ECM + XML + DITA avec Filenet P8 et Quark XPress

11 mai 2009

dans ECM

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ECM + XML + DITA avec Filenet P8 et Quark XPress
ou quelques notions sur la publication XML multi-canaux et l’intégration entre les produits ECM FileNet P8 et Quark XPress XML Author.

J’ai eu l’occasion récemment d’assister à une présentation de la solution de publication XML proposée par Quark et intégrée au gestionnaire de contenus ECM FileNet P8. J’en ai profité pour mettre mes notes noir sur blanc et je vous les propose ci-dessous. Je ne reviendrai pas sur l’histoire et l’utilité du format XML mais parmi les points qui sont régulièrement soulevés par les personnes concernées par la publication XML multi-canaux, on retrouve pratiquement toujours ceux-ci :

  • les éditeurs XML sont complexes à utiliser et demandent un effort de formation/mise en main des utilisateurs finaux,
  • il est nécessaire de connaître XML et DTD pour éditer/publier un texte en ligne, et donc de faire appel à des ressources techniques pour cela – experts XML,
  • il y a un besoin croissant de publier à partir de ce format pour adresser des canaux multiples (web, PDA, iPhone, SMS, DVD-Rom, etc.),
  • ce besoin est complété par le besoin de gérer ces contenus à l’aide d’un système ECM au niveau de l’Entreprise.

Peu d’éditeurs proposent aujourd’hui un ensemble assez complet d’outils pour répondre à ces problématiques mais plus rares sont ceux qui disposent d’une suite d’outils intégrés couvrant l’intégralité de la chaîne, de la production de l’information jusqu’à l’archivage. IBM et Quark proposent donc ce type d’intégration avec les caractéristiques suivantes :

  • édition XML via Quark XML Author directement depuis MS Word
  • pas de connaissances XML requises puisque l’édition se fait directement dans Word
  • IBM FileNet P8 est préconfiguré pour le support de DITA, également supporté par Quark XML Author

A propos de DITA :

DITA est un standard proposé par l’OASIS pour le design, l’édition, la publication, la réutilisation des contenus XML. IBM a développé le standard DITA avant de le donner à l’OASIS.

  • création d’information modulaire et réutilisable
  • combinaison automatique selon les audiences
  • publication automatique vers les différents médias (impression, web, aide en ligne, etc.)

DITA offre :

  • une meilleure qualité de l’information et le respect de la conformité
  • des processus de publication plus efficaces
  • des publications consistantes

Un peu de vocabulaire DITA

Topic

  • morceau unitaire d’information
  • écrit sur un sujet spécifique
  • écrit pour être utilisé partout où cela est pertinent

Map

  • similaire à la table des matières
  • dispose de fonctions pour combiner les éléments d’information

Quelques exemples d’utilisation de DITA dans l’industrie :

  • manuels et documentations techniques
  • notices utilisateurs
  • aides en ligne
  • documents de spécifications
  • documents légaux
  • RFP
  • Communiqués de presse
  • rapports et propositions
  • documentations logiciels
  • guides internes et clients
  • etc.

La solution IBM – Quark XML Author

  • solution intégrée de publication d’Entreprise
  • utilise le standard le plus populaire (DITA) avec le traitement de texte le plus courant (MS Word) et le gestionnaire ECM FileNet P8
  • fonctionne en tant qu’add-in à MS Word
  • pas de besoin de formation, utilisation native de MS Word
  • garantie la validité du format XML généré
  • supporte les fonctions avancées de MS Word comme thésaurus, correcteur d’orthographe, révisions
  • développé en partenariat avec Microsoft
  • Interface de publication
  • Moteur de règles
  • Configuration

Si certains se posent la question de la différence entre le XML généré par cette solution et le XML généré nativement par MS Word, voici quelques éléments de réponse :

  • MS Word ne générère pas un XML sémantique
  • format pseudo-XML propre à Microsoft
  • support DITA avec cette solution mais pas avec l’offre native Microsoft
  • support de DocBook (cf. http://www.docbook.org/)

Exemples de mise en œuvre dans un grand compte Industrie

Avant

  • 2000 auteurs de contenu produisent leurs textes dans MS Word
  • ils les envoient à 200 auteurs ‘techniques’ connaissant XML qui font la conversion
  • qui renvoient aux auteurs initiaux les publications demandées …
  • qui renvoient pour demander des modifications sur ces publications …
  • 1.2 million d’objets XML gérés dans un référentiel spécifique

Après

  • Mise à disposition de XML Author for MS Word aux auteurs de contenu
  • les publications sont stockées dans un référentiel départemental centralisé
  • les quelques experts techniques nécessaires n’ont plus qu’à gérer la configuration du système

Pour en savoir plus …

Présentation de l’intégration sur le site de Quark

CMS Wire présente l’intégration entre Filenet et Quark

Tout sur DocBook dans Wikipedia

Livre blanc sur l’intégration de XML Author dans MS Word

Lire la suite :

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