle.
Si vous êtes dans cette situation, et que la mise en oeuvre du BPM vous paraît complexe, pourquoi ne pas « faire simple » ?
J’ai rencontré ces derniers jours un client qui a pris la chose de la façon la plus simple possible : quel est le principal frein que mes utilisateurs rencontrent au quotidien ?
Après avoir obtenu la réponse à cette question – en l’occurence la gestion du courrier entrant et? sa distribution au bon acteur au bon moment – il a été décidé de se focaliser sur cette seule et unique problématique afin de « faire simple » mais surtout efficace, et le workflow a été déployé dans le seul et unique – pour le moment – but d’assurer la prise en charge du courrier entrant (plusieurs milliers de pages/jour quand même). Conditions de routage, acteurs, tout a été paramétré dans le système de la façon la plus simple et la plus pertinente possible et l’application résultante permet de servir les quelques 800 utilisateurs sans aucun accroc.
Je trouve que c’est un bel exemple de mise en oeuvre. On pourrait penser qu’il est simpliste, qu’il ne correspond pas à ce que l’on attend d’un workflow métier – on est là dans le secteur de l’assurance – et que le même outil pourrait faire bien plus, certes, mais au moins il est en oeuvre, les utilisateurs sont satisfaits et gagnent énormément en efficacité, l’adhésion est générale et il ne reste maintenant plus qu’à modéliser de nouveaux processus plus globaux afin d’affiner le traitement. Une belle preuve que BPM ne rime pas forcément avec lourdeur et complexité, non ? 🙂