De la GED à l’ECM – vers une réflexion globale

20 juin 2008

dans ECM

Une autre note pour comparer GED et ECM ? Pas vraiment, mais je réagis à certaines discussions récentes lors desquelles j’ai encore pu constater que ces deux notions ne sont pas toujours bien explicites pour tout le monde, et il m’a semblé bon de refaire un tour d’horizon de ce qui différencie, selon moi, la Gestion des Documents Electroniques de l’Enterprise Content Management. J’ai donc tenté de dresser un tableau le plus global possible, avec toutes les imperfections inhérentes à ce type d’exercice, mais je compte sur vous pour venir le corriger et le compléter. Cette note a été rédigée dans le train lors de mon dernier retour de rendez-vous en province, elle est donc le fruit de réflexions « à chaud » et par définition ni exhaustive ni objective 🙂

Un autre monde
ou « à autre période, autres besoins » …

L’Entreprise évolue aujourd’hui dans un monde en pleine ébullition. Le besoin de réactivité face à un marché en constante évolution est omniprésent, il est fondamental de savoir (pouvoir) bâtir sur un existant et de l’enrichir au fur et à mesure des besoins. Le besoin de minimiser les risques et les délais est partout, en pleine accélération, il faut savoir démontrer rapidement ses capacités à répondre à la demande, des clients, des partenaires, du marché.

Un modèle organisationnel en constante mutation
La concurrence est agressive :

  • si je ne le fait pas, les autres le feront
  • si je ne suis pas ce que font les autres, mes clients le feront
  • si je n’innove pas, les autres le feront avant moi
  • si je ne noue pas des partenariats, je n’évoluerai pas
  • si je ne sais pas gérer le changement en interne, je ne survivrai pas

Le cap de l’agilité opérationnelle est passé, le terme est rentré dans le vocabulaire industriel courant et je ne cotoie plus un seul Directeur de l’Organisation ou autre DSI qui ne se pose la question de savoir comment il va pouvoir adapter ses infrastructures à la demande des Directions métiers. C’est un enjeu crucial pour l’Entreprise, publique comme privée, et pour ses dirigeants.

La diversité des besoins est telle que ce que l’on va mettre en oeuvre dans 12 mois n’est pas toujours connu aujourd’hui, et les cycles projets raccourcissent de plus en plus, nous sommes dans l’ère du « je veux ce dont j’ai besoin aujourd’hui, tout de suite ». L’information est partout et il faut la gérer de façon globale, toute information a une valeur métier, aucune information ne peut être négligée.

Vers un développement global
L’Entreprise se développe au-delà de ses frontières traditionnelles, de son secteur d’activité initial. Les acteurs diffèrent, sont plus nombreux, ont des besoins différents. Les mécanismes de fusions/acquisitions ainsi que les regroupements sont légions. Les organisations doivent savoir s’adapter, les systèmes doivent savoir (et pouvoir) suivre ces différentes organisations, et plus que les organisations en elles-mêmes leur rythme d’existence et de mise en opération.

La GED a ses limites
L’étendue des fonctionnalités et capacités offertes par les systèmes de GED traditionnels trouve aujourd’hui ses limites face aux besoins évoqués précédemment. En effet, en effectuant quelques raccourcis (mais je ne prends pas trop de risque en avançant ces arguments) :

  • un système de GED adresse des besoins départementaux
  • un système de GED adresse les besoins d’une application au périmètre limité
  • un système de GED adresse une population d’utilisateurs limitée, pour un périmètre fonctionnel limité
  • un système de GED est vu comme une application, cohabitant avec d’autres applications

Un système de GED ne correspond plus aux enjeux et objectifs de l’Entreprise actuelle.
Le besoin d’échange avec « le monde extérieur » s’intensifie. En effet, là-aussi :

  • une GED adresse des besoins internes
  • une GED dialogue peu avec le S.I.
  • une GED ne gère que des documents

La diversité des sources et canaux d’information actuels, leur localisation répartie de façon transverse dans l’organisation, la fragmentation des contenus font que le système de GED trouve ses limites et ne sait plus nécessairement répondre aux besoins globaux. Son positionnement est réducteur.

