De la Collaboration aux Contenus d’Entreprise, pourquoi ?

Comme je l’annonçais dans une précédente note, je suis en train de préparer mon intervention pour les prochains TechLotus, et donc en pleine (!) réflexion sur le sujet constituant le titre de cette note. En effet, comment parler de l’intégration entre les outils collaboratifs et les outils de gestion de contenus d’Entreprise sans se poser la question de l’intérêt de faire cette intégration ?

Je vais donc lister ci-dessous quelques réflexions sur le sujet et si jamais vous avez des éléments à apporter, n’hésitez pas à commenter, d’une part parce que c’est toujours intéressant de recueillir d’autres avis que le sien et d’autre part parce que cela me permettra d’alimenter ma présentation afin qu’elle soit un peu plus pertinente (mais je citerai mes sources bien sûr).

Tout d’abord, force est de constater que nos modes de collaboration et d’exécution des tâches changent, et donc les outils pour le faire aussi. Nous ne travaillons plus désormais comme c’était le cas il y a encore 2 ou 3 ans, le Web (Web 2, Réseaux sociaux) est passé par là et a modifié les comportements et les modes d’accès à l’information.

Tout le monde devient aujourd’hui « auteur de contenu », quel que soit la position, le job, la responsabilité ou l’ancienneté.

La démographie d’Entreprise évolue, les fusions/acquisitions, les regroupements de sites, les délocalisations, etc. ont apporté des modifications substantielles de l’organisation et des modes de réalisation des tâches de chacun. L’Entreprise ‘version 2008′  :

• dispose de nombreux sites distincts
• possède de nombreux silos d’information disparates
• utilise de plus en plus les Réseaux Sociaux, le Web 2.0, les outils collaboratifs
• fonctionne en mode désynchronisé, décalé, déconnecté tout en multipliant les applications accessibles en ligne

Les besoins évoluent. Les fonctionnalités requises vont au-delà du simple partage de contenus et de la collaboration en équipes locales ou équipes projets traditionnelles. Les risques métiers engendrés par la valeur des contenus augmentent et imposent :

• traçabilité / auditabilité
• archivage à valeur probante
• Records Management
• etc.

Les données non structurées deviennent la principale source d’information des grandes entreprises.
Ces contenus se diversifient et de nouvelles pratiques apparaissent liées à de nouveaux modes d’accès.

Les Contenus doivent être gérés tout au long de la chaîne de production, depuis le poste de travail judsqu’aux applications d’Entreprise.

Il devient donc nécessaire d’aller vers une approche intégrée pour contrôler et gérer tous les contenus :

• créés par des utilisateurs et des groupes de travail
• à travers l’organisation dans son ensemble
• pour faire le lien entre les outils de Gestion de Documents départementaux …
• … et la Gestion de Contenus d’Entreprise

L’avantage résultant donc de l’intégration entre outils collaboratifs et outils ECM est d’apporter toutes les fonctionnalités des outils collaboratifs aux plateformes d’ECM (et inversement …) dont il est communément admis que les interfaces natives sont peu enclines à répondre à des besoins aussi diversifiés.

Cette intégration est donc à-même d’aider les organisations à :

• mieux contrôler leurs contenus
• en adressant les besoins légaux
• tout en permettant l’intégration aux applications et processus d’Entreprise

Il va de soi que selon les outils et plateformes concernés, l’intégration sera plus ou poins importante selon que ces mêmes outils sont plus ou moins riches à la base, mais à ma connaissance peu d’offres sur le marché actuel sont capables de couvrir la totalité des besoins évoqués. Il me paraît donc important d’inclure cette réflexion dans toute démarche de choix d’un outil transverse à l’organisation, ce qui peut paraître comme une complexification de la démarche mais ne peut qu’être favorable à une mise en oeuvre et une adoption plus forte ultérieurement de la part des utilisateurs. Pour le bien de l’organisation concernée.

Comme dit en introduction, utilisez la possibilité de commenter cette note pour la compléter, vos apports viendront alimenter la discussion et je vous en remercie par avance.

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