L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 1

13 janvier 2010

dans ECM

IDC-Info-Mgt

Si vous suivez l’actualité du blog, vous avez noté que j’étais invité par IDC (et mon employeur) à participer le 9 décembre à la Conférence Information Management.

Je reprends ici le contenu de ma présentation, agrémenté de quelques notes personnelles, pour ceux qui n’ont pu assister à la présentation. C’est aussi une façon de faire le point en ce début d’année sur l’évolution des besoins et technologies en matière de Content Management, et de présenter ma vision sur les évolutions possibles pour l’avenir.

J’ai scindé cet article en deux parties, hier et aujourd’hui pour la première partie, aujourd’hui et demain pour la deuxième. Vous trouverez en fin de note un lien vers la deuxième partie publiée très prochainement.

systemes-GED-distincts

A l’origine de l’ECM il y avait la gestion de documents. La gestion de documents répondait à plusieurs besoins. Parmi ces besoins et les systèmes permettant de les couvrir on identifiait la GED – Gestion Electronique des Documents – pour la gestion des documents bureautiques, l’imaging pour la gestion des documents dématérialisés, le WCM – Web Content Management – pour la gestion des contenus web et le Groupware pour tous les aspects collaboratifs.

Cette approche systémique a vite trouvé ses limites : silos de données et documents distincts et étanches, manque d’intégration et de communication avec le système d’information, cloisonnements applicatifs, manque de souplesse et d’agilité, couverture fonctionnelle restreinte.

L’ECM – Enterprise Content Management – a pris petit à petit le pas, poussé par tous les utilisateurs souhaitant voir l’organisation de leurs données gérée non plus par silos mais selon le ‘où’ et le ‘comment’ ils utilisaient ces données. Je le cite d’ailleurs dans la présentation »où et comment les gens travaillent dictent la façon de gérer les contenus. »

ecm-gestion-contenus

Les utilisateurs et responsables interrogés avouaient (hier comme aujourd’hui encore) que « chez nous tout le monde est auteur de contenus … » ou « nos besoins vont au-delà du partage et de la collaboration …« , les responsables d’entreprise reconnaissant eux très souvent que « le risque encouru dans notre secteur est en permanence élevé …« .

L’ECM (et le BPM pour partie aussi selon les entreprises) est venu combler les manque de la GED et des autres systèmes distincts pour répondre à ces attentes. Garder le contrôle permanent de l’information ne peut se faire qu’avec un système global, unifié, intégré et non avec des systèmes disparates.

On retrouve donc avec l’ECM les trois fondamentaux :

Savoir

  • donner le moyen aux utilisateurs de retrouver et d’analyser l’information
  • leur donner la capacité à évaluer et à décider dans un contexte métier particulier
  • collecter de la façon la plus automatique possible toute l’information critique en rejetant toute information qui ne l’est pas

Gestion

  • organiser et gérer l’information au sein d’un référentiel le plus unifié possible
  • traiter toutes les informations qui doivent l’être et seulement celles-là en collaboration avec les personnes concernées
  • archiver ce qui doit l’être et écarter le reste
  • garantir (et prouver) la mise en conformité de ces informations selon les normes et règlementations en vigueur dans le secteur d’activité concerné

Optimisation

  • pouvoir optimiser en continu la pertinence du fond documentaire et les processus de consommation associés
  • analyser au mieux la valeur des contenus ainsi gérés et prévoir les évolutions, les tendances, anticiper
  • gérer la performance de l’organisation consommatrice de cette information et en mesurer les écarts, mettre en évidence les dysfonctionnements

garder-le-controle-de-information

D’hier à aujourd’hui, l’ECM a su gagner ses lettres de noblesse en entreprise et la plupart d’entre elles aujourd’hui positionnent la gestion des contenus comme une de leurs problématiques majeures. Pour autant, qu’attendre de l’avenir ? Quels sont les besoins émergents ?

A suivre « L’infrastructure nécessaire pour faire face à l’essor du numérique – 2 » …

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