Qu’est-ce que ? : le Records Management

6 août 2008

dans Concepts

Je complète (enfin) avec cette note la série intitulée « Concepts » dans laquelle j’ai publié quelques définitions (qui me sont bien personnelles) des termes principaux rencontrés dans le monde de l’ECM et du BPM.

Bien que n’étant pas un expert du Records Management (et si vous l’êtes je vous invite cordialement à venir compléter cette note), voici ce que je peux en dire.

Le Records Management permet d’organiser tous les documents et données que l’Entreprise manipule au quotidien dans le cadre de ses activités métier. Le Records Management s’adresse à l’ensemble des données et archives, qu’elles soient numériques ou physiques.

Une solution de Records Management permet de résoudre les problèmes de conformité aux réglementations légales en vigueur dans les pays dans lesquels toute entreprise exerce, en :

  • Réduisant les risques de litige
  • Renforçant les procédures liées à la conformité de l’entreprise
  • Organisant, stockant, sécurisant les enregistrements vitaux de l’entreprise
  • Donnant les moyens d’accéder rapidement et sans ambiguïté aux Records (i.e. Enregistrements) en cas de litige ou d’audit
  • Maintenant les records qui doivent l’être et pendant la durée exigée
  • Gérant, pilotant les phases relatives au cycle de vie des records (y compris la phase de destruction)

L’archiviste ou gestionnaire des archives est la personne responsable de la création, de l’administration des plans de classement. L’archiviste a pour mission de créer le plan de classement, les règles de classement, le niveau d’audit adéquat, etc.

L’archiviste – Records Manager au sens ‘utilisateur’ dispose de fonctionnalités lui permettant de définir le comportement de l’application de Records Management en conformité avec la réglementation en vigueur et notamment d edéfinir et gérer les plans de classement, les diverses règles de nommage de ces plans de classement, de création des enregistrements, les schémas de conservation, les politiques de conservation, d’export, de destruction, la sécurité, etc. Il dispose généralement d’un ensemble de rapports prédéfinis, de fonctions d’audit lui permettant de mieux mesure l’activité liée aux opérations des archives.

Le Records Management est donc intimement lié à la Gestion des Documents et Contenus de l’Entreprise, ainsi qu’à ses processus opérationnels. Il est en effet vital d’archiver tous les documents portant une valeur cruciale pour l’Entreprise, de les supprimer en temps et en heure selon leur nature, voire à l’inverse de gérer des exceptions (par exemple non-suppression) si le besoin s’en fait sentir (par exemple procédure pénale en cours imposant la conservation des documents concernés).

Lire la suite :

  • Merci pour la précision!
    Je vais creuser un peu de mon côté.

    Cordialement,
    JM.Pascal

  • Merci à Hélène pour les liens qui viennent donc enrichir cette note.
    Pour tenter de répondre aux questions de JM, je dirais que ce qui détermine le fait qu’un document doit être archivé c’est le métier, et la valeur portée par le document. Ce n’est pas une prérogative technique, comme ce serait le cas si l’on parlait d’archivage physique (consistant par exemple à soulager les espaces de stockage en ligne pour migrer les contenus sur des espaces off-line moins couteux à gérer). De plus certaines normes et contraintes légales imposent de garder certains documents pendant un certain temps (cas des factures en France par exemple).
    Le Records Management n’est pas une politique de sauvegarde au sens strict du terme, il ne faut pas le voir uniquement comme un moyen d’archiver des contenus mais plus comme un moyen d’organiser ses archives afin de respecter les contraintes en vigueur dans l’entreprise concernée. Découlant de cette logique, il y a bien sûr une composante ‘archivage’ dans tout projet de RM mais qui vient supporter les besoins métiers évoqués précédemment.
    Parmi les outils du marché, je citerais bien évidemment l’offre IBM FileNet P8 Records Manager intégrée nativement à la plateforme FileNet P8, mais les principaux éditeurs d’ECM disposent désormais d’offres de RM en parallèle de leur offre ECM (EMC, OpenText pour les principaux).

  • Bonjour,

    Pour compléter le sujet voici quelques ressources utiles :

    – la norme internationale ISO 15489 « Records Management », texte essentiel

    – le Moreq (Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records), texte de référence

    – la synthèse de l’ADBS : http://www.adbs.fr/records-management-29391.htm?RH=OUTILS_DOSTHEM&RF=1202925005805

    – la synthèse d’Archimag : http://archimag.com/fr/accueil-archimag/menus/menu-du-haut/archives-records-br-management.html

    Cordialement,
    Helene

  • Bonjour,

    En tant que novice 2nd classe, j’ai quelques questions à propos du records management :

    + Quand considère t’on qu’un document doit être archivé ? Dans le cas ou un document qui n’évolue plus sera forcément considéré comme archivable alors ?
    + Le record management n’est pas une politique de sauvegarde?
    + Est il possible d’avoir des exemples d’outils du marché ?

    Merci d’avance

    Cordialement
    JM.Pascal

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