Quel usage pour les outils collaboratifs en ligne ?

4 décembre 2006

dans Collaboration

2.0 ou pas, il est de toute évidence impossible de passer à côté des différentes offres qui se développent actuellement en matière de collaboration sur le web : suites bureautiques en ligne, outils de partage de l’information, outils de collaboration, gestion de projets, wikis de documentation, l’invasion est telle que même la sortie récente du tant attendu Windows Vista a failli râter son effet. Les suites bureautiques en ligne sont partout, elles démoderaient même MS Office 2007 et Vista avant même leur déploiement selon certains tant leur succés se fait sentir.

Plutôt que de faire une liste exhaustive de ces outils, j’ai préféré tester par moi-même et voici en quelques lignes mes premières impressions.

J’ai donc utilisé la suite Google Docs qui offre traitement de texte et tableur en mode partagé au sein d’une équipe rédactionnelle afin d’écrire quelques articles et de les soumettre tant à la relecture qu’à l’approbation de mes co-rédacteurs. L’utilisation est d’une déconcertante facilité : création d’un compte en quelques minutes, accès au site et je peux commencer à rédiger immédiatement. Les fonctionnalités de formatage du texte dans l’application de traitement … de texte sont traditionnelles, pas de fioritures mais les capacités d’édition suffisent pour proposer un document ‘propre’. J’ai même pu insérer une image à titre illustratif en la téléchargeant depuis mon poste de travail, rien à dire.

Le document est sauvegardé automatiquement à intervalles de temps réguliers, il est même possible de visualiser les différentes révisions en un clic de souris avec surlignage des modifications d’une version à l’autre. Là-aussi RAS, c’est simple mais efficace.

Côté collaboration, deux options sont proposées, la première consiste à désigner des lecteurs qui pourront donc accéder au document en lecture seule, la seconde consiste à désigner des? co-rédacteurs qui pourront eux modifier le document. Rien d’exceptionnel si ce n’est que la modification simultanée est prise en compte et pas mal gérée. A vérifier à l’usage mais les premiers tests montrent une très bonne gestion des accès partagés. Un bon point.

Rédiger en ligne c’est bien, exporter le document c’est mieux. Google Docs offre des fonctionnalités d’export vers les formats MS Word, RTF, PDF, plus que suffisant dans mon cas. L’import est possible également, depuis MS Word par exemple pour une utilisation hos-ligne. J’ai testé là-aussi. Export et import se sont bien passés, par contre le formatage fait dans Word en local n’a pas été exactement respecté lors de l’import, et certaines puces par exemple ont été remplacées. Rien de grave mais c’est à savoir.

Première conclusion positive donc en ce qui me concerne. J’utilisais précédemment un wiki pour rédiger en collaboration avec mes partenaires, j’avoue que la suite bureautique en ligne est beaucoup plus conviviale, la saisie plus intuitive (pas de syntaxe wiki à respecter) et les capacités d’import – export meilleures (que le wiki que j’utilisais, Dokuwiki).

Je n’ai pas pu tester le niveau de sécurité associé à ce type d’application, je n’oserais pas encore confier à un prestataire externe mes documents professionnels sensibles mais par contre j’imagine bien ce type d’application remplacer à moyen terme les suites bureautiques installées sur les postes utilisateurs qui n’en ont pas un usage régulier. Coût de licences et de maintenance aidant, je suis prêt à parier qu’il y a là un avenir en or, nous le saurons d’ici quelques mois j’imagine mais à n’en pas douter voir les tenors du secteur procéder à autant d’acquisitions me laisse penser que je ne me trompe pas trop.

Je suis par contre preneur de vos retours d’expériences dans des cas d’utilisation différents, avec des suites différentes, d’autres types d’outils, n’hésitez pas à commenter cette note.

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