Les services nécessaires à la mise en oeuvre d’une infrastructure moderne, distribuée, répartie, globale ne peuvent être offerts par les systèmes de GED qui n’ont pas été à l’origine conçus pour répondre à ces problématiques :

  • une GED expose un périmètre fonctionnel limité
  • une GED n’expose pas de services métiers
  • une GED ne participe pas aux processus globaux – métiers

Le respect des standards est une composante forte en matière d’architecture, il est impératif aujourd’hui de bâtir sur les standards tant industriels que technologiques qui offriront l’ouverture vers le monde extérieur et la compatibilité nécessaire au dialogue inter-organisations. Or :

  • une GED ne s’appuie pas nécessairement sur des standards technologiques
  • une GED ne s’intègre pas toujours facilement dans un schéma d’urbanisation global
  • une GED ne peut pas toujours tirer parti des standards présents dans le SI

La couverture fonctionnelle d’un système de GED est la plupart du temps limitée. Il reste peu évolutif, demande une intégration inter- applicative forte, très spécifique, contraire aux attentes en matière de souplesse et d’ouverture.

L’ECM étend la notion de GED
L’ECM sert une stratégie globale en adressant les problématiques d’Entreprise. Les plateformes d’ECM se positionnent en fournisseurs de services, au niveau infrastructure et non plus au niveau applicatif pur. Lorsqu’on parle ECM, on parle ‘urbanisation’ et non plus uniquement ‘application’.
L’ECM sait s’ouvrir au monde extérieur et intégrer les partenaires commerciaux (via le SI) quels que soient leurs standard propres. L’ECM sert des besoins localisés et localisables et permet une mise en oeuvre rapide de nouvelles applications à partir des services initialement mis en oeuvre.
L’ECM offre des mécanismes d’activation de l’Information et de fluidification des échanges nécessaires aux besoins métiers, couplés à un partage simple et efficace des ressources et contenus. L’ECM active les contenus.

L’ECM s’appuie sur des standards, elle est respectueuse de l’existant comme des systèmes à venir de par sa capacité à supporter les outils et méthodes génériques. Ces standards sont technologiques comme organisationnels et reconnus de tous. L’ECM s’intègre avec l’architecture existante et vient la compléter de façon harmonieuse. L’ECM n’implique pas de coûts induits spécifiques, si ce n’est ceux correspondant à la mise en oeuvre de ces standards, pour la plupart déjà présents au sein des organisations.

Un spectre fonctionnel élargi
A la différence des systèmes de GED, l’ECM propose des services métiers :

  • mutualisables
  • extensibles
  • évolutifs
  • pérennes
  • intégrés
  • performants

Le spectre fonctionnel est bien plus vaste, autorisant les applications bâties sur ces services à participer aux processus métiers sous-tendus la plupart du temps (via le BPM par exemple).

Mais encore …
Ce ne sont que quelques exemples et l’on pourrait enrichir cette note avec bien d’autres points. Pour comprendre plus en détail les tenants et aboutissants qui peuvent vous faire passer d’une réflexion « pure GED » à une réflexion globale, je vous renvoie vers l’étude « Global CEO Study » réalisée par IBM qui a le mérite de positionner clairement le débat, et j’en ai extrait la citation suivante qui me semble bien résumer la situation :

« Les changements s’accélèrent. Les consommateurs en exigent toujours plus et souhaitent disposer de produits sans cesse plus innovants. Il va nous falloir démultiplier notre capacité d’exploitation si nous souhaitons pouvoir répondre à cette demande. »
Dennis Jönsson, PDG de Tetra Pak

Je reste bien évidemment preneur de vos observations et remarques …

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