Datacap 101 – dématérialisation et capture de documents pour l’ECM

30 août 2010

dans ECM

Datacap

Si vous avez suivi l’actualité IBM de cet été, vous aurez remarqué que Datacap, société qui propose des solutions de dématérialisation et acquisition des données et documents à destination des référentiels ECM, est entrée dans le giron d’IBM. L’annonce officielle est disponible ici : IBM rachète Datacap.

L’offre de cette société touchant de très près à l’offre existante de notre entité IBM ECM, j’aurai l’occasion de vous passer régulièrement des infos sur le sujet et en attendant de vous donner plus de détails, voici une introduction à Datacap et à ses produits.

Un peu de vocabulaire tout d’abord, vous retrouverez désormais les produits Datacap sous l’appellation IBM ECM Capture solutions. Datacap intègre en toute logique l’entité ECM tout comme FileNet il y a quelques années désormais.

Datacap existe depuis 22 ans, basée à Tarrytown, NY. La société s’est focalisée sur la fourniture de solutions de dématérialisation des documents, elle a travaillé à ce titre avec FileNet pendant 15 ans, avec IBM pendant 7 ans, inutile de dire que nous sommes en terrain connu. L’offre Datacap, de type client-serveur, sait gérer des volumétries très importantes de documents, une des raisons pour lesquelles elle a intéressé IBM en sus de ses capacités d’ouverture et de support des standards du marché. Sa plateforme ouverte peut être étendue et complétée et son moteur de reconnaissance est un des leaders du marché. Les interfaces proposées sont au choix un client lourd ou un client léger.

Datacap est intégrable facilement à l’offre FileNet Capture, une preuve supplémentaire de l’intérêt pour IBM d’ajouter cette solution à son portefeuille ECM et d’offrir ainsi à ses clients existants de nouvelles fonctionnalités sans remise en cause des investissements.

Parmi les fonctions principales de Datacap, on trouve le traitement et la reconnaissance des formulaires, l’ICR, la capture à distance via le web, le traitement des factures, etc. Datacap a reçu ces dernières années de nombreux prix et reconnaissances de la part du monde de l’industrie pour la qualité et la pertinence de son offre.

Pour Datacap, la justification de valeur est simple : les applications de capture de documents et données sont stratégiques pour toutes les entreprises et motivées par plusieurs facteurs critiques :

  • réduction des erreurs de saisie,
  • réduction des coûts de saisie,
  • réduction des coûts de transport de documents,
  • rapidité de traitement de l’information entrante.

Un processus de dématérialisation classique

Datacap propose un processus de capture/dématérialisation tout à fait classique : scan/numérisation des documents – reconnaissance et vérification – export (vers le référentiel ECM). Rien d’exotique mais une correspondance parfaite aux besoins de l’entreprise.

Datacap permet également de répondre à l’une des problématiques majeures de la dématérialisation de documents : comment prendre en compte avec la meilleure pertinence possible les différents types de documents, les demandes changeantes des utilisateurs, la non-pertinence de la reconnaissance de documents et données, les différents formats et les exceptions inévitables. Datacap propose un système de gestion de règles (rules) qui permet de mettre en oeuvre une logique d’acquisition pour gérer toutes les formes de documents et les exceptions. Ces jeux de règles peuvent être réutilisés (« code snippets »), étendus (.Net, VBScript, etc.). Ces règles sont gérées via un « Rulerunner service ». Si je veux valider une donnée, j’appelle une règle, rien de plus simple. Pour autant il ne s’agit pas d’un moteur de gestion des règles métiers (BRMS) comme le propose ILOG. Il est bien question ici de flux d’acquisition et non de traitement des processus.

Deux produits d’acquisition Datacap

L’offre Datacap est déclinée en deux produits distincts et une offre d’intégration :

  • Taskmaster
  • FastDoc Capture
  • non-Datacap (comme FileNet Capture)

L’intégration consiste à appeler depuis des environnements externes (comme FileNet Capture) les modules natifs Datacap (FastDoc ou Taskmaster) et le gestionnaire de règles.

Taskmaster

Taskmaster est l’offre d’Entreprise apte à gérer les plus grosses volumétries. Proposée en mode client -serveur comme en mode client léger web pour les opérations de scan, de vérification et d’administration. Taskmaster est décliné sous forme d’applications verticales :

  • Taskmaster APT for Invoice capture
  • Taskmaster for Medical Claims pour les besoins de la santé aux Etats-Unis
  • Taskmaster for EOB’s (Explanation Of Benefits)

Taskmaster propose un ensemble d’options :

  • Datacap Wordfire
  • Fax input
  • eDoc conversion suite
  • OCR/ICR
  • FlexID
  • Redaction
  • eMails
  • etc.

Datacap Taskmaster

Taskmaster est donc spécialisé dans l’extraction de données depuis les documents et types de données cités ci-dessus. Taskmaster propose une architecture distribuée, serveur, base de données, stations de numérisation, d’indexation, de vérification, d’administration, services Rulerunner, etc.

Taskmaster répond aux problématiques des différentes industries adressées par les offres ECM : gouvernement, transport/logistique, santé, banques/finances, assurances, AP (Accounts Payable).

Les capacités de scan en mode distant (« remote scanning ») sont particulièrement appréciées par les entreprises de transport/logistique car les utilisateurs en permanence sur le terrain peuvent scanner sur place les documents indispensables sans pour autant les immobiliser et les envoyer ainsi une fois dématérialisés directement aux applications concernées.

Dans le monde de la santé, les fonctions d’OCR permettent de traiter les formulaires médicaux et d’intégrer les données directement dans les applications.

FastDoc Capture

FastDoc Capture est un offre d’entrée de gamme répondant à des besoins plus modestes mais néanmoins complète : FastDoc Capture propose numérisation, OCR, OMR (Optical Mark Recognition), reconnaissance de codes à barres, « key from image » ou vidéocodage par un opérateur depuis l’image du document dématérialisé.

FastDoc Capture s’intègre également à IBM Content Manager 8 – CM8 –  à l’aide de modules « actions » standards, à FileNet P8 Content Engine, cette intégration étant déjà déployé en production chez de nombreux clients communs.

Datacap FastDoc Capture

Pour en savoir plus, je vous invite à découvrir les nombreux white-paper proposés par Datacap comme à parcourir le blog dédié à l’univers Datacap.

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