Du collaboratif aux contenus d’Entreprise – acte 2

17 septembre 2008

dans Gestion de l'Information

Dans une précédente note, je présentais ma vision de la complémentarité nécessaire entre collaboratif et contenus d’entreprise. Après avoir décrit pourquoi il devait y avoir une passerelle forte entre ces deux mondes, je voudrais aborder le sujet du mode de consommation de l’information, quelle que soit sa nature initiale.

Traditionnellement (si tant est que la Gestion Electronique de Documents soit tombée dans le monde du traditionnel …), tout document stocké dans un référentiel GED est consulté par un utilisateur y accédant depuis une application métier ou une application bureautique. Dans le premier cas, il s’agit de mettre en oeuvre un appel au serveur GED pour remonter et afficher un document en rapport avec le dossier en cours de consultation ou l’acte de gestion concerné. Dans le second cas, il s’agit de mettre à jour un document à partir d’une version initiale, ou encore de renseigner tout ou partie de ses métadonnées pour actualiser ces dernières (je cite ces exemples, il y en aurait d’autres). C’est encore le cas aujourd’hui bien souvent mais l’on voit apparaître des modes d’accès à l’information qui diffèrent (innovent ?) car les usages en pratique dans l’Entreprise diffèrent eux-aussi, de même que les utilisateurs. Et si les pratiques diffèrent, les outils diffèrent également.

Le schéma ci-dessous présente une vue succincte de ce que peuvent être les modes d’accès à l’information dans une entreprise aujourd’hui. Je n’en suis pas l’auteur, mais j’adhère assez bien à ce qui est mentionné.

Comme on peut le voir, il n’est plus question ici que d’applications métiers ou d’interfaces bureautiques traditionnelles. Cela ne veut pas dire que ces dernières ne sont plus utilisées, bien au contraire, mais une fois de plus je me place là dans un cadre particulier qui se réfère à la mise en perspective du collaboratif et de l’ECM. Il va de soi évidemment que l’organisation qui laisse ces pratiques se répandre a délibéremment fait ce choix, et l’assume.

En commentaire au schéma, on peut dire que :

  • le client de messagerie est un des moyens d’accéder à un référentiel de contenus, c’était déjà le cas mais à ma connaissance assez peu utilisé encore, c’est en train de changer,
  • les messageries instantanées font leur apparition, je travaille pour une société qui utilise le chat en permanence et il est très simple et efficace d’intégrer dans un message chat l’appel à un document du référentiel pour consultation simultanée,
  • réseaux sociaux et blogs font appel aux contenus d’Entreprise et possèdent des mécanismes d’accès afin de publier/promouvoir tout ou partie des contenus,
  • les fils RSS se généralisent pour pousser l’information auprès de ceux qui en éprouvent le besoin,
  • les gestionnaires de signets en ligne apparaissent eux-aussi et ne référencent pas que des liens intranet mais aussi des liens documentaires,
  • les gestionnaires d’activités font abondamment usage des référentiels documentaires dans la mesure où bon nombre des tâches/activités ainsi gérées concernent un ou plusieurs documents qu’il convient de rédiger/parcourir/valider/etc.

Le fait est que la priorité est aujourd’hui clairement mise sur l’accès à l’information (sous-entendu : quelle que soit l’application utilisée) plutôt que sur l’outil (sous-entendu : j’utilise ce qu’il faut pour accéder à ce que je veux). Il convient donc de disposer d’une infrastructure permettant d’adresser l’ensemble des besoins et méthodes d’accès, qu’il s’agisse de contenus « personnels » comme de contenus « d’entreprise » et que l’offre logicielle sous-jacente doit savoir prendre en compte l’ensemble de ces besoins pour 1/libérer les utilisateurs de toute contrainte propre à un outil en particulier, et 2/libérer les entités informatiques de tout déploiement d’outils spécifiques, particulièrement s’il s’agit d’applications à installer sur les postes de travail.

Le diagramme ci-dessous résume le contenu de cette note et de la précédente, dans le cadre d’une stratégie globalisée de gestion de l’information dans l’Entreprise. La continuité du processus de gestion documentaire tout au long de la chaîne de production/consommation apparaît clairement, j’ai mentionné sous les trois principaux sous-ensembles les applications concernées et les types d’outils correspondants.

En conclusion à cette note, je voudrais insister sur le fait que cette vision n’est pas la seule et unique que toute entreprise se doit d’adopter, loin de là, il convient d’adapter le schéma aux besoins réels, de bien faire le point avec les utilisateurs pour comprendre quelles sont leurs attentes, leurs façons de procéder, leur culture en la matière, et surtout d’arriver à un consensus permettant de ne déployer que ce qui est vraiment nécessaire, ni plus ni moins, afin que tout le monde puisse s’approprier les méthodes et outils proposés. Et arriver aux résultats escomptés.

Cet exercice de formalisation n’étant pas nécessairement évident à réaliser, il reste bien imparfait et j’imagine que vous aurez des remarques aussi je vous engage à commenter la note sans retenue, je suis d’ailleurs curieux de voir quelle est la vision que vous pouvez en avoir. Merci d’avance 🙂

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