Les 10 meilleures excuses pour ne pas déployer un outil de Gestion des Documents et Contenus en Entreprise

Si vous vous reconnaissez dans une des excuses ci-dessous, il est peut-être temps de réfléchir à la mise en œuvre d’un système de Gestion des Contenus d’Entreprise, non ?

Cette liste dont l’original se trouve sur le site de l’AIIM reprend les principaux obstacles à la mise en œuvre d’un système de GED/ECM en Entreprise, et j’avoue rencontrer plus fréquemment qu’on ne peut le penser ces objections. Certaines peuvent trouver une justification dans certains cas particuliers mais la plupart du temps ce n’est pas le cas même si la prise de conscience est globalement en train de se faire.

Voici donc la liste, rapportée et traduite en toute liberté de ton.

Excuse n°1 : Si on en a vraiment besoin, on peut généralement retrouver le document.

On arrive généralement à retrouver un document lorsque c’est vraiment nécessaire, il suffit d’envoyer un email à toutes les personnes concernées et à demander au client d’être patient …

Excuse n°2 : Personne ne nous poursuivra jamais pour ça, qui pourrait bien vouloir nous poursuivre ?

Les documents que nous gérons n’ont pas de valeur légale ni critique, ne nous générons pas plus de problèmes que nous n’en avons déjà …

Excuse n°3 : Il faut bien faire des choix.

Même s’il est avéré que cela coûte 20€ pour classer un document, 120€ pour retrouver un document non classé et 220€ pour le recréer s’il est perdu, on a fait d’autres choix plus importants.

Excuse n°4 : L’environnement ? On a autre chose à penser.

Peu importe si un document est photocopié en moyenne 19 fois, j’ai d’autres préoccupations plus importantes.

Excuse n°5 : C’est bien que nos employés aient de quoi s’occuper.

Nous savons que nos employés peuvent passer jusqu’à 50% de leur temps à chercher la bonne information, c’est d’ailleurs pour cela que nous les payons.

Excuse n°6 : C’est bien mieux de toujours réunir tout le monde pour travailler ensemble.

Quand nos équipes doivent travailler en commun sur un projet, nous préférons les faire voyager, arriver la veille de la réunion et leur offrir des soirées au restaurant, leur envoyer au préalable des photocopies des versions de travail des documents, c’est plus productif.

Excuse n°7 : Nos locaux ne sont pas situés dans des zones à risque.

C’est vrai que quand on voit à la télé ces débris, mobiliers et papiers  qui surnagent après une tornade ou une inondation, nous sommes bien embêtés pour ces entreprises, mais nous, nous ne sommes pas menacés par les catastrophes naturelles ou accidentelles.

Excuse n°8 : La sécurité de nos informations stratégique n’est pas dans la liste de nos priorités.

Bien sûr que nous sécurisons les accès à nos locaux, à nos fichiers du personnel, à nos informations financières, mais si un employé veut sortir de l’Entreprise des informations internes, on est content qu’il puisse le faire librement.

Excuse n°9 : Le changement coûte cher.

Quand je veux faire approuver une facture, je la dépose simplement dans la corbeille du service concerné qui la valide dans les jours suivants. Elle est ensuite transférée au service comptable qui la photocopie, l’acquitte, la renvoie à l’émetteur et normalement quelques semaines plus tard elle est généralement payée. Très peu se perdent.

Excuse n°10 : La gestion de l’information n’est pas si critique et c’est complexe à mettre en œuvre.

Gérer nos finances, notre personnel, c’est important et nous avons mis en œuvre les solutions adéquates. Mais la gestion de l’information, ce n’est pas si vital pour la survie de l’Entreprise et c’est complexe à mettre en œuvre.

Retrouvez l’article original sur le site de l’AIIM et téléchargez le Livre Blanc (“White Paper’”) pour comprendre comment contourner toutes ces excuses.

Si vous avez d’autres excuses pour alimenter la liste, je suis preneur et si vous venez de réaliser que vous vous reconnaissez dans un des sujets ci-dessus, je suis disponible pour vous aider …

Lire la suite :

• 10 chiffres clés à retenir en matière de Gestion des Documents
• Quelle évolution pour les moteurs de recherche dans les référentiels documentaires ?
• Catégories, classes de documents, tags, comment y voir clair ?
• Le Wiki peut-il remplacer le traitement de texte ?
• Pourquoi implémenter une solution d’ECM/BPM ?
• Gestion de contenu (ECM) : contenir le flux d’informations dans l’entreprise – White Paper gratuit
• A qui profite l’ECM en Entreprise ?
• ECM, GED et CMS, à ne pas confondre
• Le bloc-notes ECM-BPM : les liens de la semaine
• Documation 2007 – Paris