Suite de la série d’articles sur les usages qui peuvent être faits des différentes technologies mises à notre disposition aujourd’hui, qu’elles soient propres à l’Entreprise (par exemple la Gestion de Contenus) ou à l’individu et à sa fonction (par exemple la veille technologique). Après avoir abordé les problématiques de récupération et tri de l’information, voici une deuxième note sur le classement de l’information, toujours dans une problématique de veille technologique.
Classement de l’information
Une fois l’information triée et catégorisée tel que décrit précédemment, je me dois de la classer si elle présente un intérêt. Pour cela j’utilise différentes méthodes selon le type d’information.
Informations publiées sur les sites web
Je distingue dans un premier temps les liens web qui présentent un intérêt d’ordre personnel ou traitant de sujets qui me préoccupent mais sans aucun rapport avec ce que je peux être amené à publier des liens qui eux peuvent intéresser BPM Bulletin. Les premiers sont classés et tagués dans Del.icio.us, et j’avoue d’ailleurs ne pas optimiser la gestion des tags puisque la recherche proposée parmi ses propres signets est suffisamment efficace.
Les autres liens sont classés et (beaucoup mieux) tagués dans Diigo, qui est aussi une application en ligne de gestion de favoris. Pourquoi ce choix ? D’une part parce que j’éprouve le besoin de clairement distinguer mes liens personnels des liens que je suis amené à publier sur BPM Bulletin et d’autre part parce que j’ai découvert Diigo plus récemment et que je trouve l’outil de publication de signets sous forme de note de blog plus efficace. Or c’est bien cet usage là qui m’intéresse. Del.icio.us propose aussi cette fonction, je n’ai jamais vraiment adhéré à sa présentation mais je reconnais qu’il me serait possible de tout regrouper en un seul et même lieu en y passant un peu de temps. Disons que c’est aussi une façon de ne pas mettre tous mes oeufs dans le même panier !!
Conséquences de tout cela : mes liens persos sont stockés en ligne, mes liens pros sont … aussi stockés en ligne mais de plus sont regroupés en une note de blog chaque fois qu’un nouveau lien est ajouté, et cette note est automatiquement postée sur BPM Bulletin (c’est la rubrique ‘A découvrir‘ de ce blog).
Autre technologie utilisée pour mémoriser l’information, les bookmarklets dans Firefox. On entend par bookmarklet un script exécuté par le navigateur – Firefox fait ça très bien, IE je n’en sais rien ?? – et qui permet d’interagir avec un service en ligne. Je parlais précédemment de Djigo, j’utilise en fait un bookmarklet pour poster mes favoris sur Diigo, ce qui me permet de ne pas sortir de ma fenêtre en cours et d’ajouter mes propres commentaires et tags pour chaque favori. Il existe des bookmarklets pour bon nombre de services, dont un pour les blogs sous WordPress qui permet d’écrire une note très rapidement depuis une page web visitée.
Documents électroniques
Je ne consulte pas uniquement des sites web et il m’arrive quotidiennement de lire des documents électroniques pertinents sur les sujets qui sont les miens, d’où inévitablement une problématique de classement de ces contenus. S’il s’agit de documents à la durée de vie (au sens ‘durée de consommation de l’information’) courte, je me contente de les stocker sur mon poste de travail le plus utilisé dans la journée. Si j’estime que le document en question présente un intérêt majeur et que je vais devoir y accéder plus longuement, plus souvent, de plusieurs endroits alors je le stocke en ligne, et j’utilise pour cela le service Box.net qui est accessible via WebDAV depuis mon explorateur Windows (ou Linux). Je dispose ainsi de plusieurs Gigas octets en ligne disponibles à tout moment.
à suivre … publication, archivage et conclusion …
@Fabrice,
D’une manière générale, je différencie ce qui est du domaine professionnel et du domaine public. Tous mes contenus strictement professionnels et à usage interne ne sont pas en ligne sur un quelconque site comme ceux cités ici, pas tant parce que je n’ai pas confiance mais parce que ma société me fournit suffisamment d’espaces partagés pour ne pas aller voir ailleurs (voir par ex. http://www.lotuslive.com).
Pour ce qui est des documents non confidentiels, j’utilise les services ci-dessus et également Slideshare (http://www.slideshare.com), ajouté depuis la publication de cette note.
J’ai également désormais un compte sur Ubuntu One accessible depuis mes postes Linux et Windows, un bon complément à box.net.
Pour ce qui est des signets, dans la mesure où il ne s’agit que d’informations publiques (tous mes signets internes ne sont visibles forcément que par moi via l’intranet), je n’ai pas de crainte à les stocker sur Del.icio.us ou Diigo, bien que j’ai un peu abandonné Diigo depuis cette note car la fonction de publication automatique que j’utilisais ne me permet pas de formater correctement les notes.
Pour ce qui est des services de type cloud comme Google Apps/docs, il faut avoir conscience des risques mais il n’est pas de l’intérêt de Google de permettre des piratages de documents, sans quoi tous les efforts que fait cette société pour développer son offre payante envers les entreprises seraient ruinés. Le principal risque est le détournement de mot de passe du compte principal Google, généralement créé pour Gmail, pensez donc à ne pas le laisser écrit quelque part. Les bonnes vieilles règles sont toujours valables.
A noter que le chiffrage https est dispo pour de nombreux sites désormais, il faut en profiter. Je recommanderais également l’utilisation de Google Apps en lieu et place de Gmail, cela permet de disposer de la gestion de son propre domaine avec ses adresses de type @mondomaine.com et d’y stocker ses documents de façon encore plus sécurisée. Google Apps inclut en effet un Google Docs privatif et des fonctions de wiki.
Dans tous les cas, ces services me semblent au moins aussi sûrs que les clés USB que je vois passer de ci de là avec des documents confidentiels et qu’il est si facile de perdre, voir de se faire copier les fichiers sans s’en rendre compte (j’ai connu).
Et merci pour l’appréciation sur le blog 😉
Bonjour Jean-Christophe,
En tant que consultant, comment gérez-vous les impératifs de sécurité et de confidentialité des informations imposé par votre entreprise et les plateformes de stockage de type Box. Consultant également, j’avoue que la stratégie de veille et de stockage que vous exposez est très séduisante, mais je demeure encore réservé sur la sécurité du stockage en ligne.
Avez-vous trouvé des solutions paliatives ? Par exemple zippage et codage systématique de vos fichiers de travail ou limitez-vous le stockage à des documents publics ?
Quel est votre point de vue sur ce sujet ?
Félicitations encore pour votre blog et la qualité de son contenu.
à bientôt
J’utilise aussi Google Docs mais il ne peut stocker les documents externes, c’est plus un outil de travail online. Avec box.net tu peux uploader des fichiers de tous formats, c’est du stockage online (avec partage possible) et donc une philosophie différente. Le gros avantage est l’ajout du service en tant que raccourci dans Windows Explorer ou Nautilus grâce à WebDAV.
Intéressant ce post… Quant à moi toujours sur Google Docs pour le stockage. Et Yahoo Bookmarks pour le bookmarking, même si j’ai tendance à multiplier les signets sous Firefox 🙂