ECM 2010, de très belles perspectives

Toujours en direct de Bruxelles pour aborder l’année 2010 avec IBM, j’avais envie de vous passer quelques notes sur mes meetings récents. Plein de bonnes choses en prévision pour cette année 2010, je vous renvoie en fin de note pour en savoir plus.

Parmi les nombreuses sessions d’aujourd’hui, j’ai particulièrement apprécié celle qui présentait les problématiques persistantes des entreprises qui utilisent déjà une solution d’ECM. Quelques citations notées de ci de là qui montrent que l’ECM ne règle pas (encore) tout, ce qui laisse de la place à de très sympathiques évolutions mais là, il va falloir attendre un peu pour en savoir plus (!).

Chaque utilisateur d’une solution d’ECM rencontre au quotidien l’une ou l’autre des difficultés ci-dessous sinon toutes :

• conserve encore trop d’informations et en stocke toujours plus car trier est coûteux en temps et en énergie,
• ne peut pas accéder directement à la bonne information quand il en a besoin parce qu’elle est introuvable ou masquée par une masse d’autres informations dans des silos distincts,
• ne peut pas se fier à l’information trouvée sur son client car le cycle de vie de cette information n’est pas suffisamment contrôlé,
• doit fournir un service client (interne comme externe) toujours meilleur, avec moins de moyens, car ceux qui savent faire ça tiennent le haut du pavé en matière de concurrence commerciale,
• veut optimiser son activité quotidienne en anticipant les besoins de ses clients, en réduisant la fraude, en disposant d’une vue (encore) plus complète de ses clients, en disposant très tôt d’un retour sur la qualité des produits commercialisés et la satisfaction client qui va avec.

Chaque utilisateur d’une solution ECM aspire à résoudre ces différentes problématiques car la solution existe, elle est contenue dans la masse d’information stockée mais pas nécessairement exploitable sous une forme facilement manipulable. On est donc en droit de penser que ces problématiques seront celles qu’il faudra adresser dorénavant et je vous engage d’ailleurs à laisser en commentaire vos propres observations en la matière.

Autre info qui concerne la multiplication des contenus au sein des référentiels ECM. J’ai noté le chiffre car cela m’a paru incroyable mais l’info est véridique, une entreprise américaine a pu constater qu’elle stockait les mêmes documents de multiples fois, le record pour un de ces documents (des termes de contrat) étant de 1200 copies avec 5 versions différentes, toutes diffusées sur les serveurs en interne ! De quoi se poser quelques bonnes questions sur ses propres référentiels non ? Retenons le chiffre que je citais déjà lors de la dernière conférence chez IDC, il est admis que 70 à 80% des contenus stockés aujourd’hui dans les référentiels ECM sont des contenus inutiles car dupliqués ou obsolètes, et donc à supprimer. Je vous laisse faire le calcul en matière de coût de gestion et de stockage.

Autre chiffre relevé, 69% des entreprises interrogées par le Gartner lors d’un récent sondage ont avoué avoir 6 ou plus référentiels de stockage de leurs contenus. Le problème n’étant pas tant de gérer les 6 référentiels mais bien de consolider l’accès aux documents et informations ainsi gérés.

Pour en savoir plus, je vous invite à venir découvrir les différents sujets qui vont être abordés lors de la conférence majeure de l’année en matière de Gestion de l’Information chez IBM, l’IOD 2010 qui se tiendra à Rome au mois de Mai. Les speakers ont déposés leurs dossiers, le choix sera bientôt fait par le comité de sélection et en attendant vous pouvez venir échanger et poser vos questions sur LinkedIn dans le groupe IOD 2010 ou sur la page Facebook dédiée. Pour ceux qui fréquentent Twitter, suivez le hashtag #IOD2010.

Lire la suite :

• 7 conseils pour optimiser son espace de stockage
• Gestion des emails ou archivage des emails ?
• Pourquoi implémenter une solution d’ECM/BPM ?
• UserNet 2007 – Rome
• Club Utilisateurs CMOD
• Le bloc-notes ECM-BPM : les liens de la semaine
• Le site IBM ECM référence BPM Bulletin
• Quelques chiffres clés sur l’ECM, l’Imaging, la gestion des emails – Rapport AIIM
• L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 1
• email Search : la recherche dans les eMails, prochain (vrai) challenge de l’ECM ?