ECM, GED et CMS, à ne pas confondre

On entend beaucoup parler d’offres ECM, de CMS, de gestion de contenus, de GED et bien souvent ces termes sont employés à tort que ce soit dans les conversations ou dans les cahiers des charges. Un point peut s’avérer utile afin d’y voir clair et de faire en sorte de ne plus confondre toutes ces abbréviations et applications sous-jacentes.

ECM – Enterprise Content Management – et CMS – Content Management System – n’ont rien à voir. Quand bien même le mot « contenu » apparaisse dans chacun des deux termes, l’amalgame est impossible car l’ECM désigne la gestion des contenus d’entreprise, au sens où toute information, structurée comme non structurée, se doit d’être prise en compte et manipulée (gérée) en fonction de sa nature et de son intérêt pour l’activité de l’Entreprise. Un CMS n’a rien à voir avec cela puisque ce terme désigne un système de gestion de contenu, nous ne sommes donc plus là dans la gestion mais bien dans l’outillage – l’application – qui va permettre cette gestion.

Dans la pratique, les éditeurs de logiciels se sont approprié le terme ECM et l’utilisent pour désigner un ensemble d’outils de prise en compte de l’information mais il n’en reste pas moins que l’ECM ne désigne pas les progiciels de gestion. En l’espèce, on pourrait même dire que l’ECM repose sur les CMS, outils qui vont permettre de mettre en place une politique de gestion documentaire ou de contenu. De même il est communément admis qu’un outil de publication web est un CMS alors qu’un CMS est bien plus que cela.

Et la GED dans tout ça ? Elle est aujourd’hui à inclure dans l’ECM puisqu’il s’agit bien de Gestion Electronique des Documents. La GED pure, telle que promue il y a encore quelques années par les éditeurs, perd un peu de sa toute puissance aujourd’hui car l’information qui est au coeur de l’activité de l’Entreprise ne consiste pas uniquement en des documents mais aussi en un ensemble de données structurées qui participe aux processus d’Entreprise. La GED est donc trop limitative et l’ECM vient à point pour la remplacer et inclure les données métier que l’on gérait dans des systèmes externes aux applicatifs GED précédemment et qui désormais sont prises en compte par les gestionnaires de référentiels.

Maintenant quelle différence faire entre un CMS et un pur système de gestion de référentiel documentaire et comment s’y retrouver ?
Un système de GED gère des documents. Un document est physiquement représenté par un fichier, que ce dernier soit d’origine bureautique ou issu d’une chaîne de dématérialisation ou d’output management. Ce fichier, généré par une application tierce, est stocké dans le système de GED et mis à disposition des utilisateurs. Un CMS va lui gérer des contenus qui ne sont pas matérialisés à la base par un fichier mais bien saisis en ligne depuis l’interface de l’outil et ensuite stockés dans un référentiel. La différence fondamentale tient en la nature de l’information initiale. Un outil de GED ne propose généralement pas d’interface de saisie en ligne de l’information alors que le CMS va à l’inverse permettre cette saisie du contenu. Ceci se complique un tout petit peu dans la réalité car les offres logicielles actuelles sont pour certaines suffisamment riches au point de proposer pour la GED des outils minimalistes de saisie en ligne, pour les CMS des capacités de gestion des documents. Pour autant, on assimilera plus facilement les CMS aux outils de WCM – Web Content Management – qu’aux outils de GED.

Il ne faut donc pas faire l’amalgame entre ces deux grandes familles de logiciels. Selon les applications envisagées, il conviendra de bien catégoriser tant la nature de l’information que son mode de saisie afin de porter son choix sur l’un ou l’autre de ces systèmes. Une application de gestion de courrier entrant par exemple fera appel à un système de GED tandis qu’une application de courrier sortant pourra reposer sur un CMS. On voit bien là toute la difficulté de porter son choix sur le bon outil et face à l’offre conséquente du marché aujourd’hui, il conviendra de s’orienter vers les éditeurs proposant une plateforme générique plutôt que vers des outils dont la spécialisation est certes plus attirante mais bien trop limitative quant aux besoins à venir.

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