Gestion de numérisation avancée ou GED ?

J’ai dû traiter ces derniers mois plusieurs dossiers pour lesquels il était question de dématérialisation de documents (en d’autres termes : numérisation) et la question s’est posée à chaque fois : quel est le besoin précis évoqué ? Démat’ ou GED ?

Je voulais revenir sur le sujet car le choix est structurant. Selon que l’on considère (une fois de plus) le document uniquement ou bien son traitement (i.e. l’information qu’il porte), le résultat n’est pas le même. Essayons donc de donner quelques critères de choix (comme toujours c’est bien personnel).

1. Je souhaite dématérialiser mes documents, et donc passer d’un état « physique » à un état « électronique ». Je garde ou pas les archives papier, c’est un autre débat. Je veux constituer un référentiel documentaire avec un catalogue central, je veux pouvoir classer, rechercher, afficher ces documents. je souhaite également disposer de fonctions avancées de LAD/RAD, de reconnaissance de caractères, d’OCR, d’ICR, de reconnaissance de formulaires, etc. Je ne souhaite pas nécessairement (voire pas du tout) utiliser les fonctions de circulation de ces documents, je ne souhaite pas gérer leur cycle de vie. Je sais par avance que je m’intègrerai aux applis existantes de circulation/workflow.

–> Je vais plutôt choisir une solution de dématérialisation qui saura la plupart du temps stocker les documents et en faire ce que je mentionne ci-dessus. Je ne recherche donc pas un système d’ECM.

2. Je souhaite dématérialiser mes documents pour les stocker, les retrouver, les afficher dans un but métier bien précis (par exemple en les appellant depuis une application métier à l’aide d’un Web Service). Ces documents ont un cycle de vie, ils doivent être validés, versionnés (le cas échéant), détruits après une certaine échéance (cf. les obligations légales). Je me dois de notifier certains utilisateurs de leur présence en ligne. Ces documents interviennent dans un processus commercial, interne comme externe, etc. Bien sûr je dois pouvoir être capable de leur appliquer lors de la phase de dématérialisation toutes sortes d’opérations de reconnaissance, de LAD/RAD, d’indexation et de vidéocodage.

–> Je vais plutôt choisir une solution de GED/ECM offrant des modules périphériques d’acquisition de documents évolués. je disposerai ainsi d’une solution fonctionnellement complète de bout en bout, intégrée. Je m’adresserai aux éditeurs de progiciels ECM et non aux éditeurs de solutions de dématérialisation ‘only’.

Bien évidemment rien n’est aussi simple en réalité mais il y a pourtant une claire différenciation aujourd’hui en matière d’offres sur le marché. Ne pas adresser le bon besoin, ne pas exposer clairement ses objectifs, ne pas fixer précisément le périmètre fonctionnel attendu peut amener à faire un choix erroné et à limiter les évolutions futures de l’application, évolutions qui ne manqueront pas d’arriver une fois la première phase mise en oeuvre.

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