Depuis l’apparition des suites bureautiques intégrées, la question de l’utilité et surtout de la pertinence des outils bureautiques ne s’est jamais vraiment posée. Le traitement de texte est encore aujourd’hui l’outil prépondérant sur tout poste de travail et je suis bien le premier à ne pas savoir m’en passer.
Cependant, les besoins des entreprises aujourd’hui évoluant avec les organisations mises en place, l’agilité et la collaboration imposent de nouvelles pratiques et un des besoins le plus souvent évoqué est de pouvoir élaborer un document d’entreprise de façon la plus collaborative possible.

Jusqu’ici la solution consistait à utiliser un traitement de texte, à faire circuler ce document par messagerie ou, mieux, à l’aide d’un workflow adhoc de routage, et de le versionner pour le faire évoluer. Les limites de ce modèle sont connues: pas de garantie de travailler sur la dernière version, risque de perte des modifications lors de la transmission du document si le bon fichier n’est pas sauvegardé, encombrement des boîtes à lettres et des postes de travail, copier-coller incessants, erreurs de resaisie et de transcription, etc.

La gestion électronique de documents a constitué un premier palliatif en garantissant la pérennité du fond documentaire, en offrant des capacités de versionning des documents, en centralisant l’information dans une librairie partagée et en déchargeant les espaces de stockage privatifs. Le référentiel commun était né mais pour autant le travail collaboratif n’était pas assuré à 100%.
Sont arrivés ensuite les outils de groupware, ou espaces de travail collaboratif, qui eux intégraient en complément à la GED l’élaboration à plusieurs de documents grâce au regroupement des informations en un lieu partagé unique, aux fils de discussion permettant d’élaborer un chapitre, aux réunions en ligne pour discuter des orientations à prendre et quelques autres fonctionnalités à la mode.

Pour autant le contenu du document et son mode d’élaboration n’était toujours pas pris en charge tel que le souhaitent les utilisateurs au quotidien.

Quel est ce besoin ?

Chacun doit pouvoir travailler sur une partie du document global sans pour autant bloquer les autres travaillant sur d’autres parties du même document. Les modifications doivent apparaître de façon évidente lorsqu’un utilisateur le demande. Le versionning doit être assuré. L’ensemble des personnes élaborant le document doit pouvoir visualiser l’historique des versions. La sécurité doit être assurée afin de garantir que les intervenants ont bien les droits nécessaires et suffisants pour le faire.
Ceci ne correspond plus au mode de fonctionnement du traitement de texte qui reste, lui, mono-utilisateur dans l’âme. Impossible en effet de travailler à plusieurs sur un même document au même instant.

Un outil assure l’ensemble de ces fonctionnalités aujourd’hui, c’est le wiki.
Le wiki permet le découpage d’un document en pages indépendantes, l’élaboration de différents paragraphes en parallèle, le versionning, l’historique, la gestion des utilisateurs (pour la plupart) et l’export vers les formats pivot web comme bureautiques.
Le wiki commence à être utilisé par les entreprises malgré une diffusion encore confidentielle, bien souvent par manque de connaissance des responsables tant de l’organisation que du système d’information comme des utilisateurs finaux qui voient là un nouvel outil à prendre en main.

Cependant, je pense qu’il est tant de s’intéresser à ce type d’outils car leur apport au quotidien peut être source de gains substantiels en termes de temps de traitement, recherche d’informations, saisies et corrections. Ils sont d’autant plus attirants que le modèle économique associé repose en grande partie sur l’open source.

Pour approfondir le sujet et tester les wikis, un site dédié aux logiciels libres, Framasoft, sur lequel vous trouverez une rubrique spécialisée wiki.