Qu’est-ce que ? : l’Enterprise Report Management – COLD

14 mai 2008

dans Concepts

Aujourd’hui dans la rubrique « Concepts » une nouvelle note sur l’Enterprise Report Management ou gestion des états éditiques ou encore COLD comme on le voit couramment nommé. Il s’agit la plupart du temps de documents sortants, associés ainsi à l’ensemble du fond documentaire de l’entreprise pour venir l’enrichir.

On entend par Enterprise Report Management la capacité d’un système de gestion de contenu à prendre en compte des flux documentaires issus le plus souvent des chaînes éditiques. Citons à titre d’exemple les listings comptables (journaux, grands livres), les documents RH (fiches de salaire), les factures (factures clients, factures fournisseurs), les relevés de compte (banque, assurance), etc.

Le propre de ce type de flux est d’être représenté par un unique fichier comportant plusieurs (un grand nombre généralement) documents. Un spool (le nom du fichier d’impression) de factures contiendra ainsi plusieurs milliers de factures les unes à la suite des autres. Le spool contient à la fois les données (données composant la facture pour reprendre l’exemple précédent) et les informations propres à la mise en page (fond de page, polices, logos, etc.). Ces éléments de présentation sont externalisés sous la forme de fichiers de ressources, ceci pouvant varier en fonction de la nature des fichiers (pour le format AFP d’origine IBM par exemple les ressources sont externalisées). Le spool peut contenir également des données dans des zones dites non-imprimables (ou NOP), données pouvant servir à l’indexation.

L’outil d’acquisition de ces flux devra donc être capable d’assurer à minima les opérations suivantes :

  • prise en compte du format d’impression
  • association des ressources de présentation/mise en page avec les données
  • découpage logique du spool en pages/documents (lecture des balises type Doc Break/Page Break)
  • extraction des données d’indexation dans les NOP ou dans les données exposées
  • compression des données en vue de rationaliser l’occupation de l’espace disque
  • application d’un type de document dans le référentiel de contenus
  • application d’un profil de sécurité sur les documents ainsi gérés

La particularité de ce type de flux est de comporter généralement un grand nombre de documents avec des volumes de données importants. Le fait de séparer les ressources de présentation des données dans le spool d’impression est une problématique à prendre en compte, l’idéal étant de disposer d’un outil capable de gérer ces ressources de façon externe afin de ne pas multiplier inutilement les volumes stockés dans le référentiel (100.000 factures associées au même fond de page = 100.000 fois le même fond de page stockée, d’où une utilisation inutilement excessive de l’espace de stockage).

L’outil devra donc être capable de stocker les flux sous forme de spool, et de stocker indépendamment les ressources initialement associées. Une autre façon de procéder étant de transformer les documents originaux en un format pivot comme PDF pour les rendre autoportants en matière de présentation et ressources. Ceci permettra également de les diffuser facilement le cas échéant (il est plus simple de faire circuler un PDF qu’un report associé obligatoirement à une application de visualisation de report généralement propriétaire).

A noter que l’Enterprise Report Management permet de prendre en compte des flux documentaires porteurs d’informations métier importantes et d’alimenter ainsi les dossiers clients, fournisseurs, partenaires afin de proposer une vue à 360° de ces mêmes dossiers.

